Einfache Planung zur Einführung eines DMS oder ECM - Teil I

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Teil 1 von 3: Von Beratern, dem richtigen Projektstart und der Budget-Frage

Der erste Schritt zur Einführung eines Dokumenten- oder Enterprise Content Management Systems (DMS/ECM) besteht darin, die Probleme im Unternehmen zu erkennen, die ein solches System erforderlich machen. Anschließend kümmert sich ein Projektbeauftragter oder ein entsprechendes Team um den erfolgreichen Start. Bereits in dieser Anfangsphase müssen die Weichen richtig gestellt werden, denn wer jetzt falsche Wege wählt, wird die Konsequenzen tragen müssen. Doch wie geht man hier auf Nummer sicher? Der folgende Artikel soll dabei helfen, ein DMS/ECM-Projekt in die Wege zu leiten. Dafür gibt er einen Einblick in typische Fehler beim Projektstart und zeigt auf, wie sich diese vermeiden lassen. Er bietet alle wichtigen Eckpunkte, die für ein solches Projekt zu beachten sind, und damit die Grundlage für eine sachliche Einschätzung der eigenen Situation im Unternehmen - auch wenn das vielleicht bedeutet, von der Einführung eines DMS oder ECM-Systems wieder Abstand nehmen zu müssen.

Es sind häufig die Mitarbeiter eines Unternehmens, von einfachen Angestellten bis zu Managern oder Geschäftsführern, die feststellen, dass das Unternehmen den Anforderungen nicht mehr gerecht werden kann. Um hier Abhilfe zu schaffen, stellen Unternehmen aber oft lieber Mitarbeiter ein, als sich für eine Software-Lösung zu entscheiden. Die Geschichten über gescheiterte Systemeinführungen und die zugrunde liegende Fehlleistung der Mitarbeiter führen dazu, dass es extrem schwierig wird, selbst für unproblematische Software-Lösungen Fürsprecher zu finden.

Deshalb ist es äußerst wichtig, sich gut vorzubereiten. Im Folgenden werden einige Punkte benannt, die auch im Verlauf eines Projekts von den verschiedenen Anbietern erfragt werden. Wer die Informationen dieses Artikels berücksichtigt, wird weniger Probleme mit den Anbietern haben und eine sorgfältigere Planung durchführen.

Im vorliegenden Teil geht es um die Einschätzung und den richtigen Start eines Projektes, um die Rolle von neutralen Unternehmensberatern und um die kritische Budget-Frage. Hierbei wird auch das Thema der kostenlosen Lösungen auf dem Markt angesprochen.

Der zweite Teil des Artikels, der am 25. August erscheint, beschäftigt sich damit, wie man am besten eine Entscheidungsgrundlage für den Kaufentscheider im Unternehmen zusammenstellt, wie man Anforderungen definiert und einen realistischen Zeitrahmen festlegt und auch einhält. Im dritten und letzten Teil wird auf die Präsentation vor Ort und das Thema Vorabschulungen eingegangen. Weiterhin wird dargelegt, worauf bei der Überprüfung von Prototypen und Testversionen zu achten ist und wie umfassend ein Angebot sein sollte. Der Beitrag endet mit der Entscheidungsfindung und stellt außerdem eine einfache Projektcheckliste zur Verfügung. Anhand dieser können Unternehmen prüfen, ob sie die Kriterien und Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt mitbringen.

Berater springen ein, wo das notwendige Know-how fehlt

Nicht jeder Mitarbeiter ist ausgebildeter DMS/ECM-Spezialist. Woher bekommt man also eine Ahnung, auf was man achten muss, wie und welche Anforderungen man dokumentiert, wie das Projekt aufzubauen ist und welche Anbieter es gibt?

