ECM Trends für 2012
ECM Experten kommen zu Wort
In diesem Documanager.de Roundtable zeigen führende Experten der ECM Branche die Enterprise Content Management Trends 2012 auf. Bernhard Zöller, Dr. Ulrich Kampffmeyer, Dr. Michael Duhme, Jens Büscher und Experten des VOI kommen zu Wort.
ECM Trends 2012 - Statement von Bernhard Zöller
Bernhard Zöller ist Geschäftsführer der Zöller&Partner GmbH, die er als neutrale, produkt- und anbieterunabhängige Beratungsfirma gründete. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrung mit elektronischer Archivierung und Dokumenten Management.
Abgrenzung DMS und Collaboration
Collaboration wird als Thema auch in 2012 allgegenwärtig sein. Die wesentlichen Gründe dafür sind die Anforderungen der Knowlegde Worker (nicht nur Sachbearbeiter) nach Dokumenten- und Content Management. Die funktionalen Anforderungen sind hier häufig komplett andere als in den klassischen DMS-Lösungen. Collaboration im Sinne von "Team Dokumenten Management" ist ein Einsatzfeld, auf dem die klassischen DMS-Lösungen mit Lösungen wie MS Sharepoint aber auch vielen anderen, zumeist rein Web-basierten Angeboten stark konkurrieren. Daneben gibt es auch eine Reihe von Collaboration-Funktionen, die mit klassischem DMS eher weniger zu tun haben wie Blogs und Wikis, Team- und Projektportale (virtuelle Projekträume), Anwendungs-Sharing inkl. Audio- ggf. auch Videoconferencing, die eher von Knowledge Workern als von Sachbearbeiten nachgefragt werden. Eine häufige Diskussion wird daher in 2012 die Abgrenzung DMS und Collaboration sein, weil man in beiden Umgebungen Dokumente "verwaltet", aber mit jeweils sehr unterschiedlichen Funktionalitäten.
Social Networks als "Know-How-Börse"
Die Ablage in und Zugriff auf statische Akten für Fachwissen wird Konkurrenz erhalten durch moderne Internet-Werkzeuge, in denen Dokumente und Unterlagen nicht nur einfach abgelegt und hoffentlich wiedergefunden werden. Vielmehr haben die modernen Werkzeuge Funktionen zur Kommentierung, zur echten Multi-User-Erstellung, semantischen Kategorisierung und Suche (nicht nur Attributsuche) und viele andere Funktionen mehr, die wir heute bereits aus dem persönlichen oder privaten Internet-Umfeld kennen.
Cloud/Outsourcing - Auslagerung von IT-Funktionen
Cloud ist als genereller IT-Trend nicht überhörbar. Ob das dauerhaft auch im Bereich ECM so bleibt, werden wir noch sehen. Fakt ist, dass das Thema Auslagerung von IT-Funktionen und Geschäftsprozessen bei vielen Anwendern mindestens diskutiert wird und mit der allgemeinen Cloud-Diskussion wird sich auch die Kenntnis zu Vor- und Nachteilen dieser Lösungen verbreiten. Und damit wird dann auch wieder eine Diskussion möglich sein, die sich primär mit den sachlichen Argumenten auseinandersetzt.
E-Mail-Archivierung und PC-Dateiablage in einem DMS
E-Mail-Archivierung und PC-Dateiablage in einem DMS statt im E-Mail oder File-System (auch gepusht durch die vereinfachte Vorsteuer-Abzugsfähigkeit bei elektronischen Eingangsrechnungen). Wenn ein Mitarbeiter Unterlagen nicht dort findet, wo er sie vermutet, hat das Unternehmen Kosten- und Ordnungsmäßigkeitsprobleme. DMS/ECM-Lösungen können diese Probleme lösen. Sensibilisiert durch die anhaltenden Compliance-Diskussionen wird Unternehmen zunehmend klar, dass im Bereich File-Systeme und E-Mail Ordnungsprobleme gelöst werden müssen
Dokumentformate für Scans: Weg von TIFF, hin zu PDF
Weg von TIFF, hin zu PDF. TIFF deckt im Gegensatz zu PDF seit Jahren viele Anforderungen nicht mehr ab. Volltextsuche, "effiziente" Farbfähigkeit, Multi-Client-Support, Formularfunktionen, Integrationen mit Hintergrundsystemen, XML-Attributstandards, etc. PDF ist daher das Mittel der Wahl für die meisten "aber nicht alle" langfristig aufzubewahren Unterlagen. Nur: Manche Hersteller haben nach wie vor sehr TIFF-lastige Erfassungs- und Anzeige-Komponenten.
