ECM-Marktpotentiale und was dahinter steckt
Die Entwicklung des ECM-Marktes in Deutschland, Österreich und der Schweiz war in der Vergangenheit vor allem von Wachstums- und Entwicklungsprognosen geprägt, die rein zahlenmäßig in der Regel deutlich unterschritten und verfehlt wurden. Dabei entwickelte sich der deutschsprachige ECM-Markt im 5-Jahres-Rückblick durchweg positiv und mit Wachstumsraten, die teilweise deutlich über dem IT-Branchendurchschnitt lagen.
Worin liegen die Abweichungen also begründet?
Grundsätzlich stammen die bekannten Prognosen zumeist von großen internationalen Research-Häusern, die mit wenig Berücksichtigung der eigentlichen Marktstrukturen Kennzahlen vergleichen, ableiten und publizieren. Dabei sind die Marktstrukturen in D A CH keineswegs mit amerikanischen oder kanadischen Strukturen vergleichbar und somit entsprechende Annahmen in Berechnungsmodellen eigentlich nicht möglich und führen zu verzerrten Abweichungen.
Wer somit zuverlässige Zahlen über den deutschsprachigen Raum ermitteln will, der muss es hier vor Ort tun! Genau dieser Herausforderungen nahm sich Pentadoc im Rahmen der aktuellen Marktpotentialanalyse 2011 an und führte hierzu detaillierte Analysen durch. Neben konkreten Zahlen für die Märkte in D A CH konnten so vor allem auch Erkenntnisse über den aktuellen Einsatz von ECM-Technologie sowie die Trends der kommenden drei Jahre gewonnen werden. In der Studie werden konkrete Daten zu Marktvolumen und Marktpotential der ECM-Märkte in D A CH aufgeführt. Zudem werden Marktanteile der einzelnen Hersteller und die Gesamtentwicklung des Marktes bewertet.
In einem kurzen Ausschnitt stellen wir Ihnen nachfolgend dar, welche Themen den Markt besonders bewegen und was sich für den Anwender dahinter verbirgt.
Der Lösungseinsatz von ECM in der Praxis
Gemäß aktuellster Erhebungen nutzen derzeit in Deutschland 70,3 %, in Österreich 62,1 % und in der Schweiz 59,5 % der Unternehmen Technologien im Bereich Dokumenten Management bzw. Enterprise Content Management. Blickt man rein auf diese Zahlenwerte, kann man von einer durchaus beachtlichen Verbreitung sprechen. Der Blick auf den konkreten Lösungseinsatz verdeutlicht jedoch, dass sich die meisten Unternehmen hiervon (> 70 % in D A CH) nach wie vor auf das reine Scannen und Archivieren konzentrieren. Während in der Schweiz und Österreich hiernach die elektronischen Akten den dritthäufigsten Komponentenbereich bilden, steht für Unternehmen aus Deutschland die E-Mail-Archivierung an dritter Stelle. In allen Ländern nutzen die meisten Unternehmen seit 2-5 Jahren entsprechende Technologien, was nach wie vor für sehr hohe Potentiale in weiteren Ausbaustufen spricht.
In Deutschland hat vor allem das Thema über "Elektronische Akten" in den vergangenen drei Jahren einen sehr hohen Zuwachs erreicht. Aber auch der Einsatz von Suchtechnologien hat stark zugenommen. Eine kontinuierlich hohe Nachfrage erhalten zudem Lösungen im Bereich Inputmanagement, wenngleich die Wachstumsraten als eher durchschnittlich aber dennoch beständig angesehen werden können.
Verglichen mit einer Pentadoc-Studie aus dem Jahre 2008 verzeichnet hinsichtlich des allgemeinen Marktwachstums vor allem der österreichische Markt den größten Zuwachs. Neben der am stärksten gestiegenen Verbreitung von DMS- und ECM-Lösungen zeigen österreichische Unternehmen derzeit vor allem auch die höchste technologische Affinität. So erhielten vergleichbar "junge Themen" wie der Einsatz des SharePoint Server im ECM-Umfeld sowie Lösungen im Bereich Cloud Computing in Österreich die höchste Aufmerksamkeit.