Ist kein fachliches Know-how, dafür aber etwas Kapital vorhanden, empfiehlt es sich, ein unabhängiges Beratungsunternehmen einzuschalten. Es stehen zahlreiche seriöse Unternehmen zur Auswahl, wie die BARC GmbH, dsk Beratungs-GmbH, Pentadoc, Project Consult oder Zöller & Partner. Es gibt natürlich noch einige mehr, es würde aber zu weit führen, alle zu nennen. Informationen zu Beratern, aber auch zu Anbietern, sind bei Verbänden erhältlich, z.B. dem VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.

DMS-Anbieterübersichten sind in der Regel bei den genannten Beratungsunternehmen und Verbänden verfügbar. Ebenso gibt es noch einige Web-Seiten mit Marktübersichten, die zusätzliche Informationen bieten, wie www.Contentmanager.de, www.Documanager.de oder www.Benchpark.de .

Einführung einer DMS/ECM-Software ist immer ein Projekt

Die Einführung eines Software-Produktes muss als Projekt durchgeführt werden. Ein Projekt bedeutet eine Planung und strukturierte Durchführung des Vorhabens. Es ist keinesfalls mit dem Kauf einer Software "erledigt".

Die Einführung einer Software ist mit umfangreichen Maßnahmen und einschneidenden Veränderungen in einem Unternehmen verbunden:

• Bisherige Arbeitsweisen verändern sich – Mitarbeiter werden sich aus Selbstschutz gegen diese neuen Arbeitsweisen wehren
• Es müssen viele Mitarbeiter (Entscheider, Abteilungsleiter, etc.) anfänglich zusätzliche Arbeitszeit aufwenden
• Es müssen vielleicht aufwendige Implementierungen in bestehende andere Anwendungen programmiert oder eingeführt werden
• Es müssen langfristige Ausgaben getätigt werden, beispielsweise durch Update- und Supportverträge

Die problematische Budget-Frage

Oft werden Vertriebsmitarbeiter von Software-Lösungen am Telefon gefragt: "Ihre Software sieht gut aus, wie teuer ist die denn?". Das ist der Zeitpunkt, an dem der Vertriebsmitarbeiter die Augen verdreht. Schließlich geht man auch nicht zu einem Autohändler und fragt den Verkäufer: "Ich will ein Auto kaufen, wie teuer ist das denn?". Denn darauf wird man verschiedene Antworten erhalten, aber keinen konkreten Preis. Es sei denn, er hat DEN alten Golf, den er dringend loswerden will. Der Autoverkäufer muss viele Faktoren kennen, um einen Preis zu nennen. Genauso geht es dem Software-Vertriebsmitarbeiter – der Kauf eines Autos lässt sich also gut mit dem Erwerb eines DMS/ECM-Systems vergleichen.

Häufig machen Interessenten nicht nur den Fehler, zu erwarten, dass es "aus dem Ärmel geschüttelt" einen Preis für eine Lösung gibt – das ist schon aufgrund der höheren Komplexität nicht möglich. Darüber hinaus vergessen sie erstaunlicherweise auch oft, ihre Einsparungen durch die Nutzung einer IT-Lösung zu berechnen. Denn in der Regel "verbrennen" Unternehmen pro Monat pro zehn Mitarbeiter die Kapazität von zwei bis drei Mitarbeitern, alleine nur durch das Suchen von Dateien und Informationen. Hier eröffnen sich enorme Einsparpotenziale. Wird allein dieses Geld zusammengerechnet, ergibt sich bereits ein Anhaltspunkt für den möglichen Investitionsrahmen für eine Software-Lösung.

Viele Unternehmen nehmen keine Budgetierung vor, insbesondere der untere Mittelstand und kleine Unternehmen. Somit müssen sie Geld zusammensuchen, welches sie ausgeben können, und eine Lösung im ECM/DMS-Sektor bedeutet in der Regel eine aufwendigere Einführung und damit erhebliche Investition. Um eine möglichst realistische Preisvorstellung zu bekommen, sollten zunächst alle Anforderungen und Rahmenbedingungen zusammengestellt und den Vertriebsmitarbeitern genannt werden. Auf dieser Grundlage können sie konkrete Kosten nennen.