Mobile Anwendungen
Die Knowledge-Worker wollen von überall Rechnungen freizeichnen und Dokumente und Akten sichten, nicht nur am verdrahteten Arbeitsplatz. Warum geht für DMS nicht, was für E-Mail selbstverständlich ist? Wer professionell mit Dokumenten arbeiten muss, will die gleiche Verfügbarkeit wie bei seiner E-Mail: Jederzeit/Überall. Überall heißt nicht nur geografisch, sondern auch auf alternativen, ergänzenden Client-Plattformen. Problem für die Anbieter: Was ist wirklich Umsatz-relevant, wo lohnen sich die Entwicklungskosten für neue Plattformen, welche der zahlreichen mobilen Plattformen (iPhone und iPad erfordern eigentlich unterschiedliche Varianten, plus Android, Windows Mobile 7, und ggf. weitere) unterstützen und mit welchem Funktionsumfang?
...alle Trendaussagen von Bernhard Zöller
ECM Trends 2012 - Statement von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Gründer und Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine produkt- und herstellerunabhängige Beratungsgesellschaft für Enterprise Content Management (ECM), Business Process Management (BPM), Knowledge Management und andere DRT Document Related Technologies.
Es gibt keine eigenständigen ECM-Trends
Die ECM-Branche läuft nur den allgemeinen Informations- und Telekommunikations-Trends hinterher. Die ITK-Trends werden mühsam, mit Verspätung und nur teilweise in ECM umgesetzt. Hier spielen natürlich auch die Architektur der Lösungen und die abgebildeten Nutzungsmodelle eine wichtige Rolle. Man bietet ECM Clients auf mobilen Devices und Tabletts an, arbeitet an SaaS-Modellen und intergiert einige der Funktionen aus der Web-2.0-Welt, aber dies ist in der Regel kein grundlegender Wandel in Produkten, Produktstrategien und Marktauftritt. Herkömmliches ECM gilt deshalb bei vielen bereits als veraltete Inhouse- Strategie.
Mobile, Cloud & Social dominieren
Alle ITK-Trends – auch bei ECM – werden von der neuen Troika Mobile, Cloud & Social dominiert. Diese drei Trends ziehen alle anderen nach sich. Mobile verändert Benutzerverhalten und macht Information jederzeit und überall verfügbar – Mobile wird von Krieg der Plattformen überschattet. Die Cloud bietet Anwendungen und Speicher um unabhängig von bisherigen Inhouse-Anwendungen und mit neuen Preis-Modellen überall Information nutzen zu können – im Bereich SaaS kommen neue Anbieter in das ECM-Marktsegment. Social dringt in die Unternehmen ein und schafft neue Formen der Collaboration, des Wissensmanagements, der Informationsbeschaffung und der Kommunikation – mit Anwendungen für Social-Community- und Web-2.0-Features kommen jedoch nur wenige traditionelle ECM-Anbieter zum Zug.
ECM-Technologien stagnieren
Bei ECM hat sich wenig Eigenständiges im Bereich Technologie getan. Mobile, SaaS und E2.0 der Troika werden erst langsam implementiert. Die Legacy der bisherigen Lösungsansätze lässt sich nicht ohne weiteres überwinden. Bei Formaten hat sich PDF durchgesetzt, wird verstärkt beim Scannen benutzt und ist auch das Format der Wahl beim mobilen Erfassen mit Smartphones. PDF/A-2 ist das Format der Wahl für die Archivierung geworden. CMIS hat sich immer noch nicht durchgesetzt.
