Als weltgrößter Hersteller von Aufzügen, Fahrtreppen und Fahrsteigen pflegt OTIS eine enorme Zahl an Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Um die Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern weiter zu optimieren, hat sich die OTIS GmbH & Co. OHG in Deutschland jetzt für die Einführung des Output-Management-Systems DoXite der Detec Software GmbH entschieden, einem Unternehmen der Beta Systems Group. OTIS löst damit das Vorgängerprodukt Lasersoft von Detec ab und kann so insbesondere die Erstellung und Wartung von Dokumentvorlagen stark vereinfachen.

Das Output-Management-System von Detec bereitet den Roh-Output aus dem ERP-System Baan auf und verteilt ihn an verschiedene Kanäle. Zielgruppengerecht lassen sich damit Dokumentvorlagen gestalten und personalisiert verteilen. Rund 50 Dokumentarten mit unterschiedlichen Layouts hat OTIS eingerichtet, welche die Beschäftigten der Zentrale in Berlin sowie die deutschen Tochter- und Schwestergesellschaften nutzen. Die Kundendokumente werden von Berlin aus remote in allen 55 deutschen Niederlassungen und den Tochtergesellschaften ausgedruckt. Carsten Heidebrecht, Director Information Systems und CIO bei der OTIS GmbH & Co. OHG in Deutschland: "Wir verwenden das System für jede Art von beleghafter Kundenkommunikation aus dem ERP heraus: Rechnungen, Zahlungsbelege, Mahnungen, Gutschriften und vieles mehr."

Den ERP-Output bereitet das System zunächst bezüglich Layout und Format für den jeweiligen Ausgabekanal auf. Dies kann ein herkömmlicher Druckvorgang sein, die Erzeugung eines PDFs oder eine E-Mail mit angehängtem PDF. Als synchroner Kanal wird für jedes der gewählten Ausgabeformate automatisch das Archiv angesteuert. So legt die Lösung von Detec jeglichen Output in genau der Form im elektronischen Archivsystem ab, in der dieser den Kunden erreicht.

Vereinfachung bei allen Vorgängen des Designs - dynamisch gestaltete Dokumente

DoXite, das Nachfolgeprodukt von Lasersoft, ist die neue, umfassende Output-Management-Lösung von Detec. Sie bedeutet für OTIS eine starke Vereinfachung bei allen Vorgängen des Designs und der Ausgabe von Dokumenten, sowohl aus Baan heraus wie perspektivisch auch aus weiteren Unternehmensanwendungen. DoXite produziert aus den Daten vieler Anwendungen dynamisch gestaltete Dokumente für Druck und elektronische Medien. Außerdem konvertiert es Daten, etwa wenn XML für eine Kommunikationsschnittstelle benötigt wird, und führt komplexe Abläufe von Prozessen im Druck- und Dokumentenmanagement kontrolliert aus.

Ganzheitlicher Ansatz aus E-Mail, Print und Archivierung

OTIS Deutschland generiert aus dem ERP heraus rund 500.000 Dokumente pro Jahr. Mit dem Output-Management-System werden diese kundenfreundlich und zielgruppengerecht für die unterschiedlichsten Geschäftspartner des Unternehmens aufbereitet. DoXite bietet OTIS den Vorteil einer integrierten Output-Lösung für E-Mail, Print und Archivierung. Alle drei Bereiche sind durch ein System abgedeckt und hängen eng miteinander zusammen. Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht OTIS ein maximales Ausschöpfen von Kostensenkungspotenzialen. Denn zum einen sind die Beschaffungs- und Betriebskosten für die eingesetzten Produkte dadurch sehr niedrig und auf der anderen Seite sinken dank des E-Mail-Versandes gleichzeitig die Portokosten deutlich.