Für die Berechnung des Einsparpotenzials der Lösung reicht es meist schon, simple Material-, Zeit- und Personalkosten zusammenzuzählen. Eine solche Rechnung kann Entscheidern helfen und für eine bessere Budgetierung sorgen. Zu bedenken gilt es außerdem, dass neben den quantitativen Einsparungen auch nicht quantifizierbare Verbesserungen, z.B. ein Qualitätsgewinn und beschleunigte Prozesse im Unternehmen, mit ins Gewicht fallen.

Besteht man trotzdem im Vorfeld auf einen Preis vom Anbieter, handelt es sich dabei maximal um eine grobe Einschätzung. Entweder ist der Preis aus Sicherheitsgründen so überzogen, dass dieser außerhalb eines bezahlbaren Rahmens liegt (obwohl die Lösung von allen am Besten die Anforderungen erfüllen würde), oder der Preis enthält viele Leistungen nicht, damit er ausreichend niedrig ist, um "im Boot" für das Projekt zu sein. Deshalb ist es wichtig, zuerst die Anforderungen zu definieren und die Einsparungen zu ermitteln, und dann die Angebote zu bewerten.

Es gibt doch so viele kostenlose Lösungen?

Ein wunderbares, heikles Thema ist der Konflikt zwischen kommerziellen Produkten und augenscheinlich kostenlosen Lösungen, wie Open Source.

Softwareprodukte für Unternehmen werden in der Regel nicht aus Wohltätigkeit entwickelt. Fast alle Produkte – kostenpflichtig oder augenscheinlich kostenlos – sind kommerziell. Hinter einem Produkt sollten ein Unternehmen und seine Mitarbeiter stehen. Das Unternehmen muss sich finanzieren. Die Finanzierungsart ist dabei unterschiedlich. Es gibt zahlreiche Modelle für kommerzielle oder freie Lösungen, beispielsweise:

• Einmaliger Produktkauf (+ Servicevertrag für Updates und Support)
• Leasing oder Miete
• Kostenloses Grundprodukt, aber oft teurere Serviceverträge und Dienstleistungen als Pflicht sowie oft kostenpflichtige Zusatzmodule von Partnern um fehlende Funktionen zu kompensierenEgal, für welches Modell Unternehmen sich entscheiden: Es ist wichtig, auf die Langfristigkeit und Sicherheit der Investitionen zu achten, und darauf, dass sie ein Produkt bei einem seriösen Anbieter erwerben und nicht bei einer 2-Mann Studenten-Firma, die irgendwann ihres Weges gehen. Je größer das Unternehmen ist, desto teurer ist der Preis für die Lösung.

Viele kostenlose oder kostengünstige Lösungen entpuppen sich oft später durch umfangreiche Dienstleistungen und Folgekosten als teurere Lösung. Daher ist es sehr wichtig, dass der Anbieter ALLE notwendigen Kosten, z.B. über fünf Jahre, mit allen Leistungen in seinem Angebot aufführt. Beispielsweise kann ein Servicevertrag für Updates und Support pro Jahr mit 10% vom Lizenzwert mit unlimitierte Anzahl von Supportanfragen deutlich günstiger sein, als limitierte teure Support- und Dienstleistungskontingente freier Softwarelösungen.

Ebenso fehlen bei den freien Softwarelösungen oft gute Dokumentationen. Anpassungen, die kommerzielle Lösungen schon als Funktionen beinhalten, sind meistens nur gegen kostenpflichtige Dienstleistungen erhältlich. So entpuppt sich eine kommerzielle Lösung oft nach einiger Zeit schon als deutlich günstiger als anfänglich kostenfreie Softwarelösungen.

Dies ist eine wichtige Basisinformation für eine erfolgreiche Kaufentscheidung ohne böse Überraschungen. Welche Informationen noch vor einer endgültigen Entscheidung zusammenzutragen sind, wie man Anforderungen definiert und einen realisierbaren Zeitrahmen aufstellt, wird im zweiten Teil berichtet, der am 25. August erscheint.