Die Produkte von Franken Plastik sind sehr bekannt, denn fast jeder hat die blauen Wasser-, gelben Gas- und weiß-roten Hydranten-Beschilderungen für Versorgungsleitungen
schon einmal gesehen. Das 1957 gegründete Unternehmen hat damit einen wegweisenden Standard definiert, der heute weltweit verwendet wird. Für die Produktion und den Vertrieb dieser und anderer Produkte bildet Microsoft Dynamics NAV das Herzstück der Unternehmens-IT. Alle ein- und ausgehenden Dokumente werden bei Franken Plastik in der Archivierungs- und Dokumenten Management-Lösung EASY SOFTWARE revisionssicher archiviert. Zusätzlich werden alle relevanten E-Mails im Archiv gespeichert.

Die Hauptnutzen für die knapp 40 Mitarbeiter des mittelständischen Herstellers sind eine einfache Bedienung des Archivs mittels Microsoft Dynamics NAV und die Verwendung einer unternehmensweit einheitlichen Ablagestruktur für Dokumente und E-Mails. Jegliche Kommunikation mit Kunden und Lieferanten kann dadurch sehr schnell und lückenlos nachvollzogen werden.

Bereits seit 2000 verwendet Franken Plastik die ERP-Software Microsoft Dynamics NAV und wird diesbezüglich vom Nürnberger Systemhaus amball business- software betreut. Zum damaligen Zeitpunkt war bereits ein novell-basiertes Dokumenten Management-System im Einsatz, das jedoch einige Nachteile hatte: Es bestand keine Integration in die ERP-Lösung. Das heißt, Mitarbeiter waren immer in zwei verschiedenen Welten unterwegs und das System war wenig akzeptiert sowie unkomfortabel. Ferner war es nicht möglich, an den Clients moderne Betriebssystem-Versionen einzusetzen. Um diese Insellösung abzuschaffen, machte sich Eva-Maria Seitz, IT-Leiterin und Prokuristin bei Franken Plastik, auf die Suche nach einem System für die Zukunft und fand es mit EASY SOFTWARE.

Integration in Microsoft Dynamics NAV durch amball business-software

"Ich konnte mich von der Leistungsfähigkeit des Dokumenten Management und Archivsystems sowie der engen Kopplung mit Dynamics NAV bei einer amball Informationsveranstaltung rund um das Thema überzeugen." resümiert Eva-Maria Seitz. "Ein wichtiges Argument für diese Lösung war das Zusammenführen der zwei Welten ERPSoftware und Archivsystem. Aus der Unternehmenssoftware heraus hat der Anwender den direkten Zugriff auf das Archiv." Die Kopplung der beiden IT-Systeme geschieht durch ein den EASY-NAV-Connector aus dem Hause amball, der seit 2001 bei Kunden eingesetzt wird. Dadurch kann ein Großteil der individuellen Anforderungen in den meisten Fällen ohne zusätzliche Softwareentwicklung abgedeckt werden.

Alte Archivdaten wurden in EASY SOFTWARE importiert

Die Archivdaten aus dem vorher eingesetzten Dokumentenmanagement-System wurden übernommen, ohne jedoch nachträglich eine Zuordnung zu Kunden, Lieferanten oder Vorgängen vorzunehmen. Nur in ganz seltenen Fällen muss noch auf die 40GB Daten aus dem Zeitraum vor 2004 zugegriffen werden. Wenn das der Fall ist, können die Mitarbeiter über die Freitext- und Volltext-Suchmöglichkeiten von EASY SOFTWARE schnell die gebrauchten Informationen finden. Heute haben etwa 20 Mitarbeiter in Einkauf, Vertrieb und Rechnungswesen mittels Web-Clients den Zugriff auf das Archivsystem. Es wird auf drei verschiedenen Wegen mit Daten versorgt: erstens automatisch aus der Unternehmenssoftware, zweitens über Scan-Arbeitsplätze und drittens per Mausklick in Microsoft Outlook zur Archivierung von E-Mails.

Automatische Befüllung des Archivs aus Microsoft Dynamics NAV

In Microsoft Dynamics NAV erzeugte Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften werden sofort revisionssicher und unveränderbar in EASY SOFTWARE archiviert. Die Lösung erzeugt dazu eine PDF-Datei, die dann im Archiv abgelegt wird. Dieser Vorgang geschieht automatisch im Hintergrund, ohne dass der Anwender zusätzliche Arbeitsschritte vornehmen oder seine gewohnte Arbeitsweise ändern muss. Dadurch erhöht sich die Akzeptanz des Systems, es passieren keine Fehler und der Schulungsbedarf wird reduziert. Dateien, wie beispielsweise Skizzen, Technische Zeichnungen oder Datenblätter können direkt mit den zugehörigen Vorgängen verknüpft und an das Archiv zur zuverlässigen Speicherung übergeben werden.

