Trends im DRT-Markt 2006

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Der Markt für Enterprise Content Management (immerhin sind in der aktuellen Definition von ECM die drei Begriffe "document", "related" und "technologies" der PROJECT CONSULT Definition für DRT inzwischen enthalten) ist in Bewegung. Neue Anbieter treten auf, Mergers&Acquisitions verändern die Landschaft, neue Produkte kommen in immer kürzeren Abständen auf einen Markt, der durch Orientierungslosigkeit der Anwender gekennzeichnet ist. Mit den Veränderungen kommen neue Schlagworte auf, ILM Information Lifecycle Management, ECI Enterprise Content Integration und viele andere. Auch die Analysten kommen mit ihren Quadranten und der visuellen Neuordnung des Marktes kaum noch hinterher. Grund genug einen Blick auf die Marktstudien der letzten Monate zu werfen.

Die AIIM Studie Dezember 2005

Die wichtigsten demographischen Faktoren der AIIM-Studie ergeben sich aus der folgenden Grafik. Hier wird deutlich, dass der Schwerpunkt der Daten aus den USA, in geringem Maße aus England und fast gar nicht aus dem übrigen Europa stammt. Dies schränkt die Nutzbarkeit für Vorhersagen in Deutschland stark ein, jedoch ist davon auszugehen, dass die Trends aus dem angloamerikanischen Bereich mit etwas Verspätung auch in Deutschland zur Geltung kommen.

Die wichtigsten Industriezweige

• Staatliche, lokale und provinzielle Regierungen: 15,3%
• Banken und Finanzen: 12,7%
• Versicherungen: 8,7%
• Handwerk und Technik: 8,4%
• Versorgung, Öl und Gas: 7,4%

Größe der Unternehmen

• klein (1-100 Mitarbeiter): 11,9%
• mittel (101-1000 Mitarbeiter): 26,4%
• groß (über 1000 Mitarbeiter): 61,7%

Aufgabe innerhalb des Unternehmens

• Geschäftszweigs- oder Prozessverantwortlicher: 7,1%
• Records Management- oder Dokumenten- Management-Fachmann: 51,4%
• IT-Manager: 21,1%

Geographie

• USA: 78,1%
• Kanada: 9,9%
• United Kingdom: 3,6%

Interessant ist hier besonders eine Beobachtung: über 50% der Antworten wurden von spezialisierten Records- oder Dokumentenmanagern in den Unternehmen gegeben. Diese Rolle und dieses Berufsbild fehlt in Deutschland noch weitgehend. Nur sehr große Unternehmen leisten sich derzeit einen eigenen, hochrangig aufgehängten Manager für dieses Thema. Hier besteht in Deutschland sowohl in der Ausbildung als auch bei der Schaffung von Positionen in den Unternehmen deutlicher Nachholbedarf.

Ergebnisse der AIIM Studie

Für die meisten Unternehmen stellt die Migration von Content und Dokumenten über den Lebenszyklus eine der Hauptherausforderungen dar. Über 58% charakterisieren die Migration als "sehr große Herausforderung" oder eine "größere Herausforderung". Bei einem signifikanten Teil der Endanwender nimmt der Bekanntheitsgrad der Speicherung von unstrukturierten Daten zu. Drei von 10 Endanwendern berichten, dass über 40% des Speicheraufwandes für unstrukturierte Dokumente und Informationen ist. Die Mentalität, dass das eigene Unternehmen von durch Missmanagement elektronischer Informationen verursachten Schwierigkeiten nicht betroffen sein wird, ist weit verbreitet. Zwar gibt es die Einsicht der Verwundbarkeit, aber das Gefühl sagt "dass so was uns nie passieren könnte".

