Durchblick bei der E-Mail-Archivierung - neue VOI-Marktübersicht

• Home
• Magazin
• Know How

Mit der von Zöller & Partner erstellten Marktübersicht zu E-Mail-Archivierungslösungen stellt der VOI auf 670 Seiten übersichtlich strukturierte Informationen mit umfangreichen Erläuterungen zu über 200 Funktionsmerkmalen – je nach Kategorie - von über 40 aktuellen Produkten vor. Diese Marktübersicht ermöglicht es potenziellen Anwendern, sich schnell einen Überblick über Lösungen und deren Funktionsschwerpunkte zur E-Mail-Archivierung am deutschsprachigen Markt zu verschaffen.

Unterschiedliche Motivationen

E-Mail-Kommunikation ist neben dem Telefon die am häufigsten genutzte Kommunikationsform. Gleichzeitig ist dort das größte Wachstum für aufbewahrungswürdige oder sogar aufbewahrungspflichtige Dokumente und Unterlagen zu verzeichnen. Dass empfangene oder versendete E-Mails steuerrechtlich und juristisch relevant sind, weil sie Forderungen oder Verbindlichkeiten begründen könnten, sollte mittlerweile niemanden mehr überraschen – der Gesetzgeber unterscheidet nicht zwischen Papier und E-Mail.

Die Anlässe zur Archivierung von E-Mails sind vielfältig und häufig besteht für Organisationen mehr als ein einziger Anlass. Die mit der Archivierung von E-Mails einhergehenden Ziele sind allerdings entscheidend für die Auswahl der geeigneten Lösung. Dazu gehören typischerweise:

• Entlastung des E-Mail-Systems, insbesondere durch Reduzierung des benötigten Speicherplatzes. Dahinter steht das Ziel, die Betriebskosten der E-Mail-Lösung zu reduzieren. Potenzielle Anwender einer E-Mail-Archivlösung müssen allerdings in ihre Kalkulation einbeziehen, dass die E-Mail-Archivlösung selbst einer administrativen Betreuung bedarf, die u.a. die regelmäßige Datensicherung mit umfasst. Bei der Auswahl einer E-Mail-Archivlösung ist neben den Funktionen daher der vom System erforderte Umfang der administrativen Tätigkeiten als Entscheidungskriterium anzuwenden.
• Bessere Erfüllung regulatorischer Anforderungen zur Nachweisführung der Aufbewahrung von unveränderten E-Mail-Inhalten. Der Einsatz einer zentralen, systembasierten E-Mail-Archivierung versetzt Organisationen in die Lage, eine hohe Verlässlichkeit in der Einhaltung von Aufbewahrungsanforderungen zu erzielen, ohne hierbei von dem Mitwirken des einzelnen Mitarbeiters abhängig zu sein. Bei der Auswahl einer E-Mail-Lösung ist in diesem Fall darauf zu achten, dass die Schnittstellen und Einstellmöglichkeiten ausreichend flexibel gestaltet sind, um die aufbewahrungspflichtigen bzw. aufbewahrungswürdigen E-Mails verlässlich automatisch archivieren zu können – möglichst ohne die nicht-aufbewahrungspflichtige bzw. –würdige E-Mails. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Nachweisführung über die Vollständigkeit der Archivierung immer gelingen kann.
• Aufbewahrung von E-Mail-Dokumenten im fachlichen Kontext. Bei diesem Ansatz steht weniger das E-Mail-System oder das Medium "E-Mail", sondern der Inhalt der einzelnen E-Mail-Nachricht im Fokus. Für die Archivierung solcher E-Mails wird in der Regel auch keine dedizierte eigenständige E-Mail-Archivlösung eingesetzt sondern ein Dokumenten-Management-System, das neben Dokumenten in anderen Formaten auch E-Mails archivieren kann. Wichtig sind hier vor allem die Benutzerergonomie in Bezug auf die Navigation In Aktenstrukturen und die Anzahl Klicks zur Speicherung von Mail-Objekten.

Das Einleitungskapitel der Marktübersicht enthält als "Grundlagenbuch" umfangreiche Erläuterungen aus produktneutraler Sicht zu den Funktionalitäten und Besonderheiten einer E-Mail-Archiv-Lösung, den rechtlichen Rahmenbedingungen und den Produktalternativen. Hierbei werden auch häufige Fragen aus der Projektpraxis besprochen, wie die Wahl einer geeigneten Speichertechnologie, des richtigen Ablageformats, alternative Ansätze bei der Anwendergetriebenen Erfassung von E-Mails, die Frage nach Offline-Clients, Verwaltungs- und Berechtigungsfunktionen u.v.a.

