Ressourcenfresser Postversand

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Drucken, falten, eintüten, frankieren – vier einfache Schritte, die im Einzelfall schnell von der Hand gehen. Über das ganze Unternehmen hinweg betrachtet, entpuppt sich der vermeintlich simple Postversand jedoch als gewaltiger Ressourcenfresser. Je nachdem, wie teuer Mitarbeiter bezahlt sind und welche Materialen zum Einsatz kommen, summieren sich bei einem einfachen Standardbrief Arbeits-, Material- und Druckkosten auf bis zu 1,60 Euro.

Ein guter Grund, diese lästige und teure Aufgabe in die Hände eines Dienstleisters zu legen. Den zu finden, ist allerdings nicht einfach. Schließlich tummeln sich in diesem Feld unzählige Anbieter – von der klassischen Druckerei, die mit einfachsten Mitteln wie Word und Excel Serienbriefe generiert, bis zum spezialisierten Full-Service-Provider, der seine Prozesse direkt mit den IT-Systemen des Auftraggebers verzahnt.

Postversand auslagern: Anforderungen an einen Dienstleister

Die passende Lösung eines externen Dienstleisters muss dabei nicht nur Massenmails aus dem CRM-System des Auftraggebers bewältigen, sondern auch bei den Ad-Hoc-Aufträgen einzelner Mitarbeiter punkten. Dazu gehört beispielsweise ein transparentes Track-und-Trace-System, das dem Anwender einen zuverlässigen Statusbericht seines Druckauftrags liefern kann – ein wichtiger Faktor für die Akzeptanz einer solchen Lösung.

Auch die Bündelung von kleinen Aufträgen zu größeren Einheiten sollte zum Repertoire eines modernen Druck-Service-Providers gehören – um Porto-Rabatte für Massensendung auszunutzen. Ist das Steuerungssystem der Drucklösung leistungsfähig, kann der Dienstleister beispielsweise festlegen, ab welchem Volumen Aufträge an ein bestimmtes Ausgabegerät übermittelt werden. Durch das Bündeln und Sortieren von Druck- und Versandaufträgen kann er seine Produktionsanlagen wirtschaftlicher betreiben. Ein Kostenvorteil, den der Service-Provider im stark umkämpften Druckerei-Markt meist an seinen Kunden weitergibt.

Inhouse: Einsatz einer Dokumenten-Output-Management Lösung

Doch auch wenn zahlreiche Postunternehmen und deren Tochterfirmen mit ihren Outsourcing-Angeboten um die Gunst des Kunden buhlen, muss die Wahl nicht unbedingt auf einen externen Partner fallen. Eine interessante Alternative sind hier sogenannte Document-Output-Management Lösungen. Diese sind speziell zum Erstellen und Produzieren von Kunden-Kommunikation und Geschäftskorrespondenz Inhouse gedacht.

Diese Variante , Document-Output-Management im eigenen Unternehmen zu betreiben, bietet viele Vorteile und weckt in Poststellen zuvor ungenutztes Effizienzpotenzial. So ist es denkbar, das Druckzentrum in der Zentrale des Unternehmens zu konzentrieren und die Korrespondenz aus den Filialen dorthin zu leiten. Die Masse macht’s: Wenn Standorte oder Abteilungen eines Unternehmens ihre Druckaufträge konsolidieren, lassen sich bessere Rabatte bei den Postdienstleistern aushandeln. Der Return on Investment ist auf diese Weise in vielen Fällen innerhalb kürzester Zeit erreicht.

Angesichts immer neuer Compliance-Vorschriften ist auch eine integrierte Archivierungslösung für viele Unternehmen attraktiv. Mit einer derartigen Software lässt sich eine beliebige Anzahl von elektronisch erstellten Dokumenten – sei es ein einzelnes oder eine große Masse – rechtskonform ablegen. Erreicht ein Brief einen Empfänger nicht und muss er noch einmal verschickt werden, kann er einfach aus dem Archiv aufgerufen und per Mausklick erneut in Druck und Versand gegeben werden.

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer geeigneten Lösung sollte auch die einfache Integration in die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter sein. Lassen sich Papier, Fulfillment-Optionen und Adressierung aus der gewohnten Office-Umgebung heraus auswählen, steigt die Mitarbeiterproduktivität, ohne dass sie verschiedene Stand-Alone-Programme aufrufen müssen. Dabei darf die Lösung keineswegs einseitig auf den Druck fixiert sein. Idealerweise lassen sich die Präferenzen des jeweiligen Empfängers – E-Mail, Brief, SMS oder Fax – direkt im System definieren. Echten Mehrwert liefert eine leistungsfähige Lösung auch vor dem eigentlichen Druck. So hält ein vorgeschaltetes System zur Adressvalidierung die Rücklaufquote auf niedrigem Niveau.

Fazit

Der Einsatz einer Document-Output-Management-Lösung bietet großes Potenzial. Denn wer Druck und Versand zentralisiert und in die Hände eines externen Dienstleister gibt, oder sich für eine Inhouse-Variante entscheidet, kann die Kosten für die Geschäftskorrespondenz um 30 bis 50 Prozent drücken.

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