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Argument "Ich kann es nicht ändern, wenn meine Lieferanten Papierrechnungen schicken" ist haltlos
Die Digitalisierung der Rechnungslogistik ist weltweit auf dem Vormarsch. Wie bei allen technischen Veränderungen geht dieser Wandel in manchen Ländern schneller voran als in anderen. Bei uns in Europa sind es vor allem die Länder Nordeuropas, die hier eine Vorreiterrolle einnehmen. In Deutschland setzt sich die Akzeptanz elektronischer Rechnungen nur zögerlich durch.
So erwarten laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens AddValue im Auftrag von Itella 48 Prozent der deutschen Unternehmen auch in zwei bis drei Jahren ausschließlich Papierrechnungen zu verschicken. Ein Wert, der seit 2008 um lediglich fünf Prozentpunkte gesunken ist. Besonders im Rechnungseingang liegt noch viel Optimierungspotenzial brach. Denn: Digitalisiert werden Papierrechnungen in Deutschland nur selten, häufig lediglich zu Archivierungszwecken. Nur 16 Prozent des Gesamtrechnungsaufkommens in Deutschland wird zur weiteren Bearbeitung digital ausgelesen.
Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland, meint dazu: "Da zeigt sich mal wieder: Wir Deutschen sind super Innovatoren, aber lausige Adaptoren! Was die Digitalisierung der Rechnungsprozesse betrifft, sind wir gerade im Begriff, die Lücke zu anderen Ländern zu schließen. Und dabei geht es im engeren Sinne nichtmals nur um elektronische Rechnungen, sondern um den gesamten Rechnungsprozess - also auch um die Papierprozesse. Spricht man in Deutschland über Projekte in der Rechnungslogistik, denken die meisten an den Rechnungsausgang.
Die Frage ist oft: Was kann ich mit meinen zu verschickenden Rechnungen machen, um meinen eigenen Prozess zu verbessern? Das liegt ja auch auf der Hand, denn Ausgangsrechnungen werden direkt mit Zahlungseingang assoziiert. Doch gerade im Rechnungseingang entstehen eine Menge Kosten. Die Prozesse rund um eine Eingangsrechnung in Papierform kann das Unternehmen schnell bis zu 20 € kosten. Eine unbekannte Größe für die meisten Rechnungsempfänger."
"Das Argument "Ich kann es nicht ändern, wenn meine Lieferanten Papierrechnungen schicken" ist in diesem Zusammenhang übrigens absolut haltlos! Klar, die Lieferanten lassen sich nur sehr bedingt ändern - aber das ist im ersten Schritt auch nur bedingt nötig. Denn: Jeder kann etwas ändern! Am einfachsten ist es, sich zunächst die eigenen Prozesse anzuschauen und diese zu optimieren. Das gilt auch für die eingehenden Papierrechnungen. Das 40 Prozent der Rechnungen in Deutschland erst nach der Bearbeitung und nur zum Archivieren eingescannt werden anstatt diese von Anfang an direkt digital zu bearbeiten, ist mindestens seltsam.
Eine Umstellung auf frühes Scannen hat den Vorteil, dass die Rechnungen nicht nur in einen elektronischen Workflow übergeben werden können, sondern beispielsweise auch ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist. Ist der erste Schritt getan, können auch die Lieferanten von den digitalen Versandkanälen überzeugt werden und sukzessive auch den oft stiefmütterlich behandelten Rechnungseingang digitalisieren und optimieren." 30.06.2010, Claudia Stirner, Itella Information GmbH
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