Vielfalt des Marktes

E-Mail-Archivierung ist mittlerweile zur Standard-Komponente aller führenden DMS-Lösungen geworden. Andererseits stehen auch rein auf diese Anforderung spezialisierte E-Mail-Archivlösungen zur Verfügung.

Für den Anwender ist der Überblick schwierig, weil unter dem Sammelbegriff E-Mail-Archivierung verschiedene technische und funktionale Lösungskonzepte angeboten werden:

• E-Mail-Appliances stellen Anwendungsfunktionen inkl. Hardware als fertige Paketlösungen bereit mit dem Anspruch, diese mit geringem Einrichtungsaufwand als "Plug & Play" betreiben zu können.
• Softwarebasierte E-Mail-Archivlösungen bieten Unternehmen die Freiheit, die Produkte in Kombination mit der bevorzugten Systeminfrastruktur (vor allem Speichersysteme, Betriebssysteme, Datenbanksysteme) zu betreiben.
• E-Mail-Archivlösungen erweiterbar mit Dokumenten-Management-Funktionen ermöglichen E-Mails gemeinsam mit weiterem geschäftsrelevantem Content in Individuell definieren Aktenstrukturen einheitlich zu verwalten.

Stolpersteine bei Konzeption und Systemauswahl

Der Teufel bei der Auswahl steckt im Detail. E-Mail-Archivierung unterscheidet sich in zahlreichen technischen und funktionalen Aspekten fundamental von anderen Archivierungslösungen.Werden solche Details übersehen, drohen Projektrisiken, die zu Mehraufwand führen. Typische Beispiele sind:

Auswahl des Speicherformates

Die im Handels- und Steuerrecht enthaltene Forderung nach bildlicher Identität mit dem Original bezieht sich nur auf so genannte Bildträger, also Papier und Mikrofilm. Für E-Mail gibt es hier kein "bildliches Original", wie wir es aus der Papierwelt kennen, weil eine E-Mail technisch ein Datensatz in einem standardisierten Format ist, der in einem Blackberry oder Outlook-Client jeweils unterschiedlich visualisiert wird. Technisch kann daher vermieden werden, dass bspw. einem MS Outlook-Nutzer eine in Lotus Notes erstellte E-Mail (gilt auch umgekehrt) mit Verlust an visuellen Informationen dargestellt wird. Und solange diese verlorenen Informationen nicht aufbewahrungspflichtig sind, ist das auch kein Problem. Daher gehen wir davon aus, dassim Zusammenhang mit der Archivierung die inhaltliche Identität einer E-Mail sicherzustellen ist.

Ausnahmen sind diejenigen Mails, für die der Gesetzgeber die Aufbewahrung im Original-Eingangsformat beim Anwender fordert (also qualifiziert signierte Mails und solche, die nach GDPdU im Originalformat aufzubewahren sind – Letzteres ist aber heftig umstritten, weil gleichzeitig solche Dokumente von der Vorhaltung in maschinell auswertbarer Form ausgenommen sind, "die nicht zur automatischen Weiterverarbeitung in nachgelagerten Systemen bestimmt sind" (Bsp. Textverarbeitung). Und Mails sind in 95% der Fälle genau das: Textkommunikation, die den Papierbrief abgelöst haben.

Verschlüsselte/Passwortgeschützte Dateien bzw. Anhänge

Über S/MIME oder PGP verschlüsselt ausgetauschte E-Mails oder auch passwortgeschützte Anhänge - oftmals bei ZIP-Dateien - sind ein Stolperstein bei einer systemgetriebenen Mail-Archivierung. Bei der Speicherung im Originalformat besteht die Gefahr, dass diese Anhänge aufgrund fehlender Passwort-/Verschlüsselungsinformation im E-Mail-Archiv später nicht mehr lesbar sind. Es stellt sich die Frage, ob im Rahmen des Archivierungsverfahrens solche Dateien erkannt werden.