Viele Organisationen haben noch nicht angefangen die signifikanteste und offensichtlichste Quelle potentieller Herausforderungen innerhalb von Unternehmen anzugehen – Emails! Die meisten Organisationen bleiben dabei Email-Archivierung entweder als die Erstellung von riesigen unkontrollierten Backups zu sehen, oder gar keine Archivierung von Emails zu betreiben. Das Wachstum der schwach- und unstrukturierten Daten, besonders Dokumente und E-Mails stellt zunehmend ein Problem dar. Dies schlägt sich inzwischen auch in den Kosten für Speicherplatz nieder. Ständig Speicher nachzukaufen ist außerdem nicht die Lösung, da die Probleme beim Management der Daten liegen. Hier besonders im Bereich der Redundanz durch unkontrollierte Ablage in File- und E-Mail-Systemen.

Bei zahlreichen Anwendern liegt der Anteil von schwach- und unstrukturierten Daten über 50%. Eine genauere Bestandsaufnahme im Unternehmen würde hier sicher noch zu wesentlich höheren Werten führen. Die Tabelle zeigt, dass auch in den USA und Kanada noch ein großer Nachholbedarf für die Einführung von durchgängigen ECM-Lösungen für das gesamte Unternehmen besteht. Der größte Teil der vorhandenen Lösungen sind immer noch auf Abteilungsebene angesiedelt.

Typisch für die USA ist auch die Compliance-Frage, die aber von denjenigen, die bereits ECM nutzen, eher positiv beantwortet wird.

Man kann ja auch schlecht zugeben, dass man sich nicht sicher ist, wie mit den Informationen im Unternehmen umgegangen wird. Erfahrungen zeigen, dass die wenigsten Unternehmen eine Information-Management-Compliance- oder Records-Management-Policy besitzen geschweige denn konsequent im Unternehmen umgesetzt haben.

"E-Mail-management" und "E-Mail-Archivierung"

E-Mails sind eines der größten Sorgenkinder. Sie lassen sich nur schwer kontrollieren und produzieren ungebremst eine Vielzahl von Kopien. Da über E-Mail Geschäfte abgewickelt werden können, ist die richtige Behandlung von E-Mail ein Wunsch vieler Verantwortlicher in den Unternehmen. Allerdings muss man dabei Wert auf die Unterscheidung "E-Mail-management" und "E-Mail-Archivierung" legen.

Reine E-Mail-Archivierung schafft Inseln in denen der Sachzusammenhang zum Vorgang in einem Friedhof von Informationen begraben wird. Gerade bei E-Mail sind unternehmensweite Lösungen gefordert, da jeder Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse geschäftsrelevante Korrespondenz empfangen (und sich nicht dagegen wehren kann ...) und versenden kann.

Die meisten Anwender haben keine Archivierung sondern sichern lediglich E-Mails im Backup-Verfahren. Nur sehr wenige setzen auf den einzig richtigen Ansatz – den Einsatz von Records-Management-Systemen, die die E-Mail im Zusammenhang mit allen anderen geschäftsrelevanten Aufzeichnungen erschließen und verwalten. ASP-Angebote werden nur vereinzelt genutzt, obwohl sich hier zumindest im privaten Bereich und bei kleinen Unternehmen ein Trend zur externen Archivierung über das Internet abzeichnet.

Die Anbieter von Speichersystemen adressieren unter dem Marketingbegriff ILM Information Lifecycle Management ebenfalls den Archivierungsmarkt. Der Begriff kam 2003 erst richtig auf und hat sich inzwischen sehr verbreitet.

Über 75% der befragten Anwender konnten den Begriff zuordnen, auch wenn man hier berücksichtigen muss, dass die Antworten in der Regel von Spezialisten im Dokumentenmanagement abgegeben worden sind. "Information Lifecycle Management" ist neben "Enterprise Content Management" ein Weg, wie Anbieter versucht haben ein größeres Bewusstsein für den Unterschied zwischen Speicherung, Archivierung und Backups hervorzurufen. Zwar meinen vier von zehn Befragten, dass sie die Unterschiede verstehen würde, trotzdem bleibt ein großer Bedarf an Aufklärung über ILM.

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