ECM wird in den Hintergrund der Wahrnehmung am Markt gedrängt
Blickt auf die Zukunft von ECM so zeigt sich, dass die Visionen von 2001 Wahrheit werden: Integration als Infrastruktur in die IT, Bereitstellung von Services allen Anwendungen und übergreifend nutzbare Speicherorte unabhängig von erzeugender Anwendung, Ort, Zeit, Anwender und ursprünglichem Nutzungsmodell. ECM verschwindet im Untergrund der Systeme in Gestalt von Diensten. Virtualisierung und Cloud verändern Speicherung und Archivierung von Informationen. Der Dokument-begriff wird aufgeweicht und moderne Lösungen nutzen, speichern und repräsentieren alle möglichen Formen von Informationsobjekten.
Das Anwender-Interesse an ECM setzt immer noch auf die gleichen Themen
Die Anwender interessieren keine neue Schlagworte – weder ECM noch Social Business sind von Interesse wenn es um die Anschaffung von Inhouse-Lösungen geht. Hier dominieren wie in der Vergangenheit elektronische Archivierung, Posteingang, elektronische Akte, Aufbewahrung steuerlicher und handelsrechtlicher Daten, E-Mail-Management, elektronische Rechnung, Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement mit Sharepoint, Konsolidierung von Speicher- und Archivsystemen, Migration und Workflow.
...alle Trendaussagen von Dr. Ulrich Kampffmeyer
ECM-Trends 2012 - Statement von Dr. Michael Duhme
Dr. Michael Duhme ist Mitarbeiter der windream GmbH. Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das ECM-System windream.
Mobile ECM
Ein ECM-Trend, der schon in den vergangenen Jahren zu verzeichnen war, setzt sich auch in 2012 weiter fort: Es ist die Mobilität. Immer mehr Anwender von ECM-Systemen fordern einen flexiblen Zugriff auf ihre Daten, die in einem ECM-System gespeichert sind. Flexibel heißt, dass wichtige Daten zum Beispiel auch auf Geschäftsreisen usw. zur Verfügung stehen müssen und der Zugriff nicht auf stationär gebundene Systeme beschränkt ist. Die Forderung nach Mobilität seitens der Anwender muss aber gleichzeitig auch den Aspekt der Datensicherheit einbeziehen, denn der Einsatz von DMS- bzw. ECM-Systemen kann nur dann im mobilen Einsatz sicher sein, wenn die Daten vor nicht autorisiertem Zugriff und Verlust zuverlässig geschützt sind.
Cloud Computing und Datenschutz
Datensicherheit gilt aber auch und insbesondere im Bereich des Cloud Computings, womit ein weiterer Trend bereits skizziert wäre. Cloud Computing kann als weiterer großer Trend im ECM-Sektor betrachtet werden. Unternehmen, die eine Auslagerung bzw. ein Outsourcing ihrer Dokumente in die Cloud in Erwägung ziehen, sollten bedenken, dass zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, um Daten in der Cloud zu schützen. Die Verantwortung für die Datensicherheit liegt nicht allein - wie viele Anwender immer noch glauben - in der Verantwortung des Cloud-Serviceanbieters, sondern ebenso beim Auftraggeber. Wer Datensicherheit wirklich ernst nimmt, sollte sich also genau überlegen, ob er seine Daten in fremde Hände legt. Denn moderne ECM-Systeme sind so einfach bedienbar und technologisch so ausgereift, dass Unternehmen auf eine Datenspeicherung in Cloud durchaus verzichten können - zugunsten einer Inhouse-Archivierung mit deutlich höherer Sicherheit.
