Capture – Process - Route

Dokumenten-Management ist ein wichtiger Bestandteil heutiger Büroarbeit und wird nur akzeptiert, wenn auch Scan- und Archivierungsprozesse für die Anwender einfach zu bedienen sind.
Autostore setzt genau an dieser Stelle an! Autostore ist eine einfach zu bedienende, höchst leistungsfähige Erfassungs- und Routing-Lösung mit Anschluss an die meisten kommerziell erhältlichen Dokumenten Management Systeme.
Aufgrund seines Aufbaus können mit AutoStore vollkommen neue Bereiche in Unternehmen in das Dokumenten Management integriert werden, da AutoStore nicht mehr nur die bekannten Dokumentenscanner unterstützt, sondern auch Multifunktionale Kopierer und Drucker von diversen Herstellern. Hier geht es dann aber nicht um das bekannte speichern in einer Verzeichnis oder das Senden einer Email – AutoStore integriert die Geräte direkt in die DMS oder Workflow Umgebung.
Hervorzuheben ist hier zum Beispiel HP die mit ihrer Palette von Multifunktionalen Geräten schon früh neue Wege gegangen sind.

Die Workflows werden innerhalb des grafischen Prozess-Designers gestaltet und in den Windows-Dienst eingebettet. Die Erstellung der Prozesse erfolgt komplett grafisch, d.h. es ist keine komplizierte Programmierung notwendig. Die Prozesse von AutoStore gliedern sich in die folgenden 3 Schritte: Capture, Process und Route.

Die folgenden Möglichkeiten gibt es in HP AutoStore:

Capture:
- Canon MEAP MFP
- HP Digital Sender 9100c/9200c
- HP 4100/9000 MFPs, 4345, 9040, 9050, 9500, 4730 MFP
- HP 9055/9065 MFPs
- zukünftige HP Multifunktionsgeräte
- Kyocera Mita Multifunktionsgeräte
- Xerox WorkCentre® Pro and Document Centre™
- Ricoh Multifunktionsgeräte
- Sharp Multifunktionsgeräte
- Toshiba Multifunktionsgeräte
- POP3Mailboxen
- Dateisysteme,
- Indizierungsqueues
- SMTP Quellen
- TWAIN oder ISIS Scanner

Process:
- OCR mit ABBYY FineReader 7 oder Scansoft Omnipage 14
- Erkennung von diversen linearen und PDF417 Barcodes
- Formularerkennung auf Basis des Abbyy Enterprise Forms Servers
- XML Parsing
- Bildaufbereitung (Entfernen von Schmutz, Schieflagen, Leer-Seiten, Lochungen, Rändern, Linien,…) - Dynamisches Trennen von Dokumenten auf Basis von Leer-Seiten, Werten, Barcode
- Verschlüsslung
- PDF-Konvertierung von Office Dateien
- Integration von JAVA und VP Scripten
- Setzen von Wasserzeichen

Route:
- IBM Lotus Notes/Domino (über den Client, unabhängig von der Plattform),
- IBM Domino.Doc
- Microsoft Exchange 5.5, 2000, 2003
- Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 und 2003
- Documentum
- IXOS
- Easy
- Documentum Application Extender
- Hummingbird DM
- OpenText Live Link
- iManage
- TRIM
- Dateisysteme via UNC Pfad
- FTP- und SMTP Server
- Validierungsqueues
- SQL Datenbanken (z.B. ORACLE, Microsoft SQL, DB2,…) über die ODBC Schnittstelle
- IBM Content Server
- FileNet
- BizTalk Server

Sollen Dokumente schon am PC Indiziert werden, so kann das Webportal Refero dazu genutzt werden. Refero bietet dem Anwender die Möglichkeit Routing-Belege zu erstellen, die dann mit den Dokumenten gescannt werden. Diese enthalten einen Barcode mit dem AutoStore dann die Dokumente ablegen kann.

Welche Betriebssysteme werden unterstützt?
AutoStore läuft auf einem Windows 32bit System (ab Windows NT4). Die Zielsysteme (z.B. DMS) können aber auf jedwedem anderen Betriebssystem laufen, wie z.B. Linux oder Unix

Nach welchen Modellen berechnen sich die Lizenzkosten?
AutoStore Server Lizenz
Modulizenzen (z.B. für Barcode)
Client Lizenzen für Scanner bzw. MFPs

KEINE KOSTEN PRO SEITE

Lassen sich Teil- und Gesamtsicherungen des Systems erstellen?
AutoStore wird komplett über ein Script kontrolliert. Dieses kann einfachst z.B. auf eine Diskette gesichert werden. Sonst hält AutoStore nur temporär Daten während der Verarbeitung vor.

Bietet das System Recovery- und Restartroutinen bei Systemausfällen?
AutoStore läuft als Dienst und kann auch somit einfachst über die Windows Dienstemanager verwaltet werden.

Nach welchen Kriterien lassen sich Datensicherungen durchführen?
N/A

Welche Speichersysteme werden zur Datensicherung unterstützt?
N/A

Welche Ablagestruktur bietet das System?
Für die Verarbeitung verwendet AutoStore eine Folderstruktur.

