Mit Vertragsaktenlösung weg von der Excel-Liste

Moderne Aktenlösung ersetzt Excel-basierte Vertragsverwaltung

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Projektsteckbrief

Anwender: Erftverband
Branche: Öffentliches Dienstleistungsunternehmen
Lösung: Vertragsaktenlösung nextPCM Contract Management
Hersteller/Implementierungspartner: nextevolution AG
Einsatzgebiete der Lösung:zentrale Vorhaltung aller betriebsrelevanten Vertragsdaten
Betriebssystem: Windows XP
Angebundene Systeme (Schnittstellen): SAP R/3, MS Office
Ausgangssituation:

• Angesichts steigender Kosten hat sich der Erftverband eine auch künftige Stabilität seiner Mitgliedsbeiträge zum Ziel gesetzt. Um dies zu erreichen, müssen bestehende Ansprüche besser durchgesetzt und unberechtigte Ansprüche von Dritten abgewehrt werden können. Voraussetzung dafür ist die ständige Verfügbarkeit der Inhalte eines Vertrags und der damit verbundene Schriftverkehr.

Anforderungen:

• Bedienbarkeit der Vertragsaktenlösung innerhalb der existierenden SAP-Oberfläche, Integration in MS Office Produkte

Probleme bei der Umsetzung:

• Ablösung papierbasierter durch elektronische Prozesse erfordert Umdenken der Beschäftigten und Neuorientierung in der täglichen Arbeitsweise

Projektlaufzeit:

• Juni 2009 bis Feb 2010: Der Erftverband installiert nextPCM Contract Management parallel zur Einführung eines Dokumenten-Management-System. Im Gegensatz zum DMS verfügt das Vertragsmanagement über eine detailliert ausgestaltbare Aktenstruktur und eignet sich damit besser für die Vertragsverwaltung.

Projektetat (Software/Umsetzung):

• 30 Personentage Implementierung, Anteile am Gesamtetat: Software 40 %, Umsetzung 60 %

Kläranlage Grevenbroich - Belebungsbecken

Für den nordrhein-westfälischen wasserwirtschaftlichen Verband ist die Einführung der Vertragsaktenlösung von nextevolution ein wichtiger Baustein für mehr Kostenstabilität. Wirtschaftliche Risiken aus Verträgen und Dauerschuldverhältnissen lassen sich damit schnell erkennen und vermeiden. Die Folge: Der Verband kann seine Beiträge konstant halten.

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts ist der Erftverband ein umwelt- und gemeinwohlorientiertes Non-Profit-Unternehmen. Er wird getragen von ca. 260 Mitgliedern aus Kommunen, Elektrizitätswirtschaft, Gewerbe, Industrie, Wasserversorgung u.a. Angesichts steigender Kosten, z.B. durch höhere Strom- und Benzinpreise, herrscht im Verband ein steter Druck zur Erhöhung der Beiträge. Dies wollte man möglichst verhindern, und dabei unterstützt den Verband das neue Vertragsmanagementsystem.

Die bestehenden (Wartungs-)Verträge und Dauerschuldverhältnisse begründen für den Verband Ansprüche und Verpflichtungen, aber auch finanzielle Risiken wie Forderungen auf Zahlung von Geld oder Gewährleistungsansprüche. Um solche Risiken rechtzeitig zu erkennen, ist eine ständig verfügbare Übersicht aller wesentlichen Verträge und damit zusammenhängender Korrespondenz notwendig.

Weg von der Excel-Liste

Vor Einführung der Vertragsaktenlösung mangelte es an dieser Verfügbarkeit. Die Finanzabteilung führte bis dahin ein Excel-basiertes Vertragsverzeichnis mit den Eckdaten von rund 1.000 Verträgen, die für den Bilanzanhang benötigt werden. Ob Verträge ausliefen oder sich ungewünscht verlängerten, war aus dieser Übersicht aber nicht immer aktuell erkennbar. Franz-Peter Schiffer, Leiter der Finanzabteilung, musste von den Verantwortlichen deshalb permanent die aktuellen Informationen zum Vertrag anfordern, um die Übersicht halbwegs aktuell zu behalten. Die Verträge selbst lagen samt Schriftverkehr geordnet, aber dezentral im Verband in einer der fünf Bereiche Abwasser, Gewässer, Personal/Verwaltung, Finanzen und Recht – eben dort, wo der Vertragsverantwortliche seinen Schreibtisch hatte. Für eine schnelle Einsicht waren Laufarbeit, Fax oder Kopierer notwendig.

Kündigungsvorwarnung per Mail

Dies wollte die Verbandsführung ändern und entschied sich für die Einführung einer elektronischen Aktenlösung. In dieser sollten die Verträge mitsamt ihren Anhängen zentral und schnell verfügbar vorgehalten werden sowie jederzeit aktuell und über entsprechende Zugriffsrechte für alle Berechtigten sofort einsehbar sein. Die Vertragsverantwortlichen im Verband verfügten auf diese Weise über ein zuverlässiges Werkzeug für die Wiedervorlage bei Vertragsanpassung oder -ende und würden keine Fristen oder Laufzeiten mehr versäumen. Weitere Vorteile einer elektronischen Lösung sind die Versionierung der Verträge, das effiziente Gestalten von Prozessen während der Vertragserstellung und die Möglichkeiten einer Bewertung von Risiken aus Verträgen gemäß gesetzlicher Vorschriften.