Integration von Fachanwendungen in ECM-Systeme
Ein weiterer Trend besteht auch in der Integration von Fachanwendungen in ECM-Systeme. Vor allem im Bereich der Anbindung von ERP-Systemen an ECM-Lösungen besteht großer Bedarf in Unternehmen. Dieser Trend zeigt deutlich, dass von den Anwendern eine enge Verzahnung zwischen ECM- und klassischen DMS- sowie Archivierungslösungen verstärkt nachgefragt wird. In diesem Kontext spielen auch SAP-Integrationen eine zunehmend große Rolle bei den aktuellen ECM-Trends.
ECM Trends 2012 - Statement von Jens Büscher
Jens Büscher gründete und führte bis Mitte 2010 das ECM System DocuPortal. Ab Oktober 2010 gründete er das neue, VC unterstützte, Startup amagno, um seine Vision einer kombinierten Social Networking und Dokumentenmanagement Lösung mit einer neuen Ablagestrategie für den Mittelstand umzusetzen.
ECM in der Cloud
ECM wird im Mittelstand vermehrt in die Cloud verlegt. Cloud Lösungen reduzieren erhebliche Kosten, vor allem hohe Erstinvestitionen und sind durch umfangreiche Sicherheitstrategien oft sicherer als lokale In-House Lösungen. Die Skepsis gegenüber Cloud ist allerdings noch hoch. In den nächsten Jahren sind ECM Lösungen gefragt, die beide Formen (On-Premise und Cloud) anbieten und einen Migrationspfad von On-Premise auf Cloud aufweisen können.
Social Networking
ECM wird mit Social Networking angereichert (Social Workplace). Dies ist ein längst überfälliger Trend und spart nach unserer Erfahrung mit amagno Firmenintern teilweise über 50% der Mails und des dazugehörigen "Dateitransfermülls" auf den Mailservern ein. Desweiteren ist es für die Motivation junger Mitarbeitergenerationen unabdingbar, da diese selbstverständlich via Social Networks kommunizieren. Aus Sicherheitsbedenken werden bekannte offene Soziale Netzwerke im Unternehmen gesperrt. Als kontrollierter Bestandteil einer ECM Lösung dagegen wird dies für modern orientierte Unternehmen unabdingbar sein.
Startups im Bereich Collaboration, DMS, Social Media
Des weiteren werden 2012 zahlreiche neue Produktivitätstools als Startups im Bereich Collaboration, DMS, Social Media auf den Markt drängen. Der Fokus liegt hierbei, wie bei uns auch, auf Einfachheit der Lösungen (Schnelle in Betriebnahme, geringe Kosten, Multidevice-Fähigkeit (Client, Apps, Browser)). Die Zahl der ECM Lösungen wird dadurch eher ansteigen und sich nicht durch Konsolidierung verringern. Wer den Markt beobachtet, hat gesehen, dass seit 2010 Venture Capital in zweistelligem Millionenbereich in diese Startups investiert wurde. Die Ergebnisse werden ab 2012 sichtbar werden. Diese Lösungen werden nicht mehr den Begriff "ECM" verwenden.
ECM Trends 2012 - Statements der VOI-Experten
Nachfrage nach Outsourcing-Lösungen steigt
Claudia Felten, Leiterin des VOI Solution Centers Business Processes und Account Manager bei der TROPPER DATA SERVICE AG
Die Nachfrage nach Outsourcing-Lösungen wird im Jahr 2012 noch mehr an Bedeutung gewinnen. Business Process Outsourcing bringt eine enorme Entlastung der eigenen Ressourcen eines Unternehmens von Aufgaben, die außerhalb der eigenen Kernkompetenzen liegen und hilft somit, Kosten einzusparen und mehr Flexibilität zu erreichen. Dies betrifft vornehmlich große Mittelständler und Konzerne im Finanzdienstleistungsbereich, Telekommunikationsunternehmen, Pharma- und Automobilindustrie. Ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Outsourcing von Geschäftsprozessen ist die Auswahl eines renommierten BPO-Dienstleisters, der weitreichende Erfahrungen in den verschiedenen Branchen und Geschäftsfunktionen nachweisen kann. Vorrangig werden Prozesse im Bereich Rechnungs- und Personalwesen, Poststelle, IT, Lagerhaltung und Logistik ausgelagert.
