Know How

Factoring-Software von fidis bei Coface Finanz

02.11.2011

Die Coface Finanz GmbH bietet, als einer der größten Factoring-Dienstleister auf dem Markt, ein spezielles Produkt für Kleinkunden an. Entscheidend für dessen Erfolg ist die Minimierung der Kosten durch eine intelligente Automatisierung der Prozesse. Gleichzeitig musste ein Weg gefunden werden, ein mögliches Ausfallrisiko zu reduzieren. Mit Hilfe einer speziellen Factoring-Software kann Coface Finanz diese Anforderungen erfüllen.

Der Factoring-Markt boomt. Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile, die diese einfache und schnelle Form der Liquiditätsbeschaffung ihnen bietet. Das Marktpotential für die Factoringbranche ist also gewaltig. Allein im vergangenen Jahr wurde in Deutschland ein Zuwachs von fast 40 Prozent verzeichnet. Die große Zahl der Factoringanbieter konzentriert sich dabei allerdings auf ein und dasselbe Produkt: Das Inhouse-Factoring für Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 10 Millionen. Hier herrscht derzeit ein enormer Konkurrenzdruck bei zum Teil sinkenden Margen. Für die Factoring-Dienstleister bedeutet das: Wer im Markt bestehen will, muss seine Kosten niedrig halten und neue Produkte entwickeln, um neue Zielgruppen zu akquirieren.

Die Coface Finanz GmbH hat sich diesen Herausforderungen gestellt und so den eigenen Erfolg nicht nur stabilisiert, sondern weiter ausgebaut. Das Unternehmen gehört zu Coface Deutschland und ist mit einem Factoring-Volumen von 31,5 Milliarden Euro und einem Umsatz von 91,3 Millionen Euro im Jahr 2010 deutscher Factoring-Marktführer. Wesentliche Grundlage dieses Erfolges ist der Einsatz der Factoring-Software " FACT.pilot " von fidis.

Enorme Datenmengen

Coface Finanz nutzt die Lösung FACT.pilot seit über zehn Jahren. Und das aus gutem Grund. Im Factoring-Geschäft fallen täglich enorme Mengen an Daten an: Rechnungen, Stammdaten von Debitoren und Kunden, Angaben zu Limiten und Auszahlungsvorgängen. Diese möglichst schnell und trotzdem sicher zu bearbeiten ist entscheidend für den Erfolg. Eine hochgradig automatisierte Lösung auf Basis einer geschlossenen Finanzbuchhaltung, wie sie in der Industrie seit langem üblich ist, ist hier am besten geeignet.

In der Banken- und Factoringbranche dominieren allerdings immer noch Lösungen auf Basis selbstentwickelter Individual-Software. Die Arbeit mit solchen Systemen ist aber nicht nur enorm aufwändig und ineffizient – sie ist auch hoch riskant, denn sie genügt nicht den strengen Vorgaben, die die BaFin an die Buchhaltung von Factoring-Gesellschaften stellt.

Kosten pro Arbeitsschritt senken

In einer Excel-Tabelle ist jederzeit eine Änderung z.B. eines Datums möglich ohne, dass dies zurückverfolgt werden kann – es liegt also kein buchhalterisch geschlossenes System vor. Nur ein solches aber ist wirtschaftsprüfungsfähig. Hinzu kommt: Mit einer Individual-Software lassen sich die Kosten pro Arbeitsschritt nicht senken, da der Bearbeitungsaufwand groß ist und immer wieder neue Anpassungen vorgenommen werden müssen. Wenn die Margen fallen, müssen die Abläufe effizienter werden. Da müssen komplexe Buchungsvorgänge in Echtzeit erzeugt und zuverlässig verarbeitet werden. Mit einer Individual-Software ist das niemals möglich.

Auch aus diesen Gründen entschied sich die Coface Finanz für FACT.pilot, einer Standardsoftware auf ERP-Basis. Sie basiert auf der weltweit führenden ERP-Software SAP R/3. Der Vorteil: eine ERP-Software automatisiert die Prozesse und führt zu mehr Effizienz. Gleichzeitig bietet ein solches System genügend Flexibilität, um neue Dienstleistungs-Produkte zu entwickeln. Der modulare Aufbau von FACT.pilot gewährleistet dabei eine schnelle Implementierung in dem für den Factor benötigten Umfang. Viele Factoring-Unternehmen fürchten hohe Kosten und lange Einführungszeiten beim Einsatz von ERP-Systemen. Wir haben mit FACT.pilot eine Lösung für Factoring-Unternehmen entwickelt, die selbst kleinen Organisationseinheiten gerecht wird.

Hoher Finanzierungsbedarf im Kleinkundengeschäft

Nachdem die Coface Finanz FACT.pilot zunächst als Standardprodukt für das Geschäft mit den Inhouse- und größeren Full-Service-Kunden nutzte, entwickelte man vor zwei Jahren in enger Zusammenarbeit mit der fidis GmbH ein völlig neues Geschäftsmodell. Finanzierungsprodukt, Prozesse und Software wurden dabei genau auf einander abgestimmt. Es entstand ein Angebot, das es in dieser Form noch nicht auf dem Markt gab: Mit Coface Finanz@dvantage wollte die Coface Finanz auch kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 5 Millionen erreichen.

