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Geschäftsprozess/Geschäftsvorfall/Geschäftsvorgang

Grundsätzliche Zielsetzung ist es, mit Postkorb-/Workflowanwendungen Geschäftsprozesse abzubilden. Häufig werden auch Synonyme wie "Geschäftsvorfall" oder "Geschäftsvorgang" dafür verwendet. Ein Geschäftsprozess in einer Kommune kann zum Beispiel die Beantragung einer Baugenehmigung sein oder in der Versicherungswirtschaft der Abschluss einer neuen KFZ Police etc.

Aktivität/Aufgabe

Der zuvor definierte Geschäftsprozess kann aus einer bis mehreren Aktivitäten bestehen, die eigene Prozessabläufe und Prozessregeln zur Abarbeitung bzw. Erledigung besitzen können. Wesentliches Merkmal einer Aktivität ist, dass sie in der Regel von einer einzelnen Person oder Instanz und typischerweise in einem einzelnen Arbeitsgang durchgeführt wird. Aktivitäten zu einem Geschäftsvorgang sind also typischerweise einzelne Aufgaben, die zur Erledigung des Geschäftsvorfalls abgearbeitet werden müssen. Nehmen wir unser obiges Beispiel der Baugenehmigung, dann kann eine Aktivität z.B. die Vorprüfung der eingereichten Bauantragsunterlagen, die Antragsdatenerfassung oder die Genehmigung des Antrags darstellen.

Geschäftsvorgangsliste

Die Zusammenfassung aller Geschäftsvorgänge zu einem Geschäftspartner bzw. Kunden, unabhängig davon, in welchem Unternehmensbereich ein Kundenvorfall bearbeitet wird, ist der enorme Vorteil einer Geschäftsvorgangsliste. Hierdurch wird eine komplette, unternehmensweite Kundensicht möglich (in vielen Unternehmen auch "360° Kundensicht" genannt).

Bei einer Versicherung kann beispielsweise ein Kunde gleichzeitig mehrere Aktivitäten in unterschiedlichen Bereichen offen haben. So z. B. im Betriebsbereich einen Antrag auf Erhöhung der Haftpflichtversicherung oder im Bereich KFZ eine Schadensmeldung oder im Bereich Rechtsschutz die Kündigung der Rechtsschutzversicherung. Eine Übersicht über alle abgeschlossenen, laufenden und noch anstehenden Geschäftsprozesse ist möglich.

Aktivitätenliste

Eine Aktivitätenliste enthält alle Aktivitäten zur Erledigung eines Geschäftsvorgangs. Die Bereitstellung von Informationen zu den einzelnen Aktivitäten innerhalb der Aktivitätenliste ist sehr wichtig. Vorteilhaft ist es, beispielsweise den bearbeitenden Personen oder Instanzen anzuzeigen, welche Aktivität aktuell von wem bearbeitet wird, welche Aktivitäten wann von wem bearbeitet wurden, welche noch zur Beendigung des Geschäftsvorfalls anstehen und welche überhaupt erst abgearbeitet werden müssen, um die nächste Aktivität ausführen zu können.

Es ist wichtig, die zuvor erklärten Grundbegriffe zu verstehen, denn nur so lässt sich der Unterschied von dokumenten- und vorgangsorientierten Postkorb-/Workflow Anwendungen erklären.

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