Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung

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Zunehmend machen Unternehmen von der Möglichkeit Gebrauch, Rechnungen auf elektronischem Wege zu versenden. Für die digitale Variante sprechen Kosten- und Effizienzvorteile sowie eine medienbruchfreie Einbindung in bestehende EDV-Prozesse innerhalb des Unternehmens. Was viele jedoch übersehen: Der Steuergesetzgeber stellt besondere Anforderungen an den elektronischen Rechnungsversand. Können diese - etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung - nicht zweifelsfrei nachgewiesen werden, so besteht insbesondere für den Rechnungsempfänger primär das Risiko, den Vorsteuerabzug zu verlieren.

Dieser Fragen- und Antwortenkatalog soll dazu beitragen, die wesentlichen Problemstellungen zu adressieren, und Ihnen eine Hilfestellung in der praktischen Umsetzung geben. Bei diesem Fragen- und Antwortenkatalog handelt es sich um eine Orientierungshilfe für Unternehmen. Eine Rechtsbindung geht hiervon nicht aus.

Rechtliche Grundlagen

1. Was ist unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen?

Eine elektronische Rechnung unterscheidet sich von der herkömmlichen Papierrechnung in erster Linie durch die Art der Übermittlung, welche in diesem Fall elektronisch stattfindet (siehe Ziffer I.2). Der Gesetzgeber hat aufgrund der überwiegenden Abbildung des gesamten Prozesses mit Hilfe von Informationstechnologie (IT) erhöhte Anforderungen an die elektronische Rechnung gestellt, die von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger gleichermaßen zu beachten sind.

2. Dürfen Rechnungen überhaupt elektronisch übermittelt werden?

Das Umsatzsteuergesetz gestattet, dass Rechnungen auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Hiermit sind sowohl Rechnungen, die per E Mail übermittelt werden, als auch elektronische Abrechnungen gemeint, die über direkte Datenleitungen (Stand- und Wählleitungen) übertragen oder auf maschinell lesbaren Datenträgern wie Magnetband, CD-Rom oder DVD übersandt werden.

3. Was sind derzeit die größten Problemfelder im Umgang mit der elektronischen Rechnung?

Wie auch bei der papierbasierten Variante geht es in erster Linie um die Sicherstellung des Vorsteuerabzuges. Bei der elektronischen Rechnung spielen hier insbesondere Fragestellungen zur elektronischen Signatur und damit einhergehend zur Aufbewahrung und Prüfbarkeit eine wichtige Rolle. Werden die Anforderungen nicht hinreichend erfüllt, berechtigen die Rechnungen grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.

4. Wann ist eine elektronische Rechnung umsatzsteuerlich ordnungsgemäß?

Damit der Empfänger einer Rechnung die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen kann, bedarf es einer ordnungsmäßigen Rechnung. Die elektronische Rechnung verlangt hier neben den allgemeinen Pflichtangaben, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Diese Vorgabe ist europaweit vereinheitlicht.

5. Wie können die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts erreicht werden?

Gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG muss eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung versehen sein. Als weitere Methode gestattet § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG den elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn das vereinbarte Verfahren die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet und zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung in Papierform bzw. in elektronischer Form (die ihrerseits sämtliche Voraussetzungen zu erfüllen hat) vorliegt. Das Erfordernis einer zusammenfassenden Rechnung soll durch das geplante Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz) künftig entfallen.

6. Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist ein technisches Verfahren, um bei der digitalen Übermittlung von Daten den Absender zweifelsfrei zu identifizieren und den Originalzustand der transportierten Daten zu gewährleisten. Die Funktionsweise der qualifizierten elektronischen Signatur basiert auf einem mathematisch kryptographischen Verfahren. Dabei kommen grundsätzlich zwei unterschiedliche Signaturschlüssel zum Einsatz, die einerseits für die Bildung, andererseits für die Prüfung der Signatur verantwortlich sind. Das Schlüsselpaar muss einander eindeutig zuordenbar sein. Die zusätzliche Sicherstellung der Authentizität der öffentlichen Schlüssel bedarf sog. Zertifizierungsstellen oder Trustcenter, welche die Zuordnung einer Person zu einem öffentlichen Schlüssel bestätigen.

7. Wie erkennt man eine elektronische Signatur?

In der Regel werden elektronische Signaturen entweder als separate Datei beigefügt (zur Verifikation sind beide Dateien notwendig) oder in die jeweilige Datei eingebettet. In den entsprechenden Applikationen (wie z.B. E-Mail- und Office-Programme) werden sie meist durch ein spezielles Icon (grafisches Symbol) kenntlich gemacht. Klickt man auf dieses Icon, werden die Dateien der Signatur angezeigt. Dadurch kann man erkennen, von wem die Signatur ausgestellt wurde. Über entsprechende Software wird es bei bestehender Internet-Verbindung weiter ermöglicht, die Signatur auf ihre Gültigkeit zu überprüfen (siehe hierzu Ziffer II.3).

8. Schreibt die Finanzverwaltung zur Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen ein bestimmtes technisches Verfahren vor?

Für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen sind umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich alle technischen Verfahren zulässig, soweit diese den Vorgaben des Signaturgesetzes entsprechen. In der praktischen Umsetzung kommen beispielsweise Smartcards (Chipkarte mit integriertem Mikroprozessor und Speicher) zum Einsatz. Die entsprechenden Produkte müssen gemäß Signaturgesetz (SigG) mit einer Herstellererklärung versehen sein oder von akkreditierten Stellen, beispielsweise BSI oder TÜV-IT, auf ihre Konformität zum Signaturgesetz bestätigt werden.

