Technisch-funktionale Stolpersteine bei der E-Mail-Archivierung

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Der Wunsch, angesichts der eher chaotischen Ablage wichtiger Informationen, wieder auskunftsfähig zu werden, wachsende Sensibilisierung für rechtliche Anforderungen und schnell wachsende, kaum noch zu kontrollierende Belastung der Mail-Infrastruktur sind die wesentlichen Triebfedern für den Markt für E-Mail Management und –Archivierung. Gleichzeitig wird das Lösungsangebot immer vielfältiger und aus Anwendersicht immer undurchsichtiger.

Zunehmend wird aber auch klar, dass das Thema Mail-Archivierung ganz eigene Stolpersteine funktionaler und technischer Natur hat, die die Anwender häufig erst kennen lernen, wenn es zu spät ist. Mail ist eben nicht nur eine andere Dokumentart.

Die Art und Weise der Mailnutzung und ihrer Rahmenbedingungen unterscheidet das Thema fundamental von anderen Archivierungsthemen im DMS/ECM-Markt.

Trotzdem sind Anwender gezwungen, die verschiedenen Content-Inseln zu integrieren, weil es keinen Sinn macht, ein Archiv für Eingangspost, ein anderes für Mail und dann vielleicht noch andere Archive für andere Unterlagen oder Dateien zu betreiben. Idealerweise hätte der Anwender gerne eine homogene Content-Infrastruktur, die auch die Mail-Archivierung einschließt.

Triebfeder: Regulatorische Anforderungen

Aus Sicht des HGB (Handelsgesetzbuches) ist nur die Pflicht zur ordnungsgemäßen, unveränderbaren Aufbewahrung von Mail-Inhalten, die als Handelsbrief gelten, abzuleiten.

Steuerrechtlich betrachtet gibt es jedoch Archivierungsanforderungen, die aus dem geänderten § 147 der AO (Abgabenordnung) und erläutert in den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) abzuleiten sind. In der Regel ist davon jedoch nur ein geringer Anteil aller E-Mails im Unternehmen betroffen- die Verpflichtung zur vollständigen E-Mail-Archivierung ist weder aus dem HGB noch den GDPdU noch aus den GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) ableitbar.

In vielen Fällen treibt eher pures Eigeninteresse ein Unternehmen, eine Mail zu archivieren. Im Vordergrund steht immer das Selbstqualifizierungsrecht jedes Unternehmens zu entscheiden, welche Unterlagen über welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen.

Triebfeder: Systementlastung

Oft kommt die Initiative zur E-Mail-Archivierung aus der IT. Aufgrund wachsender Datenbanken von Mailsystemen kann im Extremfall eine konsistente Sicherung nicht mehr im zugesagten Zeitfenster (z. B. über das Wochenende) zugesichert werden. Eine systemgetriebene Mail-Archivierung zur Entlastung von Mail-Datenbanken kann die Administration des Mailsystems erleichtern und Benutzern eine quasi "unlimitierte Mail-Box" verschaffen. Es stellt sich allerdings die Frage nach dem Umgang mit den so entsorgten E-Mail-Daten. Das immer größer werdende – ebenfalls kostenbehaftete - Mail-Archiv muss irgendwann ebenfalls (durch Löschen) wieder bereinigt werden.

Häufigste Triebfeder: Wiederherstellung der Auskunftsfähigkeit

Bei vielen Unternehmen findet sich die Problematik, dass Vorgänge aufgrund fehlender Unterlagen – gerade in Form von Mail-Kommunikation – nicht mehr nachvollziehbar sind oder teilweise erheblichen Mehraufwand verursachen. Eine wichtige per Mail versandte Absprache eines in Urlaub befindlichen Vertriebskollegen ist aufgrund individueller Ablagesystematiken (Papier-, Dateisystem-, Mailsystemordner) nicht zeitnah auffindbar.

Idealerweise sollte dazu eine zentrale strukturierte elektronische Ablage als Kundenordner- auch für solche E-Mails – genutzt werden können.

Unterschiedliche Systemkonzepte und –funktionen

Der Markt bietet momentan 3 unterschiedliche Systemkonzepte zur Mail-Archivierung an.

• Mail Appliance: Vorkonfigurierte Lösung inkl. Hardware-Komponenten mit Standard-Funktionalität und Schwerpunkt auf einer systemgetriebenen Mail-Archivierung.
• Mail-Archiv: Funktional rein auf die E-Mail-Archivierung ausgerichtete Softwarelösung ohne vorkonfigurierte Hardware-Komponenten.
• Mail-Archiv, erweiterbar mit DMS-Funktionen: Lösung zur E-Mail-Archivierung, die mit herstellereigenen Komponenten zur Nutzung von DMS-typischen Funktionen zur allgemeinen Dokumentenverwaltung, Aktenverwaltung, Postkorb, etc. erweitert werden kann.Für eine vollumfängliche Archivierung aller Mails in Kopie aus Compliance- oder Risikogründen ergeben sich z.B. mehrere Optionen. Wird bereits eine DMS-Lösung im Unternehmen eingesetzt, könnte dort eine Erweiterung um eine Mail-Archivierung in Frage kommen. Alternativ könnte ein rein auf die Mail-Archivierung ausgerichtetes Produkt bessere Funktionalität zu niedrigeren Kosten bieten.

Die Entscheidungsgrundlagen für ein Systemkonzept basieren immer auf den unternehmensspezifischen, fachlichen und funktionalen Anforderungen zur E-Mail-Archivierung.

Die folgende Übersichtstabelle zeigt einige typische Merkmale der dargestellten Lösungsansätze zur E-Mail-Archivierung im Vergleich: