Die Qual der Wahl - Schwierigkeiten bei der ECM Anbieterauswahl
Die Flut an elektronischen und gedruckten Dokumenten mit denen Unternehmen heute umgehenmüssen wächst stetig und lässt sich ohne verwaltende Systeme längst nicht mehr eindämmen.Viele Dokumente sind zudem aufbewahrungswürdig oder sogar aufbewahrungspflichtig. DiePflicht, Dokumente langfristig revisionssicher aufzubewahren, wird neben den GDPdU(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) auch in zahlreichenGesetzestexten wie der AO (Abgabenordnung) dem HGB oder den GoBS (Grundsätzeordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltungssysteme) angeführt. Unternehmen stehen alsozunehmend unter Druck ein fachlich und rechtlich ausreichendes Enterprise ContentManagement (ECM)- oder Dokumenten Management (DM)-System einzusetzen, dessen Funktionen imIdealfall perfekt an die Unternehmensbedingungen angepasst sind.
Die Wahl der richtigen Lösung fällt durch den unüberschaubarer ECM-/DMS Markt schwer.Neben einer handvoll so genannter "Global Player" wie ECM, FileNet, IBM oder OpenText, diesehr komplexe Lösungen anbieten, gibt es zahlreiche kleine und mittlere Anbieter aus denunterschiedlichen Bereichen z. B. Archivierung, Dokumenten Management oder Web ContentManagement. Ihre Lösungen decken meist nur bestimmte Content-Funktionen ab.
Die Schwierigkeit besteht vor allem darin, ein System zu finden, dessen technischenMöglichkeiten auch tatsächlich gebraucht und ausgenutzt werden. Für KMUs bieten dieganzheitlichen Content-Management-Lösungen der Global Player eine unnötigeFunktionsvielfalt, zudem sind solche komplexen Lösungen für die meisten KMUs unbezahlbar.Auf der anderen Seite deckt nicht jeder Anbieter einer kleineren Lösung alleECM-Funktionen gleich gut und aus eigener Hand ab. In der Regel gilt, kein Content-Problemverlangt alle ECM-Funktionen. Braucht ein Unternehmen eine einfache Archiv-Funktion, istkeine Postkorb- oder Workflow-Lösung nötig.
Enterprise Content Management Module [1] sind je nach Definition:
- Elektronisches Dokumenten Management (EDM) /DMS
- Archivierung
- COLD (Computer Output on LaserDisk)
- Postkorb/Workflow
- Collaboration
- Records Management
- ERP-Content
- Output Management System
- Elektronische Formulare (E-Forms)
- Web Content Management (WCM) / Portale
- Engineering Data Management (EDM) / Product Data Management (PDM)
Damit das optimale Produkt gefunden wird, muss der Anwender genau wissen, was für Moduleer braucht und welche Funktionen von diesen abgedeckt werden müssen. Das erfordert einumfangreiches Grundwissen in allen Bereichen des ECM, denn erst mit dem nötigenVerständnis kann eine optimale Lösung gefunden werden.
Neben der Auswahl der benötigten Funktionen muss auch die Frage geklärt werden, welcherSystemaufbau der Lösung sich für das Unternehmen eignet.
Wichtige Architekturentscheidung
Die Architektur meint den Aufbau des Systems bzw. den Zusammenhang der einzelnenKomponenten. Es gibt verschiedene Architekturen deren Vor- und Nachteile von derindividuellen Situation des Unternehmens abhängen beispielsweise der Unternehmensgröße undder Anzahl der Systemanwender. Zur Auswahl stehen, die einfache Desktop-Lösung, dieClient-Server-Architektur oder die N-Tier-Architektur. [2]
Eine Desktop-Lösung eignet sich für kleine Anwendergruppen. Alle Applikationen(Anwendungen) und ECM-Funktionen laufen auf dem Client, also dem lokalen PC ab.
Die Client-Server-Architektur oder 2-Tier-Architektur wird im KMU-Umfeld sehr häufigverwendet. Das System besteht aus einer dezentralen Komponente dem Client, der mit derzentralen Komponente dem Server in Verbindung tritt. In diesem Fall erfolgt also eineArbeitsteilung, alle ECM-Funktionen laufen nicht mehr auf dem Client sondern auf demServer ab.
Die N-Tier-Architektur beschreibt ein mehrschichtiges System. Typischerweise besteht dieseArchitektur aus drei Komponenten. Das System ist in eine Präsentationsschicht (Client),wobei für die Präsentation dann z.B. Windows XP verantwortlich ist, eineApplikationsschicht (Applikations-Server) und eine Dokumenten- und Datenschicht(Daten-Server) aufgeteilt. Diese Lösung ist sehr komplex und erfordert einen hohenAdministrationsaufwand.
Fazit
Voraussetzung für die Auswahl einer passenden Lösung ist eine detailliert geplanteECM-Strategie. Neben den beschriebenen funktionalen und architektonischen Entscheidungensind zahlreiche weitere Faktoren ausschlaggebend. Neben ersichtlichen Faktoren wie Kosten(Anschaffungskosten, Einrichtungskosten, Wartungskosten) oder Migrationsaufwand (wenn eineMigration nötig ist) müssen auch Themen beachtet werden, die leicht vergessen werden wiedie Zukunftssicherheit der Lösung, Lizenzen (Trainings- und Entwicklerlizenzen), Kostenfür Drittprodukte, Customizing-Aufwand … Der Anwender muss genau hinterfragen, wo dieGrenzen des Produktes liegen. Ist erstmal eine vorschnelle und am Ende falscheSystemauswahl getroffen wurden, sind nicht nur hohe Kosten die Folge.
Eine große Hilfe bei der Systemauswahl bieten externe Berater
Unabhängige Beratungsunternehmen bieten Know-how bei der Anbieter und Lösungssuche. Docheine qualifizierte Beratung ist oft sehr kostenintensiv. Eine Alternative bietenfachspezifische Workshops und Seminare, die von unabhängigen Beratungsunternehmenangeboten werden. Sie vermitteln dem Anwender den nötigen Überblick und das nötige Wissenüber das Themenfeld DMS/ECM und geben ihm nützliche Werkzeuge für die Anbieterauswahl andie Hand.
Besonders hilfreich sind Intensiv-Seminare zur Einführung in die Thematik, wie sie u.a. Zöller & Partner anbieten. Denn mit oder ohne externen Berater erfordert die ECM-Praxisviel Verständnis für die Zusammenhänge von den Anwendern.
Quellen
[1] / [2] Vgl. Seminarunterlagen Zöller & Partner GmbH: Elektronische Archivierung / DokumentenManagement, 09/2006.
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