Digitales Vertragsmanagement- Chancen und Risiken

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Verträge regeln unser geschäftliches Handeln und entscheiden über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Sie definieren die Grundlage für jede Geschäftsbeziehung, ob zu den internen oder externen Partnern eines Unternehmens. Jede Abteilung hat Verträge, und jedes Glied der Wertschöpfungskette ist in der einen oder anderen Weise von Verträgen betroffen. Verträge sind also wichtig, und ihre Bedeutung nimmt weiter zu. Managt ein Unternehmen die Geschäftsverträge richtig, so erhält das Unternehmen eine solide Plattform für profitablen Wachstum. Hingegen managt ein Unternehmen Geschäftsverträge falsch oder schlecht, so riskiert das Unternehmen nicht nur die Beziehungen zu wichtigen Geschäftspartnern, sondern setzt auch seine eigene Zukunft aufs Spiel.

Zusätzliche Probleme entstehen durch die Internationalisierung des operativen Geschäfts, die Auslagerung von Unternehmensteilen und -prozessen oder die stetig steigenden rechtlichen Anforderungen. Sowohl die Zahl als auch die Komplexität der Verträge wächst zunehmend.

Waren Verträge in der Vergangenheit eher statische juristische Dokumente, wandeln sie sich durch die verstärkte Vernetzung mit Partnern, Lieferanten und Kunden zunehmend zu einem wesentlichen Steuerungsinstrument in wettbewerbsrelevanten Geschäftsbeziehungen. Mit dem quantitativen und qualitativen Wandel der Verträge wachsen zugleich Bedeutung und Anforderungen an Systeme und Lösungen, die das Management der Verträge durch den Einsatz von Informationstechnologie unterstützen und verbessern. Eben beispielsweise im Versionsmanagement.

Wesentliche Anforderungen an eine Digitale Vertragsmanagement-Lösung:

• Steuerung der in vielen Fällen sehr komplexen Prozesse zur Erstellung und Genehmigung eines Vertrags.
• Unternehmensweit schneller und einfacher Zugriff auf die Vertragsinhalte und die Vertragsdokumente.
• Dokumentieren der Vertragsprozesse und Entscheidungen zur Erfüllung sich ständig verschärfender gesetzlicher Anforderungen, z.B. Sarbanes Oxley Act.

Was ist eigentlich "Digitales Vertragsmanagement"?

In Unternehmen fällt Tag für Tag eine Menge Papierkram an. Verträge sind die Basis einer Zusammenarbeit zweier Parteien und dienen der Absicherung. Geschäfte, die auf mündlichen Absprachen beruhen oder per Handschlag abgeschlossen werden, sind ebenso Alltag und auch Rechtens. Sollte jedoch eine Vertragspartei die versprochene Leistung nicht oder nur mit erheblichen Mängeln erbringen, kann ein Vertragsstreit schnell vor dem Richter enden. Ohne schriftlich geschlossenen Vertrag wird es dann schwierig, die Vertragsverletzungen aufzuzeigen, um beispielsweise Schadensersatz zu bekommen.

Folglich werden in Unternehmen Verträge entwickelt, verwaltet, angepasst, abgewickelt, fortgeschrieben und gesucht. Nicht nur die Anzahl der Verträge kann hierbei beträchtlich sein, beeindruckend ist gleichermaßen auch die Variantenvielfalt. Da gibt es beispielsweise Arbeits-, Wartungs-, Kredit-, Partner-, Miet-, Kauf-, Leasing- oder Werkverträge.

Vertragsmanagement (Vertragsverantwortung) wird laut Wikipedia in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass fast alle Abteilungen in einem Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette von diesem Thema betroffen sind. Jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement, welche wie folgt aufgeführt sind:

• Einkauf: Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten, Maklern und Partnern
• Vertrieb: Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden
• Rechtsabteilung: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (wie z. B. KonTraG, Sarbanes Oxley Act oder Basel II) sowie gesellschaftsrechtlicher Vorschriften (z. B. Einhaltung von Firmenrichtlinien) im Vertragswesen
• Controlling: aktive Risikobewertung in Anlehnung an existierende Vertragsverhältnisse
• Revision: Verbesserung der Audit-Fähigkeit über existierende Verträge, sowie Transparenz aller Vertragsprozesse
• Geschäftsführung: Aufbau und Optimierung des internen Kontrollsystems (IKS), sowie Kostenreduzierungen auf Basis eingeschränkter und kalkulierbare Vertragsrisiken.

Eine Lösung für das Digitale Vertragsmanagement zielt in erster Linie auf die Automatisierung und Optimierung des Vertragswesens ab. Sie sollte in diesem Zusammenhang die wesentlichen Aspekte des Vertragsmanagements (Vertragserstellung, Vertragsarchivierung, Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling) abdecken.

Seite 2: Aspekte des Vertragsmanagements: Vertragserstellung, Vertragsarchivierung, Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling

Seite 3: Risiken im Umgang mit Verträgen und Nutzenpotentiale Digitalen Vertragsmanagements

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