|  |
Mit Output-Management Druckkosten senken
Er ist beliebt bei Azubi, Sekretärin und Geschäftsleitung und zählt zu den häufigsten
Tastenbefehlen überhaupt: der Druckbefehl. Gerade das macht ihn so gefährlich und treibt
die Bürokosten in schwindelnde Höhen.
Druckausgaben sind ein zentraler Kostentreiber in Firmen. Es wird zu viel, zu häufig und
zu unkoordiniert ausgedruckt. Nur in wenigen Unternehmen besteht überhaupt ein Überblick
über das tatsächliche Druckvolumen. Eine aktuelle Studie des IT-Magazins Information Week
beziffert diese Zahl auf maximal 13 Prozent aller deutschen Unternehmen mit über 500
Mitarbeitern oder über 50 Millionen Euro Jahresumsatz. Dabei würde dem Management bei
einer systemgestützten Erfassung der Druckkosten alle Haare zu Berge stehen. Laut
Erhebungen von Information Week machen Druckkosten nämlich bis zu 10 Prozent der gesamten
IT-Kosten aus.
Druckvolumen systematisch analysieren
Abhilfe schafft eine umfassende Analyse des firmeneigenen Druckvolumens mit dem Ziel, das
Drucken und Versenden von Dokumenten insgesamt zu optimieren. Diese Herausforderung kennen
IT-Experten unter dem Begriff "Output-Management" und gewinnen damit zunehmend auch auf
den Chefetagen Fürsprecher.
Vorreiter in Sachen Output-Management sind Großunternehmen. Neben handfesten
Einsparpotenzialen waren effiziente Dokumentenprozesse hier schon früh ein
betriebswirtschaftliches Anfordernis. "Wer etwa Eingangsrechungen, Belege und Frachtbriefe
nicht digitalisiert und online bereithält, riskiert Wettbewerbsnachteile", analysiert
Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH. "Im Betriebsalltag lähmen lange Suchzeiten und
Postwege zentrale Unternehmensprozesse."
Das papierlose Büro ist jedoch im modernen Geschäftsalltag eine immer noch unrealisierte
Vision. Für viele geschäftskritische Unterlagen wie Verträge, Vereinbarungen oder
Produktionsunterlagen wird auch in Zukunft eine Papierversion erforderlich sein. Experten
sprechen deshalb von einem Trend zum papierarmen Büro. "Die Kunst liegt in einer
intelligenten Verknüpfung eines analogen und digitalen Dokumenten-Managements", bringt
Thomas Rick die Herausforderung vieler Unternehmen auf den Punkt.
Im Zuge allgemeiner Kosteneinsparungen beschäftigten sich immer mehr mittelständische
Unternehmen mit dem Thema Output-Management, entdecken ungeahnte Optimierungspotenziale
und suchen nach geeigneten Lösungen.
Druckprozesse teilweise auslagern
Nicht alle Druckaufträge müssen von Firmen in Eigenregie abgewickelt werden. Gerade bei
technisch aufwändigen Druckprozessen lohnt sich oft eine Auslagerung an Spezialisten.
Besonders sinnvoll ist dies etwa bei der Reproduktion von technischen Zeichnungen und
Kartenmaterial. Hier eröffnen sich enorme Einsparpotenziale.
Das Heiztechnik-Unternehmen Vaillant erkannte dieses Potenzial bereits Mitte der 90er
Jahre und lagerte wiederkehrender Druckaufträge aus. Dabei handelt
es sich im Wesentlichen um aktuelle Produktions- und Montagepläne, die schnell einer
großen Zahl von Mitarbeitern zugänglich gemacht werden müssen.
Die Drucklogistik ist denkbar einfach: Zweimal wöchentlich übersendet Vaillant per Mail
technische Zeichnungen und Ablaufpläne. Ein beiliegendes PDF-Dokument informiert über
Format, Auflage und Adressaten. Die Dokumente werden in der erforderlichen Form gedruckt und in der gewünschten Anzahl verfielfältigt. Innerhalb von 48
Stunden gehen die Druckunterlagen in adressierten Postmappen zurück an Vaillant, wo sie
direkt den zuständigen Mitarbeitern zugestellt werden. Die Original-Ausdrucke werden auf
Mikrofilm-Karten verfilmt und mit genauer Indexierung dem Zentralarchiv übermittelt. So
profitiert Vaillant von einer schnellen, sicheren und kosteneffizienten Abwicklung. "Das
gezielte Outsourcen von Druckaufträgen ist für uns eine sehr gute Alternative", bestätigt
Dr. Gamal Lashin, verantwortlich für R&D Support bei Vaillant. "Wir könnten diese Prozesse
intern nur mit einem erheblichen zeitlichen und finanziellen Mehraufwand realisieren."
