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Alternativen im Dokumentenmanagement
 
Bisher hieß es immer, Dokumentenmanagement sei nur etwas für Großunternehmen,
das sei komplex und schwierig. Im Mittelstand und bei kleineren Unternehmen
wurde der Einsatz von Dokumenten-Technologien immer sehr kritisch beäugt
und nur selten auf die Prioritätenliste der IT-Anschaffungen gesetzt. Heute
gibt es eine Reihe von Alternativen, die auch bei schmalen Budgets die Nutzung
von Dokumentenmanagement-Lösungen ermöglichen - vom Low-Cost-Produkt
bis zur organisatorischen Lösung ohne spezielles Produkt.
Einleitung
Die Anbieterschaft von Dokumenten-Technologie-Lösungen hatte sich von Anfang
an auf die Großen der Wirtschaft fokussiert. Klingende Namen, große
Projekte, Tausende installierter Arbeitsplätze - dies war die Vision vieler
Vertriebsleute und Produktdesigner. Nur wenige fokussierten sich von Anfang
an auf die unteren Marktsegmente. Hierfür wurden einfachere Produkte entworfen,
die quasi "Out-off-the-Box", ohne besondere Anpassungen, zum Einsatz
kommen sollten. Diese Produkte scheiterten häufig am Markt, da die Einführung
einer Dokumenten-Technologie-Lösung auch immer eine organisatorische Herausforderung
ist. nachteilig bei diesen Standardprodukten war außerdem meistens, das
sie nicht mit vorhandenen Produkten interagierten sondern zu Insellösungen
führten. Informationen aus dem Dateisystem und aus anderen Programmen mussten
häufig aufwendig und manuell importiert werden. Solche Insellösungen
konnten sich häufig nicht durchsetzen, da es immer noch eine Disziplinfrage
war, welche Information in ein solches System überführt wurde. Der
ständige Ausbau der Funktionalität um im Wettbewerb mithalten zu können,
machte es den Anbietern solcher Standardprodukte nicht einfacher, da mit der
zusätzlichen Funktionalität auch die Komplexität der Installation
und der Nutzung stieg. Die Qualität der Produkte und deren Einsatzmöglichkeiten
wurden zunehmend von der Intelligenz und Einfachheit der Installations- und
der Administrationskomponenten bestimmt. Dies ist auch einer der Gründe,
warum jahrelang die Anbieter von DMS-Produkten mit Volltext-Datenbank zur Erschließung
und Verwaltung "die Nase vorn" hatten. Es ist wesentlich einfacher
ein solches System zu installieren als sich bei der Einrichtung über benötigte
Felder einer Indexdatenbank und Strukturen einer geordneten Ablage Gedanken
zu machen. Ein anderes Problem der Anbieter von kleineren Standardlösungen
war außerdem, dass die Produkte auf den ersten Blick auch für Großunternehmen
und größere Lösungen interessant schienen. Die Anbieter mussten
hier feststellen, dass trotz der interessanten Kunden, die Funktionalität
und Skalierbarkeit nicht ausreichte, oder sie verzettelten sich in Projekten,
die zu keinem tragfähigen Ergebnis führte. Der Spagat zwischen Standardprodukt
und Projektlösung war nicht zu bewältigen.
So sah es lange Zeit danach aus, das Dokumentenmanagement etwas für die
Großen bleiben würde. Jedoch wachsen die Probleme des geordneten
Informationsmanagements auch bei den kleineren Anwendern. Hier geht es primär
nicht um das Scannen von Dokumenten, sondern zunächst einmal in den elektronischen
Ablagen für Ordnung zu sorgen. Überwindung der Beschränkungen
hierarchischer Dateisysteme und deren Berechtigungsstrukturen, Entlastung des
E-Mail-Einganges und Archivierung kaufmännischer und steuerrelevanter Daten
waren hier die aktuellen Themen. Die Interessen fokussierten sich eher auf einfache
Archivierungs- und Bürokommunikationskomponten denn auf die Schlagwortthemen
Business Process Management (BPM), Enterprise Content Management (ECM) oder
Information Lifecycle Management (ILM). Jenseits dieser Akronyme sind einfache,
verständliche und mit geringen Kosten betreibbare Lösungen gefordert.
