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Herausforderung E-Mail-Archivierung
 E-Mail hat unser Leben verändert. Die schnelle Kommunikation mittels E-Mail hat Schreibstil und Qualität unserer Nachrichten umgekrempelt, den Zeittakt der Beantwortung drastisch erhöht, den sauber formulierten Brief auf Papier nahezu verdrängt, und mit der
Möglichkeit, gleichzeitig an beliebige und beliebig viele Adressaten die Nachricht zu
versenden, zur digitalen Flut geführt. Die Verwendung von E-Mails hat den
Kommunikationsfluss innerhalb der Unternehmen und zwischen Geschäftspartnern aber auch
wesentlich erleichtert.
Informationen erreichen die Empfänger sehr schnell, auch wenn
diese gerade nicht erreichbar sind. Große Empfängergruppen können einfach mit
Informationen in Form von Dateianlagen auch weltweit versorgt werden, die Weiterleitung
passiert in Sekundenschnelle.
Der zunehmende E-Mail-Verkehr macht die elektronische Archivierung notwendig
Diese Vorteile führten zu einer ständig wachsenden Zunahme
des E-Mail-Verkehrs und zur gleichzeitigen Notwendigkeit den E-Mail-Verkehr fachlich zu
organisieren und technisch zu managen. Die Speicherung von E-Mails in eigenständigen
Systemen begann ein Eigenleben, neben Datenbanken, Dateisystemen und dem Speichern von
Anwendungssystemen zu führen. Der Medienbruch zwischen Papier und Elektronik fand sich so
auf einem Mal auch in den verschiedenen elektronischen Systemen wieder.
Im Zeitalter des
Spamming wird E-Mail nicht mehr so euphorisch gefeiert wie noch vor wenigen Jahren. Dazu
kommt die kaum noch übersehbare Menge einströmender Information, die mit ihrem Volumen
Mailserver überlaufen und die Speicher der Arbeitsplätze überquellen lässt. Wo der
Anwender nicht aktiv zum Löschen überging mussten die Administratoren Hand anlegen. Man
musste die Größe der Maildateien untersuchen, eventuell beschränken und gleichzeitig
Lösungen zum technischen Umgang mit nicht mehr benötigten E-Mails zur Verfügung stellen.
Einige E-Mail- Produkte konnten auch nur begrenzte Speicherkapazitäten verwalten, so dass
eine Auslagerung unumgänglich war. Beschränkungen des Speicherplatzes und das Löschen
älterer E-Mails durch die Administration kann etwas Abhilfe gegen die "Digital Flood"
bringen, trägt aber auch zur unkontrollierten Vernichtung gegebenenfalls wichtiger
Information bei – das "Digital Gap" öffnet sich immer weiter.
Die Tradition der
Papierdokumentation ist ausgelaufen ohne dass wir bereits eine Tradition des digitalen
Bewahrens entwickelt hätten. Ein Ausdruck von E-Mails und die Ablage des Papiers in
Aktenordnern wie bisher, würden alle Vorteile des elektronischen Kommunikationsmediums
konterkarieren.
So ist denn E-Mail-Archivierung heute en vogue. Besonders durch das Thema
Compliance getrieben, schnellen die Verkaufszahlen einschlägiger Anbieter von
E-Mail-Archivierungssoftware hoch und zwingen damit, die Hersteller von komplexeren ECM
Enterprise-Content-Management-Produkten nachzuziehen. Doch wie ist es um das Thema
bestellt, sind E-Mail-Archive wirklich die Lösung für das Problem der immer schneller
steigenden Informationsflut?
Problemzone E-Mail
Die Verwaltung von E-Mails ist kein einfaches Thema. Sie landen in privaten Postkörben und
fristen dort ihr Dasein bis zum Löschen. Dank der Verteilerinformation ist häufig der
ursprünglich vorgesehene Empfänger nicht mehr so richtig ermittelbar. Kryptische
Betreffzeilen lassen auch wichtige E-Mails im Spam-Verzeichnis enden. Beliebig
geschachtelt und per Antwortfunktion kopiert tragen sie zur Informationsredundanz bei.
Attachments lassen nicht nur die Beschränkungen des Postfachs platzen, sie kommen auch
häufig in Formaten, die man nicht anzeigen kann oder machen über dynamische Links das
Nachladen von Informationen aus dem Internet erforderlich. Elektronisch signiert werden
sie zum rechtskräftigen Handelsbrief, wenn denn die Firewall die Signatur als solche
erkennt und die E-Mail nicht auf Grund eines nicht interpretierbaren, möglicherweise
gefährlichen Inhalts im Nirwana verschwinden lässt.
Die Vielfalt der Form macht eine
automatisierte Zuordnung in Datenbanken sehr schwierig, besonders wenn die Absender alles
darauf anlegen, möglichst keine Referenz-Information zu Vorgängen, Kundennummern oder
anderen identifizierenden Merkmalen mitzuliefern. E-Mails lassen sich einfachst editieren
und so kann auch schon eine E-Mail beim Absender mal ein anderes Datum tragen als beim
Empfänger. Und E-Mails haben die Eigenschaft, häufig einmal dort zu landen, wo sie besser
nicht gelesen werden sollten – siehe die Prozesse um Microsoft, um Enron, um Worldcom.
E-Mail hat in vielerlei Beziehung unser Leben verändert.