iPads, Smartphones & Co. ersetzen Unterschriftenpads
Jörg-M. Lenz, Leiter des VOI Solution Centers elektronische Signaturen und Manager Marketing & Public Relations bei der SOFTPRO GmbH
Heute werden die meisten Unterschriften noch auf Unterschriftenpads aufgenommen, doch die Zahl der Unterschriften die auf iPads & Co. erfasst werden steigt rasant. Die Möglichkeiten für das Unterschreiben ohne Papier werden in rascher Folge immer zahlreicher. Es lohnt sich folglich auf Signatur-Lösungen zu setzen, bei der die Software unabhängig von der Hardware ist. So zeichnen sich folgende Trends ab:
Die heute, beispielsweise im Versicherungsbereich, noch übliche Kombination von Notebook und Unterschriftenpad dürfte in Zukunft durch Tabletts der iPad-Kategorie abgelöst werden.
Für die Dokumentation von Serviceleistungen könnten sich elektronische Belege auf Smartphones durchsetzen.
Der Point of Sale und Check-In-Counter sowie die Filialen der Banken dürften auf absehbare Zeit eine Domäne von Unterschriftenpads bleiben. Mehrere Versicherungen in Europa und Asien starteten bereits in 2011 mit Lösungen für die fallabschließende Bearbeitung elektronischer Anträge im Außendienst. Darunter befindet sich eines der größten Versicherungsunternehmen der Welt, das in der ersten Phase eine eigenes Sales Team mit mehreren Tausend Mitarbeitern mit iPads ausgerüstet hat. Auf den Tablets der Versicherer werden digitale Formulare heute elektronisch unterschrieben. Die eigenhändige Unterschrift wird auf dem iPad in ähnlicher Form erfasst, wie man dies bereits von Unterschriftenpads kennt. In die jeweiligen Anwendungen der Versicherungsgesellschaften wurden Apps zur Erfassung von Unterschriften und deren sicherer Einbindung in elektronische Dokumente, integriert.
Neue Kommunikationsplattformen fördern das Auseinanderdriften von Informationen
Sabine Lonien, Leiterin des VOI Solution Centers Integriertes DMS und Leiterin des Competence Teams EIM bei der SEVEN PRINCIPLES AG
Neue Kommunikationsplattformen wie z.B. (fachliche) Wikis, Fachforen, Twitter, Facebook fördern geradezu das Auseinanderdriften von Informationen, die in einem Kontext stehen, zu einem Vorgang gehören und die in der Prozessbearbeitung zur Verfügung stehen sollten. Zu den bisherigen Plattformen kommen also stetig weitere Informationssilos hinzu. Die Gefahr, dass damit Informationen verloren gehen, doppelt gehalten werden und dadurch nicht gefunden werden, ist entsprechend groß. Sehen wir mal davon ab, dass in den ERP Systemen der Unternehmen Unmengen an Daten liegen, so sind vor allem die Enterprise Content Management (ECM)-, (Web) Content Management(WCMS) -, Wissensmanagement (WM)- und Business Intelligent (BI) Systeme, in denen prozessrelevante Daten und Dokumente liegen.
Dort werden sie nach wie vor gespeichert, ohne zwischen ihnen einen einfachen und schnellen gemeinsamen fachlichen Bezug herstellen zu können. Um diese verschiedenen, stetig und unkoordiniert anwachsen Informationssilos zusammenzuführen investieren immer mehr Unternehmen in die Architektur ihrer Informationslandschaft. Dazu bedarf es Teams, die interdisziplinär zusammenarbeiten, um weitreichendere Konzepte im Informationsmanagement ausarbeiten und umsetzen zu können.
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