E-Mail-Archivierung und die Lösungen des Marktes

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Über kaum ein Thema wird aktuell so viel diskutiert wie über E-Mail-Archivierung beziehungsweise E-Mail-Management. Viele Unternehmen leiden bei der Bearbeitung, Ablage und Suche unter der großen Menge an elektronischen Nachrichten, die jeden Tag ins Unternehmen eingehen und intern produziert werden. Viele Anwender fühlen sich zudem der täglichen Belastung durch E-Mails nicht mehr gewachsen und für Unternehmen birgt das Medium E-Mail eine zunehmend wachsende Herausforderung. Die wichtigsten Gründe lassen sich wohl mit den Stichworten Wirtschaftlichkeit und Compliance auf den Punkt bringen. Und besonders aus Compliance-Gründen ergibt sich somit derzeit eine erstaunlich hohe Nachfrage nach E-Mail-Archivierungs-Lösungen.

E-Mail-Archivierung als wichtiger Bestandteil des E-Mail-Managements

Es ist falsch E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Management gleich zu setzen, da hiermit ein deutlicher Mehrwert gegenüber der reinen Auslagerung der Inhalte in ein anderes Repository möglich ist. Dennoch ist sie ein grundlegender Bestandteil des Themas E-Mail-Management, nicht zuletzt, weil im Falle einer mangelnden Archivierung durch die Nichtbeachtung von Gesetzen und Richtlinien ein hohes Risikopotential, zumindest in Form von Geldstrafen, besteht. Viele E-Mails sind aufgrund diverser Gesetze archivierungspflichtige, elektronische Geschäftsdokumente.

Prinzipiell lassen sich zwei Archivierungsansätze unterscheiden: Die serverseitige (systemgetriebene) und die clientseitige (usergetriebene) Archivierung.

Bei der serverseitigen Archivierung werden alle E-Mails sofort beim Eingang in das Unternehmen, zusätzlich zu der Zustellung in die eigentliche Arbeitsumgebung, im Archiv gespeichert. Der Zugriff auf die E-Mails erfolgt dann je nach System – früher oder später – über entsprechende Verweise direkt aus dem Archiv. Dieser Ansatz gilt als besonders sicher, da eine vollständige Sicherung aller E-Mails garantiert und ein versehentliches Löschen von Informationen ausgeschlossen ist. Allerdings muss durch eine entsprechende Betriebsvereinbarung die private Nutzung unterbunden werden, da sich das Unternehmen sonst in Konflikten mit dem Datenschutzgesetz wiederfinden kann.

Bei der clientseitigen Archivierung hingegen wird die Speicherung der E-Mails durch den Benutzer gesteuert. Dieser entscheidet durch einen manuellen Eingriff, welche E-Mails tatsächlich im Archiv gespeichert werden und welche nicht. Dieser Ansatz bietet einen deutlich höheren Entscheidungsspielraum sowie Flexibilität für den Mitarbeiter, erfordert aber ebenso viel Aufmerksamkeit und Verantwortungsbewusstsein. Denn das Risiko von Datenverlusten ist in diesem Ansatz deutlich größer.

Welche Lösungen bietet der Markt? Der Vergleichstest von Pentadoc Radar sorgt für Transparenz

Besonders im Bereich der E-Mail-Archivierung bietet der Markt derzeit eine Vielzahl an leistungsstarken Lösungen. Für eine richtige Produktauswahl gilt es im Vorfeld die bestehenden Problemstellungen sowie die gewünschten Zielsetzungen klar zu ermitteln und zu definieren.

Welche Leistungsunterschiede dann in den Lösungen führender Anbieter zu finden sind, zeigt ein aktuelle Vergleichstest von Pentadoc Radar . Hierbei wurden in der ersten Auflage die Lösungen der Hersteller

• Ceyoniq Technology GmbH
• ELO Digital Office GmbH
• Optimal Systems GmbH
• rent a brain GmbH
• Symantec (Deutschland) GmbH

im Bereich der E-Mail-Archivierung getestet und miteinander verglichen.

Im Rahmen des Vergleichstests mussten sich die Teilnehmer mindestens vier Praxis-Szenarien und einem Last-Test stellen. Von Mechanismen zur Entlastung des Speichers über Vorgehensweisen bei der Wiederherstellung von archivierten Nachrichten bis hin zu Funktionen zur Unterstützung von Projekttätigkeiten wurden die Systeme jeweils an 8-stündigen Benchmark-Tagen geprüft.

ELO siegt mit Bestleistungen

Als erfreuliche Erkenntnis der Studie lässt sich feststellen, dass alle getesteten Systeme der Grundanforderung gerecht werden, die man an ein System zur Archivierung von E-Mails stellt. Sie archivieren die E-Mails!

Gesamtergebnis - Bereich E-Mail-Archivierung

Allerdings bieten die Systeme unterschiedliche Zusatzfunktionen. Hier gilt es, das System zu finden, das zu Ihren Ansprüchen und der Infrastruktur in Ihrem Unternehmen passt.

In der Gesamtbetrachtung erweist sich ELO, nicht zuletzt durch die Nutzung der Funktionalitäten der zu Grunde liegenden ECM-Suite, mit einer fast 100 prozentigen Umsetzung der Anforderungen als besonders stark und erreicht damit den ersten Platz. Aber auch die Lösung des Berliner ECM-Herstellers Optimal Systems überzeugte in allen Szenarien. Diese bietet mit OS|"Mail-Management" ein fertiges Produktbundle das mit geringem Administrationsaufwand eine gute Projektunterstützung sowie eine überzeugende Outlook-Integration bietet.

Auch Symantec, Ceyoniq und rent a brain bieten mit Ihren Produkten eine überzeugende Leistung, zeigen allerdings entweder Schwächen in den Zusatzfunktionen oder der Usability. Die Studie bietet dem Leser hierzu umfangreiche und praxisnahe Einblicke in die Leistungsfacetten der einzelnen Produkte.

Vor allem aber gilt es bei der Einführung einer E-Mail-Management- oder E-Mail-Archivierungs-Lösung stets zu beachten: Die Verwaltung und Nutzung von E-Mails ist kein rein technisches Thema. Entscheidend ist die Definition klarer Richtlinien und Rahmenbedingungen, welche die verschiedenen Facetten des Umgangs mit E-Mails umfassen.

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