Und während die Märkte in Österreich und der Schweiz bei der Erhebung vor drei Jahren, rein thematisch betrachtet, in etwa zwei Jahre Rückstand auf Deutschland aufwiesen, ist der Marktfortschritt in Österreich, unabhängig von einer Bewertung der tatsächlichen Marktstrukturen, nun mit dem in Deutschland vergleichbar.
Die momentanen Trendthemen im Bereich ECM
Interessant ist der Blick in die Zukunft. Welche Themen beschäftigen uns in den kommenden Jahren? Typischerweise befragt man hierzu Anwender, in welche Technologiebereiche die Unternehmen in naher Zukunft investieren werden. Als "Trendthemen" der Branche gelten dabei nicht zwingend absolute Produkt-Neuheiten: Die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung beispielsweise zählt in den aktuellen Erhebungen nicht mehr zum Trendthema der Branche, so viel kann vorweg genommen werden. Und trotzdem bestätigen die Nachfragewerte, dass das Interesse der Anwender an diesem Thema bereits seit über 5 Jahren auf einem kontinuierlich hohen Niveau herrscht. Somit ist als Trend in diesem Zusammenhang eher zu verstehen, welche ECM-Themen in unserem Beobachtungszeitraum die größten ansteigenden Nachfragen auf Seiten der Anwender verzeichnen. Was sind also die aktuellen ECM-Trendthemen?
Die aktuelle Nachfrageerwartung in Deutschland als Übersicht
Während im Rahmen der Marktpotentialanalyse 2011 eine Unterscheidung der Märkte in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie zwischen Anwendern und Nicht-Anwendern stattfindet, beziehen wir uns nachfolgend auf den Markt in Deutschland und die hierbei befragten Anwender-Unternehmen. Diese stellen im Rahmen der Gesamtstudie die größte Nachfrager-Gruppe dar:
Frage: Wie planen Sie Ihr DMS/ECM zukünftig zu erweitern?
Bei 64,9 % der Befragten sind zukünftige Investitionen in die Integration elektronischer Aktenlösungen geplant. Die darauf folgende größte Nachfrageentwicklung entfällt auf Lösungen für den Bereich E-Mail-Archivierung - Management sowie auf den Bereich Workflow/BPM.
Doch worin liegt die hohe Nachfrage nach genau diesen Themen begründet?
Die Top3-Trendthemen und was dahinter steckt
Lassen Sie uns nachfolgend einen kurzen Blick auf die Hintergründe der derzeit am stärksten nachgefragten Themen richten.
Elektronische Akten
So wie die Papierakte nur einen kleinen Teil in der gesamten Prozesskette zur Bearbeitung eines Vorgangs in einem Unternehmen darstellt, so ist auch die elektronische Akte nur ein kleiner Teil des Informationsmanagements, das notwendig ist, um Vorgänge elektronisch in einem Unternehmen zu bearbeiten. Dennoch birgt der Einsatz elektronischer Akten ein enormes Potential, was mittlerweile von vielen Unternehmen erkannt und daher nachgefragt wird: Jedes Unternehmen führt Akten, wie beispielsweise Personalakten, Vertragsakten, Kundenakten, Akten für das Bestellwesen oder das Beschwerde-Management. Waren in der Vergangenheit Papierakten meist nur ein mehr oder weniger komfortables Sammelsystem für Schriftstücke, werden elektronische Akten heute konsequent zur Prozessunterstützung oder gar Prozesssteuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse verwendet.
