Ein ehrgeiziges Ziel haben sich die Verantwortlichen im Landratsamt Karlsruhe gesetzt: innerhalb von neun Monaten sollte eine elektronische Dokumentenverwaltung flächendeckend im Landratsamt eingeführt werden.

Mit Unterstützung einer zehnköpfigen Projektgruppe und durch das Engagement der Belegschaft ist es gelungen - seit Oktober 2010 arbeiten alle Ämter und Außenstellen mit ihren 1.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit dem neuen Dokumentenmanagement-System.

"Das war ein hartes Stück Arbeit, das nur durch die große Akzeptanz von Seiten der Mitarbeiter, die von Beginn an eingebunden waren, erfolgreich abgeschlossen werden konnte", resümiert Landrat Dr. Christoph Schnaudigel das Projekt. "Von dieser Erfahrung werden Landratsämter in ganz Deutschland profitieren", fügt Oliver Jungbauer, Geschäftsführer der Hans Held GmbH, hinzu, für deren Software-Lösung REGISAFE sich die Behörde entschieden hatte.

Das DMS wurde im Rahmen der IT-Agenda 2013 des Landratsamtes umgesetzt, um Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten und an die aktuellen Erfordernisse anzupassen. Denn der Schriftverkehr und der Informationsaustausch erfolgt zunehmend elektronisch. Für die Standard-Prozesse gibt es jetzt eine einheitliche elektronische Akte, in der alle Informationen zielgerichtet abgelegt sind und sich bei Bedarf schnell wieder finden lassen. Verordnungen und Rechtsprechungen, die früher kopiert und verteilt werden mussten, sind heute auf Knopfdruck ämterübergreifend verfügbar. Mit dieser zentralen elektronischen Ablage bietet sich so die Möglichkeit, durch Vermeidung und Abbau der Papieraktenberge Kosten zu reduzieren. Ein weiterer Vorteil des Systems ist eine einheitliche Adressverwaltung, bei der die Anwender stets auf einen aktuellen und zentralen Datenbestand zurückgreifen können.

Auch die Kunden profitieren von der elektronischen Dokumentenverarbeitung, da die Schriftstücke über eine individuelle Schriftstücknummer direkt dem verantwortlichen Sachbearbeiter zugeordnet werden. Bei persönlichen oder telefonischen Nachfragen kann der Kunde so punktgenau weitergeleitet werden.