Papierdokumente werden gescannt An drei zentralen Scan-Arbeitsplätzen werden die Unternehmensbereiche Export, Einkauf, Vertrieb, Fertigung und Buchhaltung von Papier befreit und das Archiv mit neuen Dokumenten versorgt: Alle Dokumente, die im Archiv abgelegt werden sollen, erhalten einen Barcode-Aufdruck. Dieser verknüpft das Dokument mit einem Debitor, Kreditor, einer Bestellung oder allgemein gesagt, mit einem Datensatz im ERP-System. Eingehende Rechnungen, eingehende Gutschriften, Verträge, nicht mit Microsoft Dynamics NAV erstellte Angebote sind einige Beispiele für Dokumente, die auf diesem Weg in System eingespeist und automatisch verknüpft werden. Eine besondere Behandlung genießt der Kommissionierlieferschein: Er wandert als Laufzettel durch verschiedene Abteilungen, wird nach und nach ausgefüllt und am Versandplatz mit einem Waagenstempel versehen. Erst am Ende der Prozesskette wird der Rückläufer gescannt, so dass der gesamte Vorgang bei Bedarf im Zentralarchiv nachvollzogen werden kann.

Auch steuerrelevante E-Mails werden revisionssicher langzeitarchiviert

Das Archiv wird zusätzlich mit allen steuerrelevanten E-Mails und eventuell darin enthaltenen Dateianhängen befüllt. Diese Archivierung geschieht manuell und mitarbeiterbezogen. Sofern ein Mitarbeiter eine steuerrelevante oder wichtige E-Mail erhält, kann er diese sofort per Knopfdruck archivieren. Im Microsoft Outlook wird ihm dazu ein zusätzliches Symbol in der Navigationsleiste eingeblendet. Nach der Betätigung des Buttons öffnet sich eine Erfassungsmaske für Schlagworte mit nur einem Pflichtfeld: es muss eine Verknüpfung mit einem Kontakt (z. B. Kunde, Lieferant) geschaffen werden, um spätere Auswertungen und Suchvorgänge zu vereinfachen. Jede E-Mail wird automatisch im Outlook-Format, als Textdatei und jeder Dateianhang separat abgelegt. Auf eine automatische Archivierung aller E-Mails verzichtet das Unternehmen, da das Aufkommen immens wäre und viele unwichtige Nachrichten dauerhaft archiviert würden.

Schnelles Auffinden von Dokumenten im zentralen Archiv

Das Archivsystem gibt den Mitarbeitern eine einheitliche, unternehmensweite Struktur vor, wie Daten abgelegt werden sollen. Dadurch ist es im Vertretungsfall problemlos möglich, Vorgänge von Kolleginnen oder Kollegen zu bearbeiten. Einarbeitungszeit in deren individuelle Ablagegewohnheiten und die langwierige Suche nach unbekannten Vorgängen entfallen. Jeder Mitarbeiter hat - vorausgesetzt er verfügt über die notwendige Berechtigung - Zugriff auf das zentrale Archiv. Die Suche im Archivsystem geschieht dabei fast ausnahmslos über die Kopplung mit Microsoft Dynamics NAV.

Beispielsweise kann man direkt aus einer Bestellung eines Kunden in den gescannten Rückläufer des Kommissionierlieferscheines schauen, um die Besonderheiten bei der Auftragsbearbeitung zu prüfen. Grundsätzlich sind alle Dokumente eng mit den zugehörigen Vorgängen im ERP-System verbunden und von dort aus direkt aufrufbar. Eva-Maria Seitz fasst die Vorteile der Lösung aus Ihrer Sicht zusammen: "Für mich leistet die Integration des Archivsystems in unsere Unternehmenssoftware, die zusätzliche einfache E-Mail-Archivierung und die unternehmensweite Standardisierung unserer Dokumentenablage den größten Nutzen. Unser ERP-System wird sehr gut durch das Dokumenten Management- und Archivsystem ergänzt."

www.amball.de/produkte/ecm/referenzen.html