Frontend für Informationsmanagement

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Da die Nutzbarkeit von ECM-Umgebungen unmittelbar von den eingesetzten Clients abhängt, scheitern Projekte auch durch die falsche Konzeption der Benutzerschnittstelle zum Zugriff auf Informationen und Dokumente. Hierzu gibt es vielfältige Lösungsansätze und Konzepte, die individuell andere Anforderungen erfüllen und deren Einsatz sorgfältig überlegt werden muss.

Enterprise Content Management (ECM) ist keine Software, sondern eine integrierte Strategie zur Informationsverwaltung in modernen Unternehmen. Der Schwerpunkt von ECM liegt somit in der Integration der einzelnen Komponenten (beispielsweise Dokumentenmanagement, E-Mail Archivierung, Mediendatenbank) zu einer pulsierenden Informationslebensader, ohne die kein modernes Unternehmen gegen den Mitbewerb bestehen kann. Darüber hinaus ist die Integration oder Verknüpfung anderer wichtiger Unternehmenstechnologien wie Enterprise Ressource Planing (ERP) und Customer Relation Management (CRM) mit der ECM-Umgebung eine häufig auftretende Herausforderung. Neben der reinen technologischen Integration ist insbesondere der integrierte Benutzerzugriff eine zentrale Frage bei Konzeption und Einführung einer ECM-Umgebung. Hierbei konkurrieren die von den Herstellern der einzelnen Komponenten gelieferten Benutzeroberflächen mit allgemeinen und bekannten Lösungen wie Officeanwendungen und letztendlich mit den durch den Integrationsgedanken getragenen Portalen.

Standardclients

Traditionell werden häufig proprietäre, systembezogene Clients eingesetzt. Diese ermöglichen, als speziell für eine bestimmte Software entwickelte Benutzerumgebung, eine komplexe Nutzung der individuellen Funktionalitäten der jeweiligen Software. Durch diesen Zuschnitt auf eine bestimmte Funktionalität und die damit einhergehende Unflexibilität erfüllen diese Clients nur begrenzt die Anforderungen an eine integrierte ECM-Umgebung. Dies wird dadurch unterstrichen, dass viele Softwareanbieter ihre Standardclients nicht als per Internetbrowser nutzbare Anwendungen ausliefern, was nicht nur zu weiterer Unflexibilität führt, sondern in heterogenen Systemumgebungen auch zu diversen weiteren Problemen, bis hin zur Unmöglichkeit der Nutzung.

Office

Durch die enge Integration in das Betriebssystem der durch die Anwender genutzten Workstations lässt sich die Nutzung von bereits verwendeten Anwendungen als Client für die ECM-Umgebung realisieren. So lassen sich Datenrepositories als Laufwerke abbilden und Inhalte mit bekannten Anwendungen wie einem Textverarbeitungsprogramm oder ähnlichem bearbeiten. In der Fortsetzung dieses Gedankens werden zunehmend Anwendungen in den Mittelpunkt einer ECM-Strategie gesetzt, die für den Anwender bereits eine zentrale Rolle im täglichen Arbeitsumfeld spielen. So werden zunehmend Funktionalitäten zum Zugriff auf die weiteren Komponenten zum Informationsmanagement in Microsoft Outlook oder Lotus Notes integriert.

Portale

Eine weitere häufig anzutreffende Strategie zur Vereinheitlichung des Zugriffs auf die verschiedenen Ressourcen ist das Portal. Hier werden durch "Portlets" Funktionalitäten aus anderen Systemen – nicht ausschließlich aus dem ECM-Umfeld – abgebildet und personalisierbar zur Verfügung gestellt.

Alle verschiedenen Konzepte haben ihre Daseinberechtigung. Je nach den individuellen Anforderungen im Gesamtprojekt zur Abbildung und Unterstützung der definierten Geschäftsprozesse und den Ansprüchen der Anwender ist es notwendig eine oder mehrere Oberflächen anzubieten.

Herausforderungen bei der Frontendwahl

Um zu entscheiden, welche Clients den Benutzern zur Arbeit angeboten werden sollen, müssen diverse Anforderungen und Kriterien berücksichtigt werden. Die Herausforderungen bei der Auswahl des passenden Clients gliedern sich dabei in die vier Bereiche "strategische Bedeutung", "Funktionalitäten", "Integration" und "technische Anforderungen".

Die Unternehmensstrategie entscheidet darüber, welche Arten der Informationsverwaltung generell Einsatz finden können. Insbesondere ist dabei relevant, welche Informationen verwaltet werden und ob diese mit anderen Backendsystemen wie ERP und CRM verbunden werden sollen. Wenn diese Entscheidung getroffen ist, muss abgewogen werden, wie viel Funktionalität der einzelne Benutzer angeboten bekommen soll. Als Grundsatz sollte gelten, dem Benutzer so viel Funktionalität wie nötig anzubieten, diese jedoch begrenzt halten. Das erleichtert die Einarbeitung und minimiert eine Fehlbedienung. Eine spätere Erweiterung muss jedoch im gewissen Rahmen sichergestellt sein. Oft sind Benutzer durch die endlosen Funktionalitäten in proprietären Clients und auch durch die Nutzung von Dateisystemintegrationen überfordert, so dass ein angepasster Webclient oder ein Portal benutzerfreundlichere Varianten sind.

Erfahrene Anwender sind häufig mit der Nutzung einer Dateisystemintegration zufrieden. Da über diese Schnittstelle jedoch nur rudimentäre Funktionalitäten (insbesondere Dokumentenmanagement) abgebildet werden können, ist eine Alternativoberfläche in diesem Fall notwendig.

Letztendlich muss der Client auch mit den zur Verfügung stehenden technischen Umgebungen effektiv nutzbar sein.

Generell ist zu sagen, dass Clients, die durch Einsatz von Webtechnologien unabhängig von Softwareinstallation auf dem Arbeitsplatz und damit im besten Fall auch vom Ort des Zugriffs sind, der Vorzug zu geben ist. Es ist jedoch sehr sinnvoll, zusätzlich weitere Möglichkeiten des Zugriffs, beispielsweise über eine Integration in das Dateisystem, anzubieten.

Je höher der Integrationsgrad des Clients, desto geringer sind die – mit gleichem Aufwand – zu erhaltene Funktionalitäten.

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