Dank des Sabanes-Oxley-Act wurde
so eine neue Form der Archivierung geboren – E-Mail-Archivierung. Vorher war E-Mail ein
Informationstyp wie jeder andere. Aber dank der steigenden Compliance-Anforderungen wird
die Aufbewahrung und Erschließung von E-Mails immer wichtiger. Herkömmliche Mail-Systeme
wie Notes oder Outlook mit ihren Datenbanken und Speicherstrategien sind ein völlig
ungeeigneter Ort um wertvolle Information aufzubewahren. Diese Lücke bedienen nur
Spezialanbieter. Sie unterstützen die Erfassung der E-Mails automatisch, zwingen den
Empfänger sie richtig zu ordnen, und legen sie in eigenen Datentöpfen ab. Diese können
dann mit eigenen Clienten durchforstet oder aber mit der Clientsoftware von der
Bürokommunikationsanwendung wieder gefunden werden.
Eine durchaus wachsende Zahl von Anwendern löst heute die Probleme mit der Integration der
E-Mail-Korrespondenz in ein elektronisches Archivierungskonzept oder über Insellösungen,
die andere Problemfelder schaffen können. Auf der anderen Seite behindert die Komplexität
der E-Mail-Strukturen eine systematische und möglichst automatische Klassifikation und
Indizierung der E-Mail-Dokumente, was eine zwingende Voraussetzung für die Einführung
jedes elektronischen Archivs ist. E-Mails sind aus Dokumentensicht nur jeweils ein Element
in der gesamten Betrachtung des Dokumenten-Inputs und Dokumenten-Outputs – aber eines mit
besonderer Komplexität.
Das moderne Verständnis des Dokumentenbegriffs
Um die Komplexität der Struktur und des Umgangs mit E-Mails zu
verstehen, müssen wir nur einen Blick auf das heutige moderne Verständnis des
Dokumentenbegriffs werfen. Früher orientierten sich der Begriff Dokument und das
Verständnis von Dokumenten-Management an einer physisch greifbaren Form. Heute kann ein
Dokument eine beliebig komplexe Struktur wie ein Container mit beliebigen digitalen
Komponenten besitzen. Host-Output, Web-Formulare, Protokolle von Web-Transaktionen,
dynamische HTML-Seiten, digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen, Datensätze,
Office-Dateien, elektronisch signierte Dateien und eben E-Mails mit Attachement – dies
alles sind nach heutigem Verständnis Dokumente.
Die E-Mail, mit der Möglichkeit über
Attachments beliebig verschachtelte Strukturen zu schaffen ist das gängigste Beispiel für
hoch komplexe Dokumentenstrukturen. Hinzu kommt, dass bei einer Archivierung von E-Mails
der Umgang mit verschlüsselten E-Mails beachtet werden muss. Bei verschlüsselten
Dokumenten widersprechen sich der Wunsch nach Geheimhaltung von Informationen mit
wesentlichen Kriterien der Langzeitarchivierung wie Sicherstellung der Information und
Verfügbarkeit. Was passiert, wenn während der Aufbewahrungsfrist der Schlüsselinhaber
verstirbt oder wenn der Schlüssel selbst abhanden kommt?
Aber macht es Sinn hierfür Spezialarchive einzusetzen? Eigentlich nicht. E-Mail ist in erster Linie ein
Transportmedium. Der Inhalt einer E-Mail ist das Entscheidende. E-Mails gehören in einen
fachlichen oder sachlichen Zusammenhang. Sie müssen mit anderen Quellen zusammen
gespeichert werden, mit Daten aus operativen Systemen, mit eingehenden Fax-Mitteilungen,
mit gescannten Dokumenten, mit selbst erzeugten Dateien ... bevor letztere ihr Leben als
Attachment in einem unsortierten Haufen von Ausgangs-E-Mails beenden. E-Mails gehören in
virtuelle Akten, die dem Sachbearbeiter den Blick auf ein Kundendossier, eine Produktakte
oder einen Workflow-Vorgang bieten: Alle zusammengehörigen Informationen, ungeachtet des
Typs, strukturiert, geordnet und vollständig zusammengeführt.
Speichert man die
Information dagegen in separaten Informationstöpfen, muss der Bearbeiter schon wieder
wissen ob eine Information per E-Mail eingegangen ist, im Image-Archiv mit den gescannten
Dokumenten liegt, im Outputmanagement in einer COLD-Anwendung vorliegt oder im Archiv der
ERP als Datensatz schlummert. Weder wird hierdurch die Arbeit leichter, noch ist es
möglich übergreifend Vorgänge und Zusammenhänge zu dokumentieren. Und darauf kommt es doch
eigentlich bei Compliance an. Nicht die einzelne E-Mail zählt sondern der Inhalt einer
E-Mail im Zusammenhang eines Geschäftsganges.
Solche Zusammenhänge abzubilden ist
eigentlich eine Spezialität von Enterprise-Content-Management-Systemen: Eine einheitliche
ECM-Infrastruktur, ein Dienste-Konzept, in dem es nur einen Archiv-Service gibt, ein
übergreifend nutzbares Gesamtarchiv mit allen Informationen aus allen Anwendungen, dessen
Inhalt unabhängig vom Informationstyp und der Informationsquelle nutzbar ist. Jedes
professionelle ECM-System ist daher auch in der Lage mit der Archivierung von E-Mails
umzugehen. Doch ECM-Systeme gelten inzwischen als zu komplex, zu aufwendig, zu teuer. Das
Stichwort ECM treibt auf die Stirn der Informationsmanager in den Unternehmen inzwischen
fast so viele Schweißperlen, wie das Akronym ERP. E-Mail-Archivierung ist offenbar
einfacher, billiger und schneller zu installieren. Und auf den ersten Blick ist sie eine
schnelle Lösung für das Compliance-Thema ... sofern sich denn dieses auf E-Mails
reduzieren lässt. Aber dort wird offenbar nicht so genau hingeguckt.
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02/2006, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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