Das Informationsmanagement im Wandel

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Die DMS-Branche ist kreativ – jedes Jahr neue Begriffe: Enterprise Content Management, Information Lifecycle Management, Digital Asset Management, Web Content Management, Records Management. Letztlich sind dies aber nur Facetten eines übergreifenden Informationsmanagements. Man darf heute Lösungen nicht mehr isoliert nur unter einem dieser Schlagworte betrachten sondern muss einen ganzheitlichen Blick auf die Informationslandschaft im Unternehmen gewinnen.

Realisierung einer ganzheitlichen Informationsarchitektur

Neben regulativen Anforderungen des Gesetzgebers z.B. in Bezug auf die Belegpflicht von geschäftskritischen Dokumenten oder publizierten Web-Inhalten bildet vor allem die Zusammenführung verschiedener Insellösungen in integrative und Geschäftsprozessorientierte Lösungsansätze einen wichtigen Treiber für das Thema in den Unternehmen. Web-Inhalte, Dokumente, Medien-Inhalte sind dabei nur unterschiedliche technische Repräsentationen betrieblicher Informationen, die abhängig sind von ihren technischen oder inhaltlich-rechtlichen Vorgaben wie beispielsweise bei "Records" oder Dokumenten.

Begriffe wie Record und Dokument sind dabei durch ihren Rechtscharakter und Inhalt definiert, Content und Media Asset eher durch die technische Darstellung von Inhalten. Im theoretischen Konzept des Informationswesens stellen sie allesamt "Informationen" dar, die uns von den Bits und Bytes zum "Wissen" führen. Die Integration der verschiedenen Verwaltungssysteme dieser Informationsarten hat somit eine strategische Bedeutung. Jedes einzelne kann daher für die Zukunft nur einen kleinen Baustein in einer ganzheitlichen Unternehmensinformationsarchitektur darstellen.

Festhalten, was wichtig ist!

Der Begriff "Informationsflut", im englischen auch gerne als "Information Overflow" bezeichnet, ist sicherlich jedem geläufig. Jeder erlebt die tägliche "Überflutung" mit Informationen – sei es aus den Gesprächen, der Korrespondenz oder den dokumentierten bzw. publizierten Informationen. Unter physiologisch-neurologischen Gesichtspunkten betrachtet ist das menschliche Gehirn zur Aufnahme und Verarbeitung der aller ihm heute angebotenen Informationen nicht mehr fähig. Angesichts der Informationsflut in Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen wird dies zunehmend ein Problem.

Dabei geht auch nicht nur um die reine Menge der Information; sondern auch darum, dass der Einzelne mit Nebensächlichkeiten wie Spam, Kopien, syndizierten Fassungen oder unterschiedlichen Bearbeitungsversionen erschlagen wird. Oftmals ist gar nicht mehr zu erkennen, was denn das ursprüngliche Original war. Dann stellt sich sofort die Frage, was ist denn überhaupt relevant und was ist in welcher Version und welchem Format aufzubewahren?

Die Bewertung von Information in ihrem Kontext und in Bezug auf ihren heutigen und zukünftigen Wert wird damit immer wichtiger. Als Anforderung stellt sich aus dieser Entwicklung daher die Forderung nach mehr Effizienz durch Informationsreduktion, die durch den Einsatz von Software bei Eingang, Suche, Indizierung und Nutzung von Informationen erreicht werden soll.

Dies ist allerdings angesichts des heutigen Angebots von Standardsoftware schwierig. Standardsoftware, wie sie heute eingesetzt wird, wurde unter dem Gesichtspunkt geschrieben, Informationen zu erstellen, mit Information zu arbeiten. Management- und Archivierungsfunktionalität wurde dabei meistens nicht bedacht. Dies gilt auch für Betriebssysteme, die immer noch sich an den physischen Strukturen von hierarchischen Verzeichnissen orientieren.

Heute benötigen wir für das effiziente Verwalten, Nutzen und Archivieren noch Zusatzsoftware

ECM, DMS und alle anderen Spezial-Softwarangebote leben von der Lücke, die durch mangelhafte oder unvollständige Standardsoftware geschaffen wurde. Der Markt ist hier erst im Aufbruch, denn selbst wo bereits ein ECMS oder DMS eingeführt wurde fehlen bisher der unternehmensweite Einsatz als Informationsmanagementinfrastruktur. Die Integration von ECM-Komponenten als Grund- oder Spezialfunktion im Rahmen der Informationsarchitektur wird daher ein weiteres wichtiges Thema für 2007 sein. Dies wird auch durch neue Entwicklungen bei IT-Architekturen wie SOA Service oriented Architecture und durch neue Trends im Internet getrieben.

Web 2.0 als neues Verständnis vom Informationsmanagement

Eine der treibenden Kräfte ist Web 2.0. Web 2.0 wird sehr unterschiedlichen definiert: als "usergenerated Content", als technologische Entwicklung mit AJAX, als neuer Anlauf von e-Business, mit Community-Software und gesellschaftlicher Wandel. Allen Ansätzen ist gemeinsam, dass die Nutzung der Information im Internet sich verändert. Weblogs, Communities und Wikis zeigen z.B., wie man schon heutzutage mit diesem Medium umgeht. Ganz entscheidend ist auch, dass das Internet und die Möglichkeiten dieser vernetzen Informationsstruktur nunmehr weit aus mehr Menschen als bisher erreicht.

Das Web 2.0 gibt jedem mit einem Internet-Zugang eine Stimme – schneller aber auch unkontrollierter als je zuvor. Bloggen, Web 2.0, Wikis, RSS-Feeds – dies sind Gefahren für bestehende restriktive Gesellschafts- und Organisationssysteme. Die Möglichkeit in einfacher Weise Informationen online zu stellen, lässt neue Meinungs- und Informationskanäle entstehen. Es gibt neue Wege, wie sich Information verbreitet, unzensiert aber auch mit nicht gesicherter Qualität und Authentizität.

Für das betriebliche Informationswesen führt dies zu einer Potenzierung der Probleme, da die Technologien des Web 2.0 auch in die Unternehmen Einzug halten: Wikis, Blogs und andere. Zusammen mit der unkontrollierten Flut von E-Mails entstehen neben den zentral kontrollierten Anwendungssystemen immer neue Informationsinseln, die im Sinne einer ganzheitlichen Informationsverarbeitung zusammengeführt werden müssen. Die Grenzen der internen Welt der Unternehmens-IT und der externen Welt des Internets werden dabei mit gemeinsam genutzten Collaborations- und E-Business-Plattformen, mit SaaS (Software-as-a-Service-Angeboten) und outgesourcten Systemen verschwimmen.

Wir erleben einen Paradigmenwechsel – vieles von dem was früher mit internen Systemen durchgeführt wurde verlagert sich in Extranets und das Internet.

Besonders durch Web 2.0 kommt es aber auch zu einer verstärkten Modularisierung und Flexibilisierung der Software. So erlaubt das Konzept von AJAX oder seinem Microsoft-Pendant ATLAS eine asynchrone Server-Interaktion einer Web-Oberfläche, was die flexible Einbindung von Services in Benutzerinterface erlaubt. Da gibt es dann nun Benutzeroberflächen, die es mit erlauben Informationen aus dem Netz direkt in ein Portal, in eine kaufmännische Software, in ein ERP einzubinden – ganz ohne einen umständlichen Integrationsprozess, sondern einfach auf Abruf.

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