Unlesbare Formate

Wenn Anhänge in nicht lesbaren (Bsp. Winmail.dat) oder für den Anwender nicht bekannten Formate/Endungen im Postfach auftauchen, macht eine direkte Archivierung in ein Mail-Archiv keinen Sinn. Benötigt wird dann eine Weiterleitstelle in der IT-Abteilung mit "Dosenöffner"-Programmen, um solche Anhänge lesbar zu bekommen und danach über eine Archivierung zu entscheiden. Hilfreich ist hier eine Mail-Archiv-seitige Plausibilitätsprüfung auf Lesbarkeit der Anhänge und Warnhinweise für den Anwender beim Archivierungsvorgang.

E-Mail als Briefcontainer

E-Mails enthalten oftmals 1-n Anhänge – Angebot (PDF) mit beiliegender Preiskalkulation (Excel) und Firmenpräsentation (Powerpoint) - die getrennt abgelegt werden müssen. Der Inhalt des Mailbody bezieht sich auf alle Anhänge. Aus Anwendersicht stellt sich die Frage, wie bei einer getrennten Ablage der Anhänge und des Mailbody ein Benutzer bei einer späteren Recherche in fünf Jahren erkennen kann, dass ein Anhang mit den anderen Anhängen und dem Mailbody im Kontext steht und ursprünglich zur gleichen E-Mail gehört hat.

Server-basierte Rendition

Viele Unternehmen denken bei der Archivierung von Mails oder Anhängen an PDF oder PDF/A. DMS-basierte E-Mail-Archiv-Lösungen bieten oftmals eine Konvertierung in Zielformate wie PDF oder TIFF aus Office-Quellformaten an.

TIFF und PDF sind aber Druckformate und damit nur für Dokumente geeignet, die einen definierten Druckbereich wie z.B. DIN A4 kennen. Bereits MS Excel macht hier enorme Probleme, eine fehlerfreie Konvertierung von Excel-Dateien im ersten Anlauf ist eigentlich fast nie möglich. Das gilt erst Recht für solche Dokumente, die definitiv kein festes Druckformat kennen. MS Project-Dateien (Welche Ansicht soll gedruckt werden: Gantt-Chart, Kritischer-Pfad, Ressourcenzuordnung?), Audio/Video, aber auch Visio oder CAD-Modelle sind weitere Beispiele, wo durch die Erzeugung eines 2-dimensionalen Ausdrucks ziemlich sicher viele Informationen revisionssicher vernichtet werden, statt sie aufzubewahren. Unabhängig von "erlaubten" Formaten sollte der Anwender auf eine Fehlerbehandlung bei der Konvertierung achten.

Volltextsuche in Anhängen

Volltextindizierung scheint ja mittlerweile eine Standardfunktion zu sein. Was für Mailbodies (Text) einfach erscheint, gilt aber nicht immer gleichermaßen für die Anhänge. Abgesehen von binären Objekten wie beispielsweise .exe-Dateien können z.B. auch in Lotus Notes-Mails enthaltene Anhänge bei einer Speicherung im DXL-Format aufgrund ihrer Kodierung von vielen Volltext-Lösungen in Mail-Archiven nicht gelesen werden.

Zugriffsrechte inkl. Volltextsuche

Eine Volltextsuche verspricht den Vorteil einer inhaltlichen Suche über E-Mails und ggf. Anhänge - wenn notwendig quer über den gesamten archivierten Bestand. Dabei sollte aber gewährleistet sein, dass auch die Volltextdatenbank keine Inhalte zugänglich machen darf - auch nicht in der Trefferliste als Abstract oder Thumbnail – die bestimmten Benutzern nicht zugänglich sein dürfen. Hier zeigen am Markt verfügbare Produkte - erstaunlicherweise auch von großen internationalen Anbietern – immer noch Schwächen.

Lastverhalten/Skalierbarkeit

Für ein DMS macht es durchaus einen Unterschied, ob in einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern 500 Dokumente gescannt und abgelegt werden oder ob im Durschnitt von jedem Mitarbeiter pro Tag 10 oder 50 Mails (=10.000 bis 50.000 Mails pro Tag) abgelegt werden, da hier die Systeme (Datenbanken, Speicher, Volltext-Engine etc.) mit den 20 bis 100-fachen Mengen belastet werden. Dies kann auch zu separaten Installationen nur für die E-Mail-Archivierung führen. Werden diese Mails nicht einfach nur indexiert und abgelegt sondern vorher noch verarbeitet (zum Beispiel auf dem Rendition-Server), dann sind nicht selten Server-Farmen zur Bewältigung dieser Peripherieprozesse notwendig, wenn diese nicht asynchron über Nacht sondern zeitnah während des Tagesbetriebes erfolgen müssen.