Bei kleineren und mittelständischen Unternehmen besteht immer noch ein hoher Finanzierungsbedarf, da die Unterstützung seitens der Banken in diesem Kundensegment eher zurückhaltend ist. Allerdings spielte die IT und ein hohes Maß an Automatisierung hierbei eine ganz entscheidende Rolle. Denn der Umsatz muss bei Kleinkunden über die Masse erwirtschaftet werden. Die Voraussetzung für den Erfolg war daher eine schnelle und effiziente Abwicklung, die gleichzeitig alle Sicherheiten gewährleistet. Andere Factoring-Anbieter waren aufgrund dieser hohen Anforderungen bereits mit ähnlichen Produkten gescheitert.

Rechnungen verifizieren

Coface Finanz aber setzte von Anfang an auf die enge Zusammenarbeit mit dem langjährigen und zuverlässigen Partner fidis. Innerhalb von nur neun Monaten wurde Coface Finanz@dvantage entwickelt, die Prozesse definiert und FACT.pilot gleichzeitig so angepasst, dass es die Anforderungen des Kleinkundengeschäftes erfüllte. Besonders wichtig war es, das Ausfallrisiko durch eine konsequente Rechnungsverifizierung von Beginn an zu minimieren. Da kleinere Kunden mit wenig Eigenkapital dem Factoring-Unternehmen eine höhere Ausfallwahrscheinlichkeit aufweisen, muss der Factor eine gute Zusammenarbeit über die Qualität der Forderungen steuern und gewährleisten. D.h. Rechnungen müssen auf ihren Eingang beim Debitor hin geprüft werden. Denn nur bei ordnungsgemäß eingegangenen Rechnungen hat das Factoring-Unternehmen Anspruch auf deren Bezahlung.

Zur Rechnungsverifizierung wurde in FACT.pilot ein Ampelsystem integriert, das den Grad der Verifizierung darstellt. Jeder Kunde ist mit einer Bestätigungsquote hinterlegt, bei der die Auszahlung erfolgen darf. Steht die Ampel auf rot, wurden nicht genügend Rechnungen verifiziert – eine Auzahlung kann dann nicht erfolgen. Bei gelb wird nur in bestimmten Fällen ausgezahlt und bei grün steht einer taggleichen Auszahlung nichts im Wege. Die Verifizierung führt Coface selbst über eine professionelle telefonische Ansprache mit Hilfe der konzerneigenen Debitorengesellschaft durch, der eine schriftliche Bestätigung der Salden durch den Debitor folgen muss.

Vollautomatisierter Prozess

Eine weitere Anforderung an die Software war die absolute Standardisierung der Prozesse. Bei einer sehr hohen Anzahl an Kunden mit einer großen Menge an Debitoren fallen enorm viele Belege an. Nur mittels eines hohen Automatisierungsgrades der Prozesse ist eine solche Massenabfertigung zu bewältigen. Die bereits vorhandene Standardisierung der Software wurde genau auf das neue Factoring-Produkt angepasst, so dass bei den Parametern keinerlei Änderungen mehr nötig sind. Alles wurde vereinheitlicht: der Preis, die Leistung und die Umsetzung. Das Factoring-Verfahren wurde so zu einem vollautomatisierten Prozess: Auf dem Bildschirm erkennt der Coface-Mitarbeiter, wann ausgezahlt werden muss und gibt die Auszahlung mit einem Klick frei. Dann werden die Gelder zur Zahlung angewiesen.

Auch ein aufwändiges Genehmigungsverfahren gibt es im Kleinkundengeschäft nicht mehr. Das würde die Abläufe zu sehr verzögern. Auch hier wurden die Prozesse standardisiert. Dennoch muss gewährleistet sein, dass laufend ein kontrollierender Blick auf die aktuellen Daten des Kunden geworfen werden kann. Die Einzelsuche nach den relevanten Daten aus dem System dauert allerdings zu lang. Aus diesem Grund entwickelte fidis in enger Abstimmung mit Coface Finanz ein spezielles Risiko-Tool, das alle Kundendaten, wie z.B. Debitorenstrukturen und Limite, in einer Maske aufbereitet. Der Commercial Account Manager hat die Kundendaten so stets im Blick und kann kurzfristig entscheiden, welche Maßnahmen zu treffen sind.

Outsourcing der Buchungsprozesse

Eine ganz wesentliche Beschleunigung für die Coface Finanz bedeutet auch das Outsourcing der Buchungsprozesse. Alle Belege und Daten werden von Mitarbeitern der fidis GmbH im System erfasst. Das ist eine enorme Zeitersparnis. Insbesondere, da die Daten von Kunden oder Debitoren häufig fehlerhaft sind. Bei der Erfassung müssen Adressen ergänzt und überprüft werden. Ein immenser Aufwand, von dem der Factor nun völlig befreit ist. Die Coface Finanz erhält letztlich nur die Konten, um diese in das eigene Hauptbuch zu buchen. Und die Commercial Account Manager steuern die Auszahlungen. Einfacher geht’s nicht.

Die Zusammenarbeit mit fidis hat sich für Coface Finanz erneut bewährt: Das Kleinkundenangebot Coface Finanz@dvantage ist ein voller Erfolg. Allein in den ersten fünf Monaten diesen Jahres konnte die Coface in diesem Segment 88 Neukunden gewinnen; seit Produktstart wurden 312 Neuverträge mit fidis umgesetzt. Und letztlich diente die enge Zusammenarbeit noch einem weiteren Zweck: Während der Produktentwicklung wurden Prozessschritte von fidis dokumentiert und alle Anforderungen abgebildet. Dies ist für das Qualitätsmanagement auch rückblickend ein entscheidender Aspekt.