Das Informationsmanagement im Wandel

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Die DMS-Branche ist kreativ – jedes Jahr neue Begriffe: Enterprise Content Management,Information Lifecycle Management, Digital Asset Management, Web Content Management,Records Management. Letztlich sind dies aber nur Facetten eines übergreifendenInformationsmanagements. Man darf heute Lösungen nicht mehr isoliert nur unter einemdieser Schlagworte betrachten sondern muss einen ganzheitlichen Blick auf dieInformationslandschaft im Unternehmen gewinnen.

Realisierung einer ganzheitlichen Informationsarchitektur

Neben regulativen Anforderungen des Gesetzgebers z.B. in Bezug auf die Belegpflicht vongeschäftskritischen Dokumenten oder publizierten Web-Inhalten bildet vor allem dieZusammenführung verschiedener Insellösungen in integrative und GeschäftsprozessorientierteLösungsansätze einen wichtigen Treiber für das Thema in den Unternehmen. Web-Inhalte,Dokumente, Medien-Inhalte sind dabei nur unterschiedliche technische Repräsentationenbetrieblicher Informationen, die abhängig sind von ihren technischen oderinhaltlich-rechtlichen Vorgaben wie beispielsweise bei "Records" oder Dokumenten.

Begriffewie Record und Dokument sind dabei durch ihren Rechtscharakter und Inhalt definiert,Content und Media Asset eher durch die technische Darstellung von Inhalten. Imtheoretischen Konzept des Informationswesens stellen sie allesamt "Informationen" dar, dieuns von den Bits und Bytes zum "Wissen" führen. Die Integration der verschiedenenVerwaltungssysteme dieser Informationsarten hat somit eine strategische Bedeutung. Jedeseinzelne kann daher für die Zukunft nur einen kleinen Baustein in einer ganzheitlichenUnternehmensinformationsarchitektur darstellen.

Festhalten, was wichtig ist!

Der Begriff "Informationsflut", im englischen auch gerne als "Information Overflow"bezeichnet, ist sicherlich jedem geläufig. Jeder erlebt die tägliche "Überflutung" mitInformationen – sei es aus den Gesprächen, der Korrespondenz oder den dokumentierten bzw.publizierten Informationen. Unter physiologisch-neurologischen Gesichtspunkten betrachtetist das menschliche Gehirn zur Aufnahme und Verarbeitung der aller ihm heute angebotenenInformationen nicht mehr fähig. Angesichts der Informationsflut in Unternehmen,Organisationen und Verwaltungen wird dies zunehmend ein Problem.

Dabei geht auch nicht nur um die reine Menge der Information; sondern auch darum, dass derEinzelne mit Nebensächlichkeiten wie Spam, Kopien, syndizierten Fassungen oderunterschiedlichen Bearbeitungsversionen erschlagen wird.Oftmals ist gar nicht mehr zuerkennen, was denn das ursprüngliche Original war. Dann stellt sich sofort die Frage, wasist denn überhaupt relevant und was ist in welcher Version und welchem Formataufzubewahren?

Die Bewertung von Information in ihrem Kontext und in Bezug auf ihrenheutigen und zukünftigen Wert wird damit immer wichtiger. Als Anforderung stellt sich ausdieser Entwicklung daher die Forderung nach mehr Effizienz durch Informationsreduktion,die durch den Einsatz von Software bei Eingang, Suche, Indizierung und Nutzung vonInformationen erreicht werden soll.

Dies ist allerdings angesichts des heutigen Angebots von Standardsoftware schwierig.Standardsoftware, wie sie heute eingesetzt wird, wurde unter dem Gesichtspunktgeschrieben, Informationen zu erstellen, mit Information zu arbeiten. Management- undArchivierungsfunktionalität wurde dabei meistens nicht bedacht. Dies gilt auch fürBetriebssysteme, die immer noch sich an den physischen Strukturen von hierarchischenVerzeichnissen orientieren.

Heute benötigen wir für das effiziente Verwalten, Nutzen undArchivieren noch Zusatzsoftware

ECM, DMS und alle anderen Spezial-Softwarangebote lebenvon der Lücke, die durch mangelhafte oder unvollständige Standardsoftware geschaffenwurde. Der Markt ist hier erst im Aufbruch, denn selbst wo bereits ein ECMS oder DMSeingeführt wurde fehlen bisher der unternehmensweite Einsatz alsInformationsmanagementinfrastruktur. Die Integration von ECM-Komponenten als Grund- oderSpezialfunktion im Rahmen der Informationsarchitektur wird daher ein weiteres wichtigesThema für 2007 sein. Dies wird auch durch neue Entwicklungen bei IT-Architekturen wie SOAService oriented Architecture und durch neue Trends im Internet getrieben.

Web 2.0 als neues Verständnis vom Informationsmanagement

Eine der treibenden Kräfte ist Web 2.0. Web 2.0 wird sehr unterschiedlichen definiert: als"usergenerated Content", als technologische Entwicklung mit AJAX, als neuer Anlauf vone-Business, mit Community-Software und gesellschaftlicher Wandel. Allen Ansätzen istgemeinsam, dass die Nutzung der Information im Internet sich verändert. Weblogs,Communities und Wikis zeigen z.B., wie man schon heutzutage mit diesem Medium umgeht. Ganzentscheidend ist auch, dass das Internet und die Möglichkeiten dieser vernetzenInformationsstruktur nunmehr weit aus mehr Menschen als bisher erreicht.

Das Web 2.0 gibtjedem mit einem Internet-Zugang eine Stimme – schneller aber auch unkontrollierter als jezuvor. Bloggen, Web 2.0, Wikis, RSS-Feeds – dies sind Gefahren für bestehende restriktiveGesellschafts- und Organisationssysteme. Die Möglichkeit in einfacher Weise Informationenonline zu stellen, lässt neue Meinungs- und Informationskanäle entstehen. Es gibt neueWege, wie sich Information verbreitet, unzensiert aber auch mit nicht gesicherter Qualitätund Authentizität.

Für das betriebliche Informationswesen führt dies zu einer Potenzierung der Probleme, dadie Technologien des Web 2.0 auch in die Unternehmen Einzug halten: Wikis, Blogs undandere. Zusammen mit der unkontrollierten Flut von E-Mails entstehen neben den zentralkontrollierten Anwendungssystemen immer neue Informationsinseln, die im Sinne einerganzheitlichen Informationsverarbeitung zusammengeführt werden müssen. Die Grenzen derinternen Welt der Unternehmens-IT und der externen Welt des Internets werden dabei mitgemeinsam genutzten Collaborations- und E-Business-Plattformen, mit SaaS(Software-as-a-Service-Angeboten) und outgesourcten Systemen verschwimmen.

Wir erleben einenParadigmenwechsel– vieles von dem was früher mit internen Systemen durchgeführt wurdeverlagert sich in Extranets und das Internet.

Besonders durch Web 2.0 kommt es aber auch zu einer verstärkten Modularisierung undFlexibilisierung der Software. So erlaubt das Konzept von AJAX oder seinemMicrosoft-Pendant ATLAS eine asynchrone Server-Interaktion einer Web-Oberfläche, was dieflexible Einbindung von Services in Benutzerinterface erlaubt. Da gibt es dann nunBenutzeroberflächen, die es mit erlauben Informationen aus dem Netz direkt in ein Portal,in eine kaufmännische Software, in ein ERP einzubinden – ganz ohne einen umständlichenIntegrationsprozess, sondern einfach auf Abruf.