Auslöser für die Überführung von Papierakten in die elektronische Form sind meist folgende Dinge:
- Platzmangel für die Aktenlagerung
- Lange Such- und Zugriffszeiten auf Akten
- Fehlende oder versehentlich vernichtete Akten
- Mangelnde Kundenorientierung durch fehlende Unterlagen
- Unzureichende Zugriffsberechtigung auf die Papierakte
- Anstieg elektronischer Erzeugung von Dokumenten, sowie aufwendiges Drucken und Aktenablage
- Mangel an Transparenz in den Geschäftsprozessen: "wer macht was, wann …"
Kaum Möglichkeit Arbeiten über Unternehmensstandorte hinweg zu verteilen
Die Vorteile der elektronischen Akte gegenüber den Papierakten sind aus diesem Grund weit mehr als die Einsparung von Papier und einhergehender Transport- und Lagerkosten.
Die elektronische Akte ermöglicht im Wesentlichen dreierlei:
- Verfahrensbeschleunigung durch Verkürzung der Laufzeiten
- Kostensenkung durch Geschäftsprozessoptimierung
- "One face to the customer": einheitliches Auftreten gegenüber Kunden/Partnern
Die elektronische Akte liegt nicht mehr wie die herkömmliche Papierakte an einem bestimmten physischen Ort. Sie ist in einem zentralen System gespeichert und steht jedem Zugriffsberechtigten in der aktuellen Fassung zur Verfügung. Außerdem erfordern heute Faktoren wie das Risiko-Management, gesetzliche Vorgaben oder andere Compliance-Themen mehr Transparenz der Geschäftsprozesse eines Unternehmens.
Wenn die Informationen über diverse Akten mit unterschiedlichen Strukturen an verschiedenen Standorten verteilt sind, merkt man schnell, wie schwierig es ist, sich ein Gesamtbild eines Geschäftsvorfalls zu machen. Der wesentliche Vorteil elektronischer Akten liegt in der Vernetzung von Informationen. In elektronischer Form ist es möglich, über den gesamten Informationsbestand jeweils einen spezifischen Kontext herzustellen – und das innerhalb kürzester Zeit. Deshalb muss eine elektronische Akte weit mehr bieten als die Adaption ehemaliger Papierakten in digitaler Form. Die Akte soll den Mitarbeiter bei der Sachbearbeitung begleiten oder sogar führen.
Elektronische Akten sind weit mehr als Dokumentensammler. Im Zusammenwirken mit den Fachanwendungen sind sie elektronisches Archiv, Workflow-System und Groupware-Anwendung in einem. Sie bieten neben ständiger Aktualität den Vorteil einer permanenten redundanzfreien Informationsverwaltung und führen so zu erheblichen Potentialen für viele Unternehmen.
E-Mail-Archivierung / E-Mail-Management
Über kaum ein Thema wird aktuell so viel diskutiert wie über E-Mail-Archivierung beziehungsweise E-Mail-Management. Viele Unternehmen leiden bei der Bearbeitung, Ablage und Suche unter der großen Menge an elektronischen Nachrichten, die jeden Tag ins Unternehmen eingehen und intern produziert werden. Viele Anwender fühlen sich zudem der täglichen Belastung durch E-Mails nicht mehr gewachsen und für Unternehmen birgt das Medium E-Mail eine zunehmend wachsende Herausforderung. Die wichtigsten Gründe lassen sich wohl mit den Stichworten Wirtschaftlichkeit und Compliance auf den Punkt bringen. Und besonders aus Compliance-Gründen ergibt sich somit derzeit eine erstaunlich hohe Nachfrage nach E-Mail-Archivierungs-Lösungen.
Es ist falsch E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Management gleich zu setzen, denn Ersteres weist einen deutlicheren Mehrwert gegenüber der reinen Auslagerung der Inhalte in ein anderes Repository auf. Dennoch ist sie ein grundlegender Bestandteil des Themas "E-Mail-Management", nicht zuletzt, weil im Falle einer mangelnden Archivierung, durch die Nichtbeachtung von Gesetzen und Richtlinien, ein hohes Risikopotential, zumindest in Form von Geldstrafen, besteht. Viele E-Mails sind aufgrund diverser Gesetze archivierungspflichtige Geschäftsdokumente.
