Mit Papier beschäftigt sich die Firma MvG Zeitungsvertrieb GmbH aus dem rheinlandpfälzischen Föhren gerne - allerdings mit dem Papier ihrer Kunden. Das sind Verlage und Werbetreibende, die sich bei der Verteilung von Amtsmitteilungen, Zeitschriften und Prospekten auf den MvG Zeitungsvertrieb verlassen. Als einer der größten Zustelldienstleister koordiniert die MvG über 8.000 Mitarbeiter, damit über das Jahr verteilt fast 200 Millionen Wurfsendungen termingerecht und zuverlässig den Weg in die Briefkästen finden. Ein so großer Mitarbeiterstab bedingt allerdings auch eine umfangreiche Personaldatei.

"Wir gingen einfach unter in Papier. Nicht die Zeitschriften unserer Kunden waren das Problem, sondern hauptsächlich die Masse an Personalakten bei über 8.000 Zustellern", so Eilert Püschel, Geschäftsführer MvG Zeitungsvertrieb, "Vater Staat fordert eine Menge Papierkram: Zustellerverträge, Lohnabrechnungen, Steuerkarten, Checklisten, QM Bedingungen, Krankmeldungen. Dazu E-Mails, Briefe und Reklamationsmanagement. Da hatten sich über 10.000 Hängeregistermappen allein für Personalakten in den ersten drei Jahren gefüllt. Das konnte nicht so weiter gehen!"

Die Dokumentenmanager von ArcFlow bereiteten diesem Papierwust ein Ende. In enger Zusammenarbeit wurde ein Dokumentenmanagementsystem entwickelt, das den individuellen Anforderungen der MvG gerecht wurde. Ziel war es, die vielen Personalunterlagen schnell und unkompliziert den Personalakten zuzuordnen. Zusätzlich sollte das DMS eine Anbindung an die von der MvG verwendeten Programme wie z. B. das Abwicklungsprogramm [advantage], die Lohnabrechnungssoftware SBS Lohn und Outlook finden. 2010 stellte die MvG auf das neue System von ArcFlow um. Nach einer kurzen Schulung konnten die Mitarbeiter aus dem Vertriebs- und Personalbereich sicher damit agieren, da ArcFlow besonders Wert auf eine intuitive Anwendung der Prozesse legt.

Jetzt wandern unzählige Papiere, zum Teil automatisiert zum Teil via Scanner, ins DMS. Ist die Personalnummer bekannt, ordnet das DMS die Dokumente direkt der entsprechenden Personalakte zu. Aber auch ohne diese Nummer reichen ein paar wenige Suchbegriffe, so dass das System den Zielordner selber auffindet. Die Mitarbeiter/innen sind von der Einfachheit und Anwenderfreundlichkeit des DMS von ArcFlow überzeugt und nutzen nun von ihren Computerarbeitsplätzen den direkten Zugriff auf alle relevanten Unterlagen.

Das Dokumentenmanagementsystem von ArcFlow hat der MvG aber nicht nur Papier und Platz eingespart, es hat vor allem Zeit gebracht. Der Workflow wurde so optimiert, dass Püschel und seine Mitarbeiter sich nun noch mehr um die eigentlichen Aufgaben eines professionellen Zustelldienstleisters kümmern können: das Zufriedenstellen der Kunden durch die optimale Abwicklung der Aufträge. Denn eines ist Eilert Püschel sich sicher: "Unsere Arbeit wird nicht mit Akten schleppen, wälzen und wegtragen verplempert, sondern am Briefkasten geleistet!"

Quelle: MvG Zeitungsvertrieb GmbH (www.mvg-zeitungsvertrieb.de)