Wird die unveränderbare Archivierung von Dokumenten unterstützt?
N/A

Welche Konverter für die unveränderbare Archivierung sind vorhanden?
N/A

Können Jukebox-Systeme direkt angesteuert werden?
N/A

In welcher Form werden Dokumente erfaßt?
- HP Digital Sendern
- HP 4100 / 9000 MFPs
- HP 9055 / 9065 MFPs
- Kyocera MFPs
- Ricoh MFPs
- XEROX Docucenter und Workcenter
- Sharp MFPs
- Print Queue
- Massendaten (z.B. Formularerkennngssystemen)
- XML Datenquellen
- Email Konten
- Verzeichnisse
- von TWAIN und ISIS Scannern

Wie lassen sich Zusatzinformationen zu Dokumenten erfassen?
- an HP Geräten anhand von dynamischen Menüs am Gerät
- an den Geräten der anderen Hersteller lassen sich je nach Integrationsstufe auch Indexwerte am Gerät definieren.
- von TWAIN/ISIS Scannern aus Werten die beim scannen in OneStep eingegeben werden.
- aus Printqueues kann nach Werten im PCL Strom gesucht werden
- bei Mailboxen können die Mail-spezifischen Felder ausgwertert werden.
- Massendaten können ahand einer ASCII Steuerdatei geroutet werden.

Welche Dokumententypen können importiert werden?
Alle Dateiformate

Welche Dokumentverknüpfungen ermöglich das System?
- IBM Lotus Notes/Domino (über den Client, unabhängig von der Plattform),
- IBM Domino.Doc
- Microsoft Exchange 5.5, 2000, 2003
- Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 und 2003
- Documentum
- IXOS
- Easy
- Documentum Application Extender
- Hummingbird DM
- OpenText Live Link
- iManage
- TRIM
- Dateisysteme via UNC Pfad
- FTP- und SMTP Server
- Validierungsqueues
- SQL Datenbanken (z.B. ORACLE, Microsoft SQL, DB2,…) über die ODBC Schnittstelle
- BizTalk Server

Welche Scannerschnittstellen werden unterstützt?
- HP Multifunktionsgeräte via direkter Integration
- Kyocera Multifunktionsgeräte via direkter Integration
- XEROX Multifunktionsgeräte via direkter Integration
- Ricoh via Globalscan plugin
- Sharp Multifunktionsgeräte via direkter Integration
- andere Multifunktionsgeräte via Folder, FTP oder SMTP Capture
- TWAIN/ISIS via OneStep oder Folder Capture

Lassen sich Dokumente teilen bzw. zusammensetzen?
- trennen durch Barcodes (linear und 2D)
- trennen auf Regeln (z.B. jede 2. Seite)
- leere Seiten

Besitzt das System eine integrierte Texterkennung / OCR?
- Abbyy Finereader 6
- Abbyy Formreader 6
- Omnipage 14

Können eingehende Faxe direkt in das System übernommen werden?
- via Mail
- via Folder Capture
- als XML Objekt

Können eingehende E-Mails in das System übernommen werden?
- aus POP3 Konten
- SMTP Capture

Welche Indexierungsmöglichkeiten bietet das System?
- an den Multifunktionsgeräten (Felder, Dropdownlisten)
- an innerhalb von Indixing queues
- ZoneOCR
- Lineare Barcodes
- PDF417 Barcodes

Können Regeln und Bedingungen innerhalb des Workflow definiert werden?
via JAVA oder VB Script

In welche Dokumentem Management Systeme ist die Lösung integrierbar?
- IBM Lotus Notes/Domino (über den Client, unabhängig von der Plattform),
- IBM Domino.Doc
- Microsoft Exchange 5.5, 2000, 2003
- Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 und 2003
- Documentum
- IXOS
- Easy
- Documentum Application Extender
- Hummingbird DM
- OpenText Live Link
- iManage
- TRIM
- Dateisysteme via UNC Pfad
- FTP- und SMTP Server
- Validierungsqueues
- SQL Datenbanken (z.B. ORACLE, Microsoft SQL, DB2,…) über die ODBC Schnittstelle
- BizTalk Server

In welche Workflow Systeme ist die Lösung integrierbar?
In alle, z.B. via XML

In welche Formate kann ein Export der Daten erfolgen?
PDF, RTF, XLS, TIFF, TXT, DBF, XML, HTML

Referenzen

Biolitec AG Jena - Automatische Dokumentenverarbeitung in Sharepoint Portal
Branche: Chemie / Pharma / Medizin
Anwendungstyp: DMS-Lösung
Zielgruppe: B2C
Produziert von 02/2002 bis 04/2002
www.biolitec.de/german/biolitec/start.asp

Zielgenaue archivierung von Dokumenten in Domino.Doc bei Schuhhaus Görtz
Branche: Groß- und Einzelhandel
Anwendungstyp: DMS-Lösung
Zielgruppe: B2C
Produziert von 02/2002 bis 03/2002
www.goertz-shop.de/corporate/index_corporate.htm