Vertragsakte mit tiefer SAP-Integration

Die Empfehlung für die Lösung nextPCM Contract Management der nextevolution AG erhielt der Verband von der SAP AG, die das nextevolution-Produkt ebenfalls erfolgreich einsetzt. Die Vertragsakte von nextevolution wird innerhalb der SAP-Oberfläche bedient. Stammdaten werden direkt aus den Debitoren/Kreditoren-Verzeichnissen in SAP FI als aktenstiftende Elemente übernommen, der Buchungskreis und die Kostenstelle aus den Grunddaten. Für das Anlegen und die Freigabe neuer Verträge nutzt nextPCM Contract Management den SAP Business Workflow. Bei der Recherche verwenden die Anwender Such- und Filterfunktionen des SAP-Standards; Zugriffe werden über das SAP-Berechtigungskonzept gesteuert. So vermeidet der Verband Schnittstellen und muss auch kein Spezial-Know-how in der IT aufbauen.

Vertrag anlegen

Nur bestimmte Verträge werden Teil der Akte

Die Vertragsakte hat der Erftverband von nextevolution auf die eigenen Belange hin konfigurieren lassen. In die Akte aufgenommen werden nur Verträge, die mit mehr als einer Zahlung verbunden sind, also alle wiederkehrenden Leistungen wie etwa die Wartung technischer Geräte oder die Mahd an Gewässern durch Drittunternehmer – so genannte Dauerschuldverhältnisse. Elektronisch verwaltet werden außerdem Verträge, in denen es voraussichtlich zu Streit kommt. Im Erftverband wählt man also aus, welche Verträge auf herkömmliche Art und Weise und welche mit der neuen Lösung verwaltet werden sollen. Arbeitsverträge oder der einmalige Kauf von Gütern oder Dienstleistungen beinhalten kein potenziell finanzielles Risiko und bedürfen daher auch nicht eines dauernden Monitorings via Aktenlösung. Dadurch spart man sich den Aufwand der Digitalisierung.

Neben den Key Usern arbeitet jeder Beschäftigte, der mit dem Kauf bzw. der Wartung von Anlagen oder allgemein einem Dauerschuldverhältnis zu tun hat, mit der „Minimallösung“ von nextPCM Contract Management. So bezeichnet Franz-Peter Schiffer die Office-Integration der nextevolution-Lösung: In Word, Excel, Outlook und Powerpoint gibt es heute Zusatz-Buttons, über welche der Mitarbeiter seine Dokumente bei Bedarf jederzeit in der Vertragsakte statt wie bisher auf dem Laufwerk ablegen kann – ideal für solche Fälle, in denen erst später klar wird, dass sie in die Akte aufgenommen werden sollen. Bei der Mängelrüge einer Maschine zum Beispiel kommt es irgendwann zum Rechtsstreit. Von diesem Zeitpunkt an wird die Angelegenheit im Vertragsmanagement behandelt und alle dazugehören Informationen gelangen in die Vertragsakte. Der Mitarbeiter erstellt seine Korrespondenz weiterhin in Microsoft Office, überstellt sie aber durch die Integration direkt in die Akte.

Durchgängiges Risc Controlling

Mit der transparenten Darstellung relevanter Verträge realisiert der Erftverband heute ein durchgängiges Risc Controlling. Denn der Einkauf kann leicht kontrollieren, wie viele Verträge mit welchen Unternehmen abgeschlossen sind, inwieweit deren Konditionen voneinander abweichen und wo man seine Vertragsbeziehungen ggf. bündeln und vereinheitlichen kann. So wird die Vertragsakte zum wichtigen Faktor bei der wirtschaftlichen Führung des Erftverbands. Denn durch Optimierung der Vertragsverwaltung kann die Verbandsführung Erhöhungen von u.a. Strom- oder Benzinpreisen besser abfedern und die Beiträge stabil halten.

Versicherungsvertrag

Unternehmen

Der Erftverband ist ein wasserwirtschaftliches Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Bergheim. Mit seinen rd. 500 Beschäftigten plant, baut und betreibt der Verband Grundwassermessstellen, Kläranlagen, Regenüberlauf- und Hochwasserrückhaltebecken.

Das Verbandsgebiet entspricht dem Einzugsgebiet der 104 km langen Erft und umfasst mit deren zahlreichen Nebengewässern eine Fläche von 1.900 km2. Dort reinigt der Erftverband das häusliche Abwasser von rund 750.000 Einwohnern und zusätzlich das Abwasser von Gewerbe und Industrie, das einer Abwasserbelastung von 450.000 Einwohnern entspricht. Der Tätigkeitsbereich des Erftverbands geht weit über das Verbandsgebiet hinaus und umfasst mit mehr als 4.220 km2 das Gebiet, das durch den Rheinischen Braunkohlenbergbau beeinflusst ist. Dort erforscht der Verband die komplexen wasserwirtschaftlichen Verhältnisse, bewirtschaftet das Grundwasser u.v.m.