Auch bei der AREVA Energietechnik GmbH setzt man seit Jahren auf ein professionelles
Output-Management.So werden etwa technische Handbücher
und Bedienungsanleitungen innerhalb weniger Stunden in höchster Qualität produziert.
Typisch ist folgender Prozessablauf: Der Kunde übergibt eine CD mit dem relevanten
Datenmaterial sowie beschriftete Ordner. Anschließend werden die Vorlagen in der gewünschten
Anzahl vervielfältigt und in die mitgelieferten AREVA-Ordner einsortiert. Pro Ordner wird
ein Duplikat der Original-CD beigefügt. "Die qualitätsgetreue Vervielfältigung von
technischen Zeichnungen gehört in die Hände von Spezialisten", bestätigt Projektmanager
Hans-Georg Bork von AREVA.
Viele Herausforderungen des Output-Managements schlummern in deutschen Archiven. Hier
stapeln sich originale Karten- und Engineering-Unterlagen, die als Transparente langsam
vergilben und spröde werden. Diese Altdokumente können durch moderne Methoden bewahrt
werden. Hier eröffnet die von Behrens & Schuleit entwickelte Durchlichttechnik, eine
Kombination aus Mikrografie- und digitaler Scantechnologie, ungeahnte Möglichkeiten. Die
Durchlichttechnik erlaubt die Aufbereitung und Sicherung von jahrzehntealten
Archivunterlagen. Nahezu unleserliche Dokumente werden durch Kontrastverschärfungen wieder
hergestellt und anschließend zukunftssicher archiviert. "Wir erwecken sterbende Dokumente
wieder zum Leben, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen", erklärt Behrens &
Schuleit Geschäftsführer Thomas Rick stolz. So vielfältig und nützlich kann
Output-Management sein.
01/2006, Behrens & Schuleit GmbH
Kommentare zu diesem Beitrag | | |
Weitere Beiträge zu diesem Thema | | |
|  | | E-Mail hat unser Leben verändert. Die schnelle Kommunikation mittels E-Mail hat Schreibstil und Qualität unserer Nachrichten umgekrempelt, den Zeittakt der Beantwortung drastisch erhöht... | |  | | 2005 hat sich verabschiedet, ein Jahr, in dem viel passiert ist, das Höhen und Tiefen hatte. Wir haben acht Experten renommierter Hersteller um ihre Meinung gebeten, was das noch junge Jahr 2006 bringen wird... | |  | | Aktenberge sind für die Ostfriesische Landschaftliche Brandkasse kein Thema mehr, seit sie 1995 mit der Digitalisierung ihrer Dokumente begann. Nun hat sie auch die elektronische Signatur eingeführt... | |  | | OCR (Optical Character Recognition = Optische Zeichenerkennung) ist eine Methode zur Umwandlung von Texten im Rasterformat (NCI) in eine kodierte, vom Rechner verarbeitbare Zeichenfolge (CI)... | |  | | Was vor vielen Jahren als Zusammenarbeit von begeisterten Softwareentwicklern im universitären Unix Umfeld begann ist inzwischen zu einem wichtigen Faktor im Softwaremarkt geworden. Die so genannte Open Source Software... | |
Beiträge aus anderen Themenbereichen | | |
|  | | Im Interview spricht der Schirmherr der Initiative Prof. Dieter Spath über "Das Konstruktionsbüro für Dienstleistungen" und vieles mehr. Am 12. Oktober eröffnet Prof. Dieter Spath den VOICE Days plus Kongress... | |  | | Datenschutz spielt auch im eCommerce eine große Rolle. So müssen z.B. für den Betrieb eines Onlineshops die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz eingehalten werden... | |  | | Um 1995 steckte die IT-Sicherheitsbranche noch in den Kinderschuhen. Die meisten, die sich damals dafür entschieden haben, ihren beruflichen Fokus auf die IT-Security zu setzen, kamen aus der IT... | |
| | | |
Der IT-Service-Finder