Die großen Anbieter reagierten mit abgespeckten Speziallösungen wie
E-Mail-Archive für Exchange und Lotus Notes oder speziellen "Mittelstandspaketen".
Der Trend nützte jedoch mehr den kleineren Anbietern mit Standardpaketen.
Sie konnten fertige, praxisnahe Produkte anbieten, ohne das der Anwender gleich
das Gefühl hat mit einer "abgespeckten" Teillösung den Einstieg
in teuere Folgeprojekte vorzuprogrammieren. Hinzu kommt, dass es in diesem Segment
immer mehr Branchenlösungen gibt, die auf den DMS-Standardprodukten aufsetzen,
einfach ein Datenbank-Template für eine spezielle Aufgabenstellung liefern
und in eine DMS-Standardlösung geladen werden, oder ein solches Standardprodukt
integriert zu einer Branchenanwendung mitliefern.
Vielfalt trotz Konsolidierung
Betrachtet man den Markt für solche kleineren Lösungen, so ist trotz
der laufenden Konsolidierung noch eine Vielfalt von Produkten für kleinere
Budgets verfügbar. Diese Produkte sind seit langen Jahren am Markt und
sind inzwischen auch gut skalierbar und Ausbaufähigkeit. Die Anbieter benutzen
verschiedene Strategien, um ihre Produkte an den Endkunden zu vermarkten: Vom
Bürofachhandel bis zur Unternehmensberatung, die Branchenlösungen
erstellt. Trotz des Anspruches, eine Standardlösung zu liefern, sind auch
bei kleinen Installationen einige Tage Beratung erforderlich, um die notwendigen
Anpassungen und organisatorischen Maßnahmen für einen effizienten
und sinnvollen Einsatz durchzuführen. Einige Anbieter tragen diesem Ansatz
durch Komplettangebote von Produkt, Anpassung und Dienstleistung Rechnung.
Zur Gruppe dieser Standardprodukte können in Deutschland zur Zeit folgende
Anbieter gerechnet werden (Reihenfolge ohne Wertung, kein Anspruch auf Vollständigkeit):
EASY Software AG
EASY gilt als einer der Marktführer für Dokumentenmanagementlösungen.
Der Erfolg war sicherlich auch auf den Einsatz einer Volltextdatenbank zurückzuführen,
der die Installation und Nutzung des Produktes sehr einfach machte. Auch wenn
es inzwischen EASY als Enterprise-Lösung gibt, finden sich die meisten
Installationen bei mittelständischen und kleineren Firmen.
WinDream GmbH
Die WinDream-Lösung besticht durch die einfache Integration in das Microsoft-Umfeld.
Ablage und Archiv präsentieren sich dem Anwender wie Laufwerke des Betriebssystems.
Der Schulungsaufwand ist daher für die Anwender gering.
ELO Digital Office GmbH
ELO fand seinen Einstieg in den Markt mit dem elektronischen Leitzordner. Die
Abbildung des Ordners mittels Software half die Hemmschwelle zwischen Papierwelt
und virtueller elektronischer Welt zu überwinden. Inzwischen wurde das
Angebot funktional und von den Einsatzbereichen auch für größere
Lösungen deutlich ausgebaut.
Docuware AG
Die Docuware AG ist seit über 15 Jahren am Markt und setzte früh auf
intuitiv nutzbare grafische Oberflächen. Die Zeiten eigenständiger
Desktops sind zwar heute fast vorbei, aber Docuware hat auf die Anforderungen
des Marktes reagiert und ihr Portfolio immer weiter ausgebaut. Dies wurde auch
durch internationale Erfolge honoriert.
