Dokumentorientiert vs. Vorgangsorientiert

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Das Staunen ist der Anfang der Erkenntnis. So staunen häufig die Projektbeteiligten, wenn die Rückläuferunterlagen einer ECM-Ausschreibung gesichtet und bewertet werden. Jetzt wird vielen Anwendern erst bewusst, wie stark sich ECM-Systeme funktional und technisch voneinander unterscheiden.

Offensichtlich sind doch nicht alle ECM-Systeme gleich und dieses gilt natürlich auch für die häufig in ECM-Lösungen integrierten Postkorb- und Workflowmodule und deren Funktionalitäten. Dieses ist wichtig zu wissen, wenn es um die Einführung einer ganzheitlichen ECM-Lösung in einem Unternehmen bzw. in einer Verwaltung geht.

Kostentreiber bei Worklflow-/Postkorbprojekten

Erfahrungsgemäß sind Postkorb/Workflow Projekte weniger gut als erste Einführungsprojekte einer neuen, unternehmensweiten ECM-Lösung geeignet, stellen aber aus strategischer Unternehmenssicht diejenigen Projekte mit sehr hohen Nutzenpotentialen dar. Warum sind bei der Einführung einer neuen ECM-Lösung diese Postkorb-/Workflow-Projekte nicht unbedingt als Pilotprojekte geeignet? Das zeigt in der Regel die Praxis selbst. Postkorb-/Workflow-Projekte sind typischerweise um den Faktor 2 bis 5 teurer als klassische Archivprojekte, also Projekte mit späten Erfassungsszenarien. Wesentliche Kostentreiber derartiger Projekte sind die:

• höheren Analyse- und Implementierungsaufwendungen
• höheren internen Aufwendungen zur Umstellung der Ablauforganisation
• höheren Trainings- und Supportaufwendungen für Endbenutzer

Ist eine ECM-Lösung allerdings bereits länger in einem Unternehmen bzw. einer Verwaltung erfolgreich etabliert, so ist der Wechsel von einer klassischen elektronischen Archiv- bzw. Aktenablage hin zu einer frühen Dokumentenerfassung mit Postkorb-/Workflowlösung durchaus sinnvoll und sehr nutzbringend. Vor allem, wenn es sich um Prozesse handelt, die eine hohe Repetition der Abläufe (Frequenz gleichartiger Vorgänge) beinhalten oder eine "systemgeführte" Fall- bzw. Sachbearbeitung stattfinden soll.

Zweistufige ECM-Einführungsstrategie

Bei der Umsetzung von erfolgreichen Postkorb-/Workflowlösungen hat sich in der Praxis daher eine zweistufige ECM-Einführungsstrategie bewährt. Wesentlicher Vorteil einer solchen Einführungsstrategie von neuen ECM-Lösungen sind eine bessere Einbindung aller Projektbeteiligten in die Konzeption einer solchen Postkorb-/Workflow-Lösung. Vor allem die Berücksichtigung der Anwender ist von enormem Vorteil, da ja in der Regel der organisatorische "Ist-Zustand" der Sachbearbeitung aufgehoben und durch automatisierte Prozessabläufe ersetzt wird. Außerdem können diese häufig nicht nur organisatorisch, sondern auch technisch komplexen Postkorb-Workflow-Lösungen schrittweise - also kontrollierbar - eingeführt werden.

Klassifizierung von Postkorb-/Workflow-Lösungen

Aber worin unterscheiden sich denn nun die Postkorb-Workflow-Lösungen der am Markt befindlichen ECM-Anbieter im Wesentlichen? Die Antwort lautet: In ihrem Verfahrensmodell bzw. ihrem Vorgehensparadigma, welches eine Klassifizierung dieser Postkorb-/Workflow Systeme zulässt und direkte Auswirkungen auf die verfügbaren funktionalen und technischen Eigenschaften eines solchen Systems besitzt.

In Postkorb-Workflow Auswahlunterlagen ist daher eine Frage von elementarer Bedeutung: Ist die angebotene Postkorb-/Workflowanwendung der abgefragten ECM-Lösung dokumenten- oder vorgangsorientiert? Eine kurze Frage, die es allerdings in sich hat. Was bedeutet eigentlich dokumenten- vs. vorgangsorientierte Postkorb-/Workflowlösung im Detail und welche Auswirkungen kann dies auf Lösungsszenarien in ECM-Projekten haben? Zur Klärung werden am Ende des Artikels einige Grundbegriffe erläutert.

Dokumentenbasiert vs. Vorgangsorientiert

Nun aber zu den Details: Ist die Postkorb-Verarbeitung dokumentenbasiert bedeutet dieses, dass es keine Geschäftsvorgänge ohne ein elektronisches Dokument im Postkorb-/Workflowsystem gibt. Liegt ein entsprechendes elektronisches Dokument vor, so kann die Steuerung des Workflows unter Berücksichtigung der eindeutigen Dokument-ID gestartet werden. Soll auch ein Geschäftsprozess ohne Dokument gestartet werden, so wird in diesem Falle von dokumentenbasierten Postkorb/Workflow Anbietern das "künstliche" Konstrukt eines "leeren" bzw. eines "Pseudo"-Dokumentes benutzt, um einen Geschäftsprozess ohne Dokument überhaupt auszulösen. "Pseudo"-Dokument bedeutet in diesem Fall, dass "nur" eine Dokument-ID und gegebenenfalls dazugehörige Metadaten erzeugt werden, aber kein oder nur ein "leeres", bzw. nicht sichtbares Dokument dazu angelegt wird.

