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Finanzprozesse as a Service

Grenzgänger - Zwischen proprietärer Software und Outsourcing

27.10.2011

Die Optimierung von Finanzprozessen geht oft einher mit erheblichen Investitionen in Software und Restrukturierungen. Auf der einen Seite müssen Unternehmen heute Kompromisse bei Investitionen vermeiden und die Kontrolle über ihre Prozesse gewährleisten, auf der anderen Seite jedoch ihre Finanzprozesse in Zeiten von Globalisierung und steigender Abhängigkeiten internationaler Märkte effizienter gestalten. Financial Processes as a Service bietet hierfür die ideale Basis, unmittelbaren Erfolg aus der Umstellung der Prozesse zu ziehen, ohne Kontrollverlust fürchten zu müssen.

Finanzprozesse as a Service

Unternehmen müssen bei der Umsetzung eines Projekts mehr als nur die direkten Kosten von "Make or Buy"-Entscheidungen im Blick haben und dafür auch über den Tellerrand klassischen Outsourcings auf der einen oder proprietärer Software auf der anderen Seite hinaus denken. Vielmehr sollten Unternehmen das Optimierungspotenzial der Prozesse als Ganzes im Blick haben, weniger die einzelnen Stellschrauben die dies ermöglichen. BPO und on demand-Dienste sind die Grundpfeiler von Prozessoptimierung in Unternehmen generell, aber insbesondere im Hinblick auf die Finanzprozesse. Jedes Jahr werden in Europa laut den Analysten von Billentis rund 30 Milliarden Rechnungen verschickt. Dies stellt einen erheblichen Kostenpunkt im Rechnungseingang sowie -ausgang dar, über den sich die wenigsten Unternehmen Gedanken machen. Der Rechnungsprozess wird intern oftmals stiefmütterlich behandelt und Ressourcen-ineffizient abgewickelt.

Die eigentlichen Kosten sind den wenigsten Entscheidern im Unternehmen bekannt. Dabei können gerade diese Kosten durch den Einsatz von on demand-Diensten schnell und effizient in der Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister reduziert werden. Gerade bei gewachsenen, heterogenen Strukturen helfen flexible Lösungen die Strukturen zu vereinheitlichen und die Effizienz zu steigern. Schwankende Rechnungsvolumina sind nicht mehr Problem des Unternehmens, sondern können mit Hilfe eines on demand-Dienstleisters effizient abgegeben werden, ohne dabei die Kontrolle wie beim klassischen Outsourcen aus dem Unternehmen zu geben.

Die Rechnung geht auf

Die Gleichung ist einfach: Das Unternehmen entscheidet selber, wieviel Kontrolle und wieviel der eigenen Prozesse es an einen externen Dienstleister abgeben möchte, während es als direkte Auswirkungen die sinkenden Kosten seiner Prozesse beobachtet. Hierbei kann es sich um die gesamte Abwicklung des Rechnungseingangs sowie -ausgangs handeln oder eben Teilprozesse wie die Digitalisierung eingehender Papierrechnungen. Ein erfahrener Dienstleister mit großem Netzwerk kann einzelne Prozesselemente einfach und schnell implementieren und dabei die Strukturen des jeweiligen Auftraggebers berücksichtigen. Dafür ist es wichtig, sich den gegenwärtigen Prozess genau anzuschauen und sein jeweiliges individuelles Optimierungspotenzial zu erkennen. Dies kann sowohl die Zentralisierung gewisser Teilprozesse oder deren Konsolidierung etwa in Shared Service Centern als auch die Standardisierung oder Industrialisierung des gesamten Prozesses umfassen.

Beispiel Purchase to Pay: Prozesskosten werden variabel

Das Zentralisieren verschiedener Prozesse über Abteilungs- und Kostenstellengrenzen hinweg in Financial Shared Service Zentren bietet großes Einsparpotenzial. Doch die effektive Verarbeitung von Eingangsrechnungen steht in vielen Unternehmen noch am Anfang. Denn die Grundlage für eine effiziente Verarbeitung von Rechnungen an einem zentralen Ort ist, dass alle Dokumente im selben digitalen Format vorliegen. Dennoch werden laut einer aktuellen Umfrage von Itella nur 15 Prozent der Rechnungen im Posteingang in Europa zur späteren Bearbeitung digitalisiert. Hier klafft also eine große Lücke. Den kompletten Empfang von Rechnungen von heute auf morgen zu digitalisieren, ist jedoch schwer. In der Praxis hat sich daher ein evolutionäres Vorgehen bewährt. Dieses erlaubt dem Empfänger die Digitalisierung der gesamten Debitor-Korrespondenz, ohne dass die Rechnungssteller ihren Versand umstellen müssen. Dabei ist es auch egal, ob die Rechnungen auf Papier, via EDI oder als E-Mail eingehen.

So werden Papierrechnungen beispielsweise von einem Dienstleister wie Itella eingescannt, via Optical Character Recognition intelligent ausgelesen und in einem einheitlichen Datenformat an den Empfänger weitergeleitet. Die Kosten entstehen dabei nur in Höhe des Transaktionsvolumens. Zudem unterstützen erfahrene Dienstleister den Kunden dabei, die Anzahl der von vornherein elektronisch eingehenden Rechnungen zu erhöhen, indem die Einstiegshürden gesenkt werden, sowie die Rechnungen in elektronische Freigabe-Workflows eingebunden werden. Das Unternehmen wandelt damit auf einen Schlag alle fixen Prozesskosten in variable um, da es selber keine Soft- oder Hardware für diesen Prozess vorhalten muss. Gleichzeitig gibt es jedoch nur genau so viel Kontrolle über seine Prozesse an den Dienstleister ab, wie sie es in der gegenwärtigen Situation möchten. Dank eines modularen Aufbaus können zusätzliche Services wie Workflows oder der Rechnungsausgang jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt hinzugebucht werden.

Wo ist mein Unternehmen 2012?

Wenn ein Unternehmen sich über Prozessoptimierung in der Finanzabteilung Gedanken macht, sollte es sich vor Augen führen, wo es in zwei, fünf oder gar zehn Jahren stehen möchte. Gemeinsam mit einem erfahrenen Partner sollte eine Roadmap mit realistischen Zielen entworfen und individuelle Strategien entwickelt werden. So wird die Zusammenarbeit so flexibel wie möglich gestaltet und der Software-as-a-Service Gedanke in die Finanzprozesse getragen.