Dr. Pfaff GmbH
Dr.Doc wurde den Profis im DMS-Markt häufig belächelt, obwohl das
Unternehmens ich schon seit Mitte der 80er Jahre Gedanken zum Thema elektronische
Archivierung macht. Dr.Doc ist auch ein Beispiel dafür, dass sich selbst
kleinere Unternehmen mit kleineren Lösungen am Markt halten können.
Aus diesem Umfeld ließen sich noch eine Reihe weiterer Anbieter aufführen.
Auch die Anbieter, die sich wie beispielsweise GFT Solutions, d.evelop, IQDoQ,
SER, CEYONIQ, OS Optimal, Saperion oder IXOS inzwischen im mehr gehobenen Marktsegment
positionieren wollen, haben das "Low-End-Segement" auf Grund der möglichen
Stückzahlen nicht aus den Augen verloren. Teilweise kommen die Unternehmen
wie Saperion oder GFT Solutions sogar ursprünglich aus dem Marktsegment
der einfachen Standardprodukte, wenn man an frühe HYPARCHIV- oder Win!DMS-Lösungen
der 80er Jahre denkt. Auch bei diesen Unternehmen gewinnen einfach zu installierende
Lösungen für den Mittelstand an Bedeutung. E-Mail-Archive, Branchenlösungen
und spezielle Anwendungen zur Lösung häufig vorkommender Geschäftsprobleme
gelten als Eintrittskarten in den Markt.
Lösung ohne DMS-Produkt ?
In Umfragen zum Einsatz von DMS-Produkten wurde eins deutlich. Vielfach werden
Problemstellungen, für die solche Produkte speziell entwickelt wurden,
mit ganz anderen Mitteln gelöst. Gerade bei Mittelständlern und Kleinunternehmen
stellt sich die Frage, "brauche ich ein extra Zusatzprogramm, das mir Aufwand
im Betrieb, Wartungs- und Updatekosten, und einen Funktionsumfang beschert,
den ich gar nicht benötige?". Viele Anwender nutzen für die Verwaltung ihrer Dokumente ganz andere Systeme.
Entscheidend ist aber immer der organisatorische Ansatz.
Dateisystem
Gerade bei kleineren Firmen versucht man das Problem der Ordnung durch Vorgaben
zur Einrichtung von Dateiverzeichnissen, Überführung von elektronischen
Fax-Eingängen, E-Mails- und Attachment in solche Verzeichnisse und Linklisten
auf Verzeichnisse in einfachen Intranet-Oberflächen zu lösen. Dieser
Ansatz erfordert klare Vorgaben, Vorbildfunktionen und Disziplin. Die Handhabung
größerer Informationsmengen wird durch manuelles Auslagern auf Medien
die CD oder DVD und Aussondern durch Löschen mehr recht als schlecht geregelt.
Bürokommunikationssoftware von Microsoft
Diejenigen, die auf Microsoft setzen und gebündelte Softwarepakete kaufen,
haben meistens auch Outlook und Exchange im Einsatz. Dies ist im ersten Ansatz
nicht Bestandteil der Lösung sondern schafft bei der E-Mail-Flut eher Probleme.
So finden sich häufig im Dateisystem und im Outlook die gleichen Ordner,
ohne das an einer Stelle die Vollständigkeit aller Information gegeben.
Viele Anwender haben deshalb auf der Liste der Microsoft Server-Produkte nachgesehen
und festgestellt, dass man eine Ablage auch mit dem Sharepoint-Portal-Server
erstellen und betreiben kann. In der jüngsten Version sind die Kinderkrankheiten
ausgemerzt und der Funktionsumfang wurde deutlich professionalisiert. Aber auch
hier benötigt man als kleineres Unternehmen Unterstützung, um sich
eine einheitliche Informationsplattform mit Microsoft-Produkten zusammen zu
bauen.