Benutzerergonomie bei der Ablage

Einige Integrationen zur anwendergetriebenen Ablage von E-Mails basieren auf Drag&Drop-Funktionalität. In der Praxis ist dieses Verfahren aber extrem fehlerbehaftet. Ein Loslassen der Maustaste über dem "falschen" Ordner kann eine Mail auch "logisch" verschwinden lassen. Sie ist noch da, aber nicht dort, wo sie ein anderer Mitarbeiter vermuten darf. Ein häufig gewünschtes "Speichern unter" mit Anzeige einer Indexmaske zur Auswahl der Ablagestruktur ist erstaunlicherweise nicht immer verfügbar oder bedarf dann einer Programmierung.

Ein weiteres Problem ergibt sich nach der Archivierung: Woran erkennt der Anwender, dass eine Mail bereits archiviert ist? Nicht jedes Mail-Archiv kennzeichnet archivierte Mails durch Icons oder im Betreff. Es droht die Gefahr einer Mehrfachablage, weil der Mitarbeiter nicht mehr sicher ist, ob die Mail bereits abgelegt ist oder nicht. Bei einem parallelen Einsatz verschiedener Lösungen für die systemgetriebene- und anwendergetriebene Archivierung verschärft sich das Problem.

Die Server-basierte Mail-Archivierung des Herstellers A ersetzt bspw. das Mail-Icon durch ein Archiv-A-Icon. Eine Woche später legt der Mitarbeiter diese Mail in die Akte des DMS-Herstellers B. Wird jetzt das Archiv-Icon-A durch Archiv- Icon-B ersetzt? Holt sich das System B die Mail aus Archiv A? Solche Themen sind im Vorfeld abzuklären, sonst drohen Mehr- oder Fehlablagen oder andere Fehler durch das unkoordinierte Nebeneinander zweier Mail-Archive.

Offline-Client

Viele Mail-Anwender sind es gewohnt, E- Mails auch unterwegs ohne direkte Verbindung zum Mail-System verfügbar zu haben. Dies gilt nicht selbstverständlich für archivierte E-Mails. E-Mail-Archive müssen dafür lokale Caching-Mechanismen für archivierte E-Mails unterstützen, die sich automatisch mit dem Server replizieren, wenn der Benutzer wieder im Netz ist.

Auflösen Verteilerlisten, SIS

Ein typischer Vorteil von E-Mail-Archivierung wird in der Reduzierung von Speicherbedarf im Mail-System durch Einmal-Speicherung von E-Mails gesehen. Im Fokus stehen u.a. Verteilerlisten, über die eine Mail an eine Gruppe versandt oder weitergeleitet wird.

Der Lösungsansatz "Single Instance Storage" (SIS) bezeichnet ein Verfahren, bei dem mehrfach vorkommende Speicherobjekte nur noch einmal gespeichert werden und die anderen vorkommenden Instanzen durch einen Link darauf ersetzt werden.

Im Rahmen der E-Mail-Archivierung ist zunächst zu klären, ob eine E-Mail, die an mehrere Empfänger gerichtet ist, lediglich ein einziges Mal (gesamte E-Mail) archiviert wird. Zu berücksichtigen ist dabei, dass bereits eine geringe Änderung in einem E-Mail-Objekt (z.B. die Auflösung von Verteilern bei ausgehenden E-Mails) trotz inhaltlicher Identität zu jeweils eigenständigen Objekten bei der Speicherung führt.

SIS funktioniert i.d.R. nur auf Ebene der Dateianhänge. Insbesondere wenn ein Mail-System wie Microsoft Exchange oder Lotus Domino bereits eine eigene Single-Instance Storage-Funktion (Dateianhänge) bietet, kann der Nutzen einer zusätzlichen, externen" Single-Instance-Archivierung gering sein.

Die neue VOI-Marktübersicht "E-Mail-Archivsysteme" erläutert diese und viele andere Aspekte und hilft mit Hunderten von Funktionskriterien beim Vergleich der verschiedenen Angebot am Markt.Für weiterführende Informationen und zur Bestellung folgen Sie bitte diesem Link .