Mobile Documentation leicht gemacht
Mobile Documentation – die Bereitstellung von Anleitungen, Datenblättern und Produktinformation auf mobilen Endgeräten – erleichtert die Arbeitsabläufe in Service-, Support- und Technik-Abteilungen. Einzige Voraussetzung: Die Dokumentationen müssen auf Smartphones, Tablet-PCs und Notebooks gut lesbar und leicht zu handhaben sein.
Bestehende PDF-Dokumente eins zu eins zu kopieren, genügt nicht. Das PDF-Format wirkt auf Mobilgeräten oft unübersichtlich und die Menüführung ist für Touch-Geräte unpraktisch. Wer Formate, Funktionen und Anzeige standardisiert, erhält mit minimalem Aufwand übersichtliche mobile Dokumentationen.
Zehn nützliche Tipps, wie Technische Redakteure mobilen Content einfach und erfolgreich erstellen:
1. Informieren Sie sich vorab über die Mobilgeräte Ihrer Anwender
Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Endgeräte bei Ihren Anwendern im Einsatz sind. Klären Sie, welche Betriebssysteme und Dateiformate vorherrschen, wie die Geräte gesteuert werden und wie groß die Displays sind. Informieren Sie sich auch über künftige Trends, die für Ihre Zielgruppen relevant sein könnten. Die gesammelten Daten bilden die Basis Ihres Mobile Content-Konzepts.
2. Auf das richtige Format kommt es an
Soll Ihr Content auf allen Mobilgeräten gut lesbar sein – etwa weil Sie Dokumentationen für einen heterogenen Endanwendermix erstellen –, sind HTML und ePub die erste Wahl. Beide Formate lassen sich auf allen Plattformen sauber darstellen. Hat Ihr Kunde hingegen ausschließlich iPads im Einsatz, ist es in der Regel sinnvoll, eine für iOS optimierte Version zu programmieren. So nutzen Sie die Feature-Palette des Geräts optimal aus. Achten Sie aber darauf, dass sich die Inhalte später gut konvertieren lassen – so bleiben Sie bei technischen Neuerungen flexibel.
3. Schlanke Dateien für schlanke Endgeräte
Mobile Geräte verfügen über beschränkten Speicherplatz und Rechenleistung. Auch die Datenübertragung auf Smartphones ist mitunter zeitraubend. Mobile Content sollte daher möglichst wenige Ressourcen erfordern. Berücksichtigen Sie dies bei der Konzeption und prüfen Sie Dateigrößen auch im Projektverlauf immer wieder – vor allem wenn Sie neue Funktionen oder Design-Elemente integrieren.
4. Touch ist Trumpf – aber keine Selbstverständlichkeit
Touch-Steuerung ist ideal, um durch umfangreiche Dokumente zu blättern, Schriftgrößen für mehr Barrierefreiheit zu variieren, auf Details einzuzoomen oder durch große Buttons das "Fat Finger Problem" früherer Handy-Generationen zu vermeiden. Nutzen Sie diese Möglichkeiten! Aber klären Sie zuerst, ob alle Anwender bereits Touch-Technologie nutzen. Wenn nicht, brauchen Sie zusätzlich eine ebenso durchdachte Tastatursteuerung.
5. Schaffen Sie eine klare Struktur
Stellen Sie Ihren mobilen Dokumenten eine übersichtliche Gliederung voran, die es Anwendern unabhängig von Endgerät, Format und Medium erleichtert, sich im Text zurechtzufinden. Um es Lesern besonders einfach zu machen, verlinken Sie die Gliederungspunkte anschließend auf die zugehörigen Textpassagen.
6. Kurze Sätze – lange Zusätze
Stellen Sie die wesentlichen Informationen und Anweisungen Ihrer Dokumentation an den Anfang und formulieren Sie sie kurz und verständlich. So stellen Sie sicher, dass Ihr Content auch auf kleinen Displays schnell und mühelos zu erfassen ist. Auf das Wesentliche folgen dann vertiefende Erläuterungen, Grafiken und Zusatzinformationen. Hier darf es ruhig etwas mehr sein: Sie sind an keine Seitenzahl oder -länge gebunden. Um Speicherplatz zu sparen, können Sie zusätzliche Inhalte alternativ im Intranet oder Internet bereitstellen und verlinken.
7. Bei der Formatierung ist weniger mehr!
Verfassen Sie Ihre Dokumentationen in einer dezenten, webfähigen Schriftart in anpassbarer Größe – im ePub-Format ist das von sich aus inbegriffen. So ist der Content auch auf Displays mit geringer Auflösung gut lesbar. Verspielte Schriften für die Überschrift oder in den Fließtext integrierte Grafiken sind zwar optisch ansprechend. Sie werden in der Regel aber nicht auf allen Endgeräten gleich angezeigt. Um wichtige Textstellen hervorzuheben, genügt es, sie zu unterstreichen, fett zu setzen oder die Farbe zu ändern.
8. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte
Mobile Medien können mehr als nur Text abbilden. Nutzen Sie diese Optionen: zum Beispiel durch einen Videoclip, der komplizierte Handgriffe vorführt, oder durch ein drehbares 3-D-Modell. Achten Sie aber auch hier auf gängige Formate und berücksichtigen Sie die Leistungsgrenzen der einzelnen Endgeräte bei der Darstellung, der Bedienung und dem Speicherplatz.
9. Nutzen Sie das Feature-Potential der Smartphones
Ob Scanner-App, integriertes GPS oder Bluetooth-Unterstützung: Moderne Mobilgeräte bieten viele Ansatzpunkte, um Ihren Anwendern mit cleverem Content mobilen Mehrwert zu liefern. Wenn Sie Inhalte für ausgewählte Modelle entwickeln, lohnt es sich, deren Einscan-, Such- und andere Funktionen vorab genau unter die Lupe zu nehmen.
10. Standardisieren Sie Ihre Prozesse
Mit jedem Mobile Content-Projekt, das Sie abschließen, werden Sie besser wissen, welche Features, Formate und Steueroptionen sich für welches Gerät eignen, auf welche Stolpersteine Sie achten müssen und welche Details bei Anwendern besonders gut ankommen. Entwickeln Sie anhand der Erfahrungen einen Ablaufplan, damit neue mobile Dokumentationsaufgaben schnell und mühelos gelingen.
Als langjähriger Dokumentations-Experte unterstützt Edgar Hellfritsch Unternehmen dabei, ihre Dokumentationen mobilfähig zu machen, und gibt seine Erfahrung in Workshops weiter.
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