9. Ist eine Rechnung via Telefax eine elektronische Rechnung?

Nicht nur Rechnungen, die augenscheinlich über elektronische Netze übermittelt werden, sind von diesen Formerfordernissen betroffen, auch die Übermittlung via Telefax kann hiervon betroffen sein. Dies gilt immer dann, wenn der Rechnungsversand nicht ausschließlich über Standardtelefaxe erfolgt, sondern am Prozess mindestens ein Computer-Telefax oder ein Telefax-Server beteiligt ist. Auch in diesem Fällen bedarf es nach Ansicht der Finanzverwaltung grundsätzlich einer qualifizierten elektronischen Signatur, um den Vorsteuerabzug auf Empfängerseite sicherzustellen. Gemäß einer Verfügung der Oberfinanzdirektion Chemnitz vom 21.08.2006 (S 7287a - 1/1 - St23) kann in diesen Fällen der Vorsteuerabzug jedoch auch durch die Verwendung eines 2D- Barcodes sichergestellt werden.

10. Was ist bei Rechnungen via EDI zu beachten?

Neben der Rechnungsübermittlung per E-Mail bzw. Telefax sieht das Umsatzsteuergesetz ergänzend vor, dass Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen auch per EDI (Electronic Data Interchange) übermittelt werden können. Diese häufig im Mittelstand praktizierte Variante setzt voraus, dass ebenfalls die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet sind sowie ergänzend eine zusammenfassende Rechnung über einen bestimmten Zeitraum übermittelt wird. Das Erfordernis einer zusammenfassenden Rechnung soll durch das geplante Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung (Steuerbürokratieabbaugesetz künftig entfallen.

11. Gibt es Ausnahmen bei elektronischen Rechnungen?

Ja, z.B. bei Fahrausweisen. Diese bedürfen, wenn sie im Online-Verfahren abgerufen wurden, keiner qualifizierten elektronischen Signatur. Jedoch muss sichergestellt sein, dass eine Belastung auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt und die Rechnung als Papierausdruck entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt wird.

12. Benötigt man auch eine Sammelrechnung, wenn der eigentliche EDI-Datensatz bereits mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist?

Das Erfordernis einer zusammenfassenden Rechnung scheint dann entbehrlich, wenn bereits der EDI-Datensatz seinerseits qualifiziert elektronisch signiert ist. Da dies jedoch innerhalb der Finanzverwaltung nicht abschließend geklärt ist, bedarf es zur Würdigung des Vorsteuerabzugs einer Betrachtung des jeweiligen Einzelfalles. Das Erfordernis einer zusammenfassenden Rechnung soll durch das geplante Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung (Steuerbürokratieabbaugesetz künftig vollständigentfallen. Das geplante Inkrafttreten des Gesetzes ist der 1. Januar 2009.

13. Ist das Verfahren der elektronischen Rechnungsübermittlung auch im Massenverfahren zulässig?

Ja, der Signaturinhaber darf die qualifizierte elektronische Signatur auch für einen bestimmten Zeitraum oder eine vorher bestimmte Anzahl von Signaturvorgängen freischalten. Genaue Angaben dazu existieren nicht, in der Praxis werden die Empfehlungen ausgesprochen, einen Zeitraum von 30 Tagen nicht zu überschreiten. Die Freischaltung einer vorgegebenen Menge ist abhängig vom Einzelfall. Bezüglich eines Massensignaturverfahrens gelten nochmals erhöhte Sicherheitsvoraussetzungen.

14. Bedarf es zur elektronischen Rechnungsübermittlung der Zustimmung des Empfängers?

Die elektronische Rechnungsübermittlung setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Diese kann allerdings auch stillschweigend durch konkludentes Handeln erfolgen. Es empfiehlt sich allerdings, die Zustimmung vorab (schriftlich) einzuholen.

15. Welche Auswirkungen hat es, wenn nicht jede Signatur beim Eintreffen der Rechnung überprüft wird?

Wenn nicht alle Prüfschritte (wie insbesondere in Ziffer II.3 beschrieben) durchgeführt werden, kann nicht abschließend sichergestellt werden, dass eine ordnungsmäßige Rechnung vorliegt. Insofern besteht die Gefahr, den Vorsteuerabzug versagt zu bekommen.

Ein ähnliches Problem wird darin gesehen, wenn die Prüfung erstmalig bspw. im Rahmen einer Jahre später durchgeführten Außenprüfung stattfindet. Da bis zu diesem Zeitpunkt grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich war (aber dennoch vorgenommen wurde), ist ggf. mit einer Rückforderung oder Verzinsung zu rechnen.

16. Kann man eine elektronische Rechnung einfach ausdrucken und wie eine Papierrechnung behandeln?

Nein, das ist nicht möglich. Und von der Vorgehensweise, den Ausdruck vor der Ablage nochmals zu falten, um eine postalische Übermittlung anzudeuten, sei dringend abzuraten. Eine elektronische Rechnung muss jederzeit auf die gesetzlichen Anforderungen hin überprüfbar bleiben, was insbesondere die vorhandene Signatur betrifft.

17. Die empfangenen elektronischen Rechnungen berechtigen offensichtlich nicht zum Vorsteuerabzug. Was kann ich tun?

Sollten die Rechnungen, die Sie erhalten, nicht die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen (z. B. keine Signatur enthalten), ist es empfehlenswert, mit dem Aussteller der Rechnung in Kontakt zu treten und eine ordnungsmäßige Rechnung zu fordern bzw. die technischen Voraussetzungen für einen ordnungsgemäßen Rechnungsversand zu schaffen.

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