In einem vorgangsorientierten Postkorb-/Workflowsystem muss der Geschäftsvorfall und möglichst auch die einzelne Aktivität eine eigene, eindeutige Identifikationsnummer, unabhängig von den Dokumenten-IDs, besitzen. Es können somit 0 bis n Dokumente zu einem Geschäftsvorgang und/oder zu einer Aktivität eines Geschäftsvorgangs gehören. Hierzu ist ein erweitertes Datenmodell notwendig, das nicht nur die Dokumenten-ID als eindeutige Kennnummer versteht, sondern auch die eindeutige Geschäftsvorgangs-ID und die Aktivitäten-ID.

In der Praxis bedeutet das zum Beispiel, dass alle o. g. Objekte wie Geschäftsvorgang, Aktivität und Dokument in einer vorgangsorientierten Postkorb-/Workflowlösung unabhängig voneinander in Relation zueinander stehen, untereinander verknüpft werden können, eigene Metadaten/Attribute besitzen, exakte Protokollierungen über die Anzahl von Geschäftsprozessen und den dazugehörige Aktivitäten durchgeführt werden und die Durchlaufgeschwindigkeiten einzelner Prozesse bis hin zu einzelnen Aktivitäten ausgewertet werden können. Kurzum, eine transparente und auswertbare Sicht auf die abgebildeten Prozesse eines Unternehmens ist möglich, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt. Häufig ist nur so das Geschäftsmodell der Industrialisierung von Prozessen in Versicherungen, Banken oder anderen regulierten Branchen möglich.

Anders sieht es für ein dokumentbasiertes Postkorb-/Workflow System aus. Hier fehlen die Relationen von Geschäftsvorgang, Aktivitäten und Dokumenten. Über den bereits weiter oben erwähnten Schlüssel der Dokumenten-ID von sogenannten "Pseudo-Dokumenten" und den Metadaten dieser Pseudo-Dokumente wird hier häufig versucht, die fehlenden Relationen eines vorgangsorientierten Postkorb-Workflowsystems "nachzubauen". Dieses führt so gut wie immer zu Einbußen bei der technischen und funktionalen Projektumsetzung und bei der Protokollierung und Auswertbarkeit von Geschäftsprozessen.

Das muss allerdings nicht heißen, dass dokumentbasierte Prozesstools für eine Workflowsteuerung ungeeignet sind. Wie immer kommt es hier auf die fachlichen Anforderungen an, die mit einem Workflowsystem abgedeckt werden sollen. Einzelabläufe, wie z.B. der klassische Urlaubsantrag, Freigabeszenarien zur Qualitätssicherung von Dokumenten oder Anordnungsprozesse in öffentlichen Verwaltungen sind für dokumentbasierte Postkorbsysteme durchaus geeignet, da diese Prozesse typischerweise ein Schriftstück als Prozessauslöser besitzen und dieser Geschäftsprozess ausschließlich anhand der Informationen des Schriftstücks "abgearbeitet" wird.

Welches System ist nun aber zu empfehlen?

Die Erfahrung zeigt: In Auswahlprozessen von ECM-Systemen bieten strukturierte Fragebögen zur Ist-Aufnahme der Fachprozesse eine wertvolle Hilfestellung. Ebenso verhält es sich mit bereits praxiserprobten Unterlagen zur Postkorb-/Workflow Systemauswahl. Nicht nur die kurzfristigen, offensichtlichen Anforderungen im Postkorb-/Workflowbereich sind dabei zu berücksichtigen.

Ebenso wichtig ist es, die bislang wenig bekannten langfristigen fachlichen Postkorbanforderungen zu identifizieren, denn nur so lässt sich Flexibilität und damit Zukunftssicherheit gewinnen. Denn eines macht das obige Beispiel auch klar: Mit einem dokumentenorientierten Postkorbsystem lassen sich die Anforderungen einer vorgangsorientierten Prozessteuerung nicht abbilden. Umgekehrt lassen sich aber dokumentbasierte Abläufe mit vorgangsorientierten Postkorb-/Workflowanwendungen abbilden. Wer hier auf Nummer sicher gehen möchte, dem ist ein vorgangsorientiertes Postkorb-/Workflowsystem zu empfehlen, welches aber nicht von allen ECM-Anbietern angeboten wird. Für die Prüfung ist eine sorgfältige Produktrecherche und ggf. sogar ein Blick auf das technische Datenmodell der Postkorb-/Workflowlösung des ECM-Anbieters empfehlenswert.

Unterscheidungsmerkmale

Abschließend werden in komprimierter Form die wesentlichen Unterscheidungsmerkmale der dokument- und vorgangsbasierten Prozesssteuerungswerkzeuge aufgelistet.

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