Prinzipiell lassen sich zwei Archivierungsansätze unterscheiden: Die serverseitige (systemgetriebene) und die clientseitige (usergetriebene) Archivierung.
Bei der "serverseitigen Archivierung" werden alle E-Mails sofort beim Eingang in das Unternehmen, zusätzlich zu der Zustellung in die eigentliche Arbeitsumgebung, im Archiv gespeichert. Der Zugriff auf die E-Mails erfolgt dann je nach System – früher oder später – über entsprechende Verweise direkt aus dem Archiv. Dieser Ansatz gilt als besonders sicher, da eine vollständige Sicherung aller E-Mails garantiert und ein versehentliches Löschen von Informationen ausgeschlossen ist. Allerdings muss durch eine entsprechende Betriebsvereinbarung die private Nutzung unterbunden werden, da sich das Unternehmen sonst in Konflikten mit dem Datenschutzgesetz wiederfinden kann.
Bei der "clientseitigen Archivierung" hingegen wird die Speicherung der E-Mails durch den Benutzer gesteuert. Dieser entscheidet durch einen manuellen Eingriff, welche E-Mails tatsächlich im Archiv gespeichert werden sollen und welche nicht. Dieser Ansatz bietet einen deutlich höheren Entscheidungsspielraum sowie Flexibilität für den Mitarbeiter, erfordert aber ebenso viel Aufmerksamkeit und Verantwortungsbewusstsein. Denn das Risiko von Datenverlusten ist in diesem Ansatz deutlich größer.
Workflow / BPM
Im Streben um mögliche Effizienzsteigerungen im Informationsmanagement, orientieren sich auch die IT-Vorhaben zunehmend an den eigentlichen Geschäftsprozessen. In diesem Zusammenhang erfordert es Lösungen aus dem Bereich Workflow, bzw. dem übergeordneten Business Process Management (BPM). Unter BPM versteht man alle Aktivitäten, die sich mit dem Gestalten und Dokumentieren der Geschäftsprozesse beschäftigen. Grundsätzlich verbinden die meisten Unternehmen mit BPM eher typische Workflow-Funktionalitäten, doch birgt der BPM-Ansatz noch weitaus umfangreichere Funktionsansätze:
Initialisierung
Bei der Initialisierung werden Rahmenbedingungen und Zielsetzungen des Vorhabens abgestimmt.
Prozessaufnahme
Anschließend werden die Prozesse aufgenommen und ein Prozessmodell des betrachteten Bereichs erstellt und dokumentiert (Prozessmodellierung).
Prozessanalyse
In der Prozessanalyse werden Problempunkte und Verbesserungspotenziale ermittelt und bewertet.
Solldefinition
Während der Solldefinition wird das Prozessmodell gemäß der Zielvorgaben und identifizierter Knackpunkte überarbeitet.
Umsetzung
Hier werden die Veränderungen entsprechend umgesetzt.
Prozesscontrolling
Im Rahmen des Prozesscontrollings wird der Erfolg der Maßnahmen überwacht und fortwährend geprüft, ob der Kreislauf erneut angestoßen werden muss.
Weitere erkennbare Entwicklungen des Marktes
Neben den klar definierten und abgefragten Technologie- und Anwendungsbereichen, lassen sich anhand der im Rahmen der Marktpotentialanalyse durchgeführten Interviews auch grundsätzliche Entwicklungen des Marktes bzw. der Nachfrage feststellen, die zukünftig auf unterschiedlichste ECM-Bereiche Einfluss nehmen dürften:
Cloud Computing
Die Cloud gewinnt auch im ECM-Umfeld zunehmend an Aufmerksamkeit und Bedeutung. Zwar ist die ausgelagerte Nutzung von ECM-Applikationen derzeit nur bei den wenigsten Unternehmen bereits umgesetzt bzw. in konkreter Planung. Die Interviewergebnisse zeigen jedoch auch, dass eine steigende Transparenz und greifbare Nutzungs- sowie Preismodelle bestehende Zweifel ausräumen dürften. Unserer resultierenden Einschätzung zufolge werden Cloud-Lösungen in den kommenden 2-3 Jahren bemerkenswerten Einfluss im ECM-Umfeld erlangen.