Bürokommunikationssoftware von IBM
Wer auf IBM Lotus Notes und Domino setzte, hatte es im Vergleich mit dem Microsoft-Umfeld
häufig leichter - wenn denn Programmier-Knowhow für Notes im Hause
war. Sehr schnell ließen sich kleine Dokumenten- und Mail-Ablagen selbst
erstellen. Der "Quick-and-Dirty"-Ansatz führte aber auch zu Problemen.
Hier setzten dann Standardkomponenten von IBM wie Domino.doc an. Für den
kleineren Anwender war dies keine Lösung, für den gehobeneren Mittelständler
eine mögliche Alternative. Durch neue Produktentwicklungen verschieben
sich aber in diesem Umfeld gerade die Schwerpunkte.
Datenbankprodukte
Der Standarddatenbanken wie Oracle im Einsatz hat (in der Regel nicht das Kleinunternehmen),
sollte prüfen, ob nicht hier auch Standardfunktionalität für
das Dokumentenmanagement mitgeliefert wurde, die man einsetzen kann. Dies würde
zumindest die Beschaffung eines gesonderten Produktes ersparen.
Die Zukunft und der Trend Collaboration-Software
Man braucht also für Dokumentenmanagement nicht immer ein DMS-Produkt.
Entscheidend für jeden Anwender ist jedoch, sich auf die regulativen Vorgaben
zur Speicherung von kaufmännischen und anderen rechtsrelevanten Informationen
und um die Ordnung in der wachsenden Informationsflut zu kümmern. Je mehr
ungeordnete Information in Filesystemen, E-Mail-Postkörben und elektronischen
Fax-Eingängen bereits vorliegt, des do schwieriger wird es, hier Ordnung
zu schaffen. Vielfach ist hier die Planung der Einführung einer DMS-Lösung
nicht die Aufgabe eine Systemberaters sondern eines Coaches für persönliches
Organisations-, Arbeits- und Zeitmanagement. Wenn der Chef nicht selbst mit
gutem Beispiel vorangeht, wird in einem Kleinunternehmen jede DMS-Lösung
auf halbem Wege stecken bleiben
Die Beschaffung von geeigneter Software wird für kleinere Unternehmen erschwinglicher,
wenn auch nicht übersichtlicher. Entscheidend wird sein, wie viele Standardfunktionalität
zukünftig in Office-Paketen mitgeliefert wird. Hier zeigen sich auch neue
interessante Entwicklungen unter dem Schlagwort "Collaboration". Im
Rahmen des Trends "Collaboration" wird zukünftig einiges an Dokumenten-Technologien
auch im Lieferumfang von Betriebs- und Office-Systemen dem Anwender angedient
werden. Die Bezeichnungen für die Lösungen sind unterschiedlich, man
wird herkömmliche Begriffe wie DMS dort nicht wieder finden. Sie zielen
aber alle auf die gleichen Problemstellungen: Das Management unstrukturierter
und schwach strukturierter Information, landläufig heute auch Dokumente
oder Content genannt. Hier ist in Zukunft von Sun, Microsoft und anderen mit
dem Zusatzfunktionalität zu rechnen.
Ungeachtet ob man sich nur organisatorisch, mit vorhandener Standardsoftware
oder einem speziellen DMS-Produkt auf die Informationsschwemme einrichtet, ohne
entsprechende Hilfsmittel wird man dem Informationswachstum nicht Herr. Dokumente
entstehen heute fast ausschließlich elektronisch und der elektronische
Geschäftsverkehr durchdringt alle Branchen. Die Zeiten des Aktenordners
mit Papier gehen dem Ende zu. Das Äquivalent, der virtuelle elektronische
Aktenordner, ist aber noch zu selten vorzufinden. Bei Kleinunternehmen und im
Mittelstand herrscht Nachholbedarf!
09/2004, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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