Mobiles ECM
Der Wandel zu mobilen ECM-Lösungen hat schon längst begonnen und wird weiter Einzug erhalten. Die Anforderungen von standortunabhängigen ECM-Anwendungen, die im Zweifelsfall auch über das Mobiltelefon bedient werden können, sind längst vorhanden. Positiv ist somit auch die Entwicklung bei den mobilen Endgeräten zu beobachten. Was man sich bislang mit dem iPhone grundsätzlich vorstellen konnte, scheint auch mittlerweile mit einem iPad problemlos umsetzbar. Das haben die meisten ECM-Hersteller bereits auch für ihre eigenen Produkte erkannt und kommen mit immer leistungsfähigeren mobilen Applikationen auf den Markt. Unserer Einschätzung nach treibt die aktuelle Nachfrage das Produktangebot mit derart positivem Nachdruck, sodass mobile ECM-Clients in den kommenden 2-3 Jahren zum Standard der Branche gehören dürften.
Social Software / Web 2.0
Zugegeben, Web 2.0 dürfte bei den hier aufgeführten Entwicklungsbereichen bislang noch den geringsten merklichen Einfluss auf den ECM-Markt haben. Nichtsdestotrotz dürfte es nur eine Frage der Zeit sein, bis entsprechende Anforderungen auch konkret den ECM-Einsatz betreffen und hier Lösungen erfordern. Sei es der Gang von Unternehmen in die virtuelle Welt von Facebook, relevante Unternehmensinformationen, die in Unternehmens-Foren oder -Wikis ausgetauscht werden, oder der Geschäftsführer, der verbindliche Abstimmung via Instant Messenger sendet: auch ECM-Systeme werden sich in der zentralen Position des Informationsmanagements mit diesen Medien und Schnittstellen auseinander setzen müssen.
Die Rolle von ECM im Unternehmen
Im Rahmen der aktuellen Befragungen können deutlich gestiegene Verständnis- sowie Akzeptanzwerte festgestellt werden. Während vor drei Jahren ECM häufig noch gar nicht zugeordnet werden konnte und DMS von einem Großteil der Befragten auf die rein elektronische Ablage von Dokumenten beschränkt wurde, wird ECM jetzt deutlich häufiger mit den richtigen Inhalten verknüpft. Das Verständnis der weit über die reine Dokumentablage hinausgehenden ECM-Funktionsbereiche wird auch durch die starke Nachfrage nach elektronischen Akten und BPM-Lösungen deutlich. Die meisten Unternehmen verstehen unter ECM das unternehmensweite Informationsmanagement und bieten dem Bereich daher die entsprechende Positionierung.
Bitte bewerten Sie folgende Aussagen:
Auch die immer wiederkehrende Prognose, "ECM würde zukünftig von anderen führenden Business-Applikationen abgedeckt", scheint sich in der Einschätzung der Unternehmen nicht zu bestätigen. Vielmehr ist ein Bewusstsein erstarkt, die unterschiedlichen Systemwelten miteinander zu vernetzen und strategisch im Unternehmen einzusetzen.
Fazit
Es sind keine wirklich neuen Themen, die den Markt auch in den kommenden 2-3 Jahren bewegen werden. Aber es gibt ein neues Verständnis und Bewusstsein der Unternehmen sowie immer leistungsfähigeren Lösungen, die seitens der Hersteller bereitgestellt werden. Die hohe Nachfrage sowie das gestiegene Bewusstsein für ECM versprechen somit hohe Potentiale für die kommenden Jahre.
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