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Migration als Chance: die ProdFlexZwiSchi
 
Im Umfeld der Document Related Technologies gibt es neben den Neuinstallationen
oder dem Ausbau vorhandener Systeme einen weiteren, immer interessanter werdenden
Markt: die Migration von Altlösungen. Zahlreiche Anwender, die bereits
in den 80er und 90er Jahren sich für ein elektronisches Archiv, ein Dokumenten-Management-System
oder eine Workflow-Lösung entschieden hatten, sehen inzwischen dem zweiten
oder gar dritten Systemwechsel entgegen. Hierbei kommt immer häufiger nicht
mehr der ursprüngliche Realisierungspartner sondern ein Wettbewerber zum
Zuge.
Gründe für Migrationen gibt es viele: die Betriebssystemplattform
hat sich geändert und die ursprüngliche Software ist nicht mehr hundertprozentig
lauffähig, bestimmte Typen optischer Speicher oder speziell angefertigter
Jukeboxen werden nicht mehr unterstützt, die Integrationsfähigkeit
der Lösung ist auf Grund überholter Schnittstellenspezifikationen
nicht mehr in moderne Softwareumgebungen integrierbar, und viele mehr. Entscheidend
ist, dass die Anwender selbst bei älteren Archivsystemen die Erkenntnis
gewonnen haben, dass die Information auch weiterhin für das Geschäft
wichtig ist. Elektronische Archive stellen das Gedächtnis der Informationsgesellschaft
dar - wie es Erkki Liikanen, EU-Kommissar, in treffende Worte kleidete.
Für eine Migration gibt es unterschiedliche Strategien. Man kann sie in
eine "harte", eine "weiche" und eine "integrative"
unterteilen.
Harte Migration
Bei der "harten" Migration werden Datenbanken komplett umgestellt,
die Anwendung erneuert oder ersetzt und - als wichtigstes Merkmal - die Dokumente
und Daten von den ursprünglichen Medien auf neue, höher kapazitative
umkopiert. Dies ist aufwendig, langwierig und teuer. Manche Unternehmen wie
ein Computerzentrum in Kalifornien sehen solche Migrationen aber als Grundlage,
um den technologischen Wandel nachvollziehen zu können - sie kopieren alle
drei Jahre mehrere Terabytes um. Bei einer solchen Migration schaffen es aber
die Anwender selten, Informationen gezielt auszusondern, die nicht mehr benötigt
werden es wird 1:1 umkopiert.
Weiche Migration
Bei einer "weichen" Migration werden häufig nur die Datenbanken
und die Anwendung migriert. Parallel werden neue Speichersysteme installiert.
Durch Zusatzprogrammierung wird der Zugriff auf die Alt-Archiv-Systeme ermöglicht,
die dann sukzessive ausaltern und nach einiger Zeit nicht mehr genutzt werden.
Dieser Weg ist jedoch nur gangbar, wenn die Schnittstellen der Alt-Archivsysteme
ein solches Verfahren unterstützen, die archivierten Daten und Dokumente
auch ohne Einbußen in der bisherigen Form zur Anzeige gebracht werden
können und weiterhin Support für die Alt-Komponenten gewährleistet
ist. Dieser Weg wird meistens dann beschritten, wenn man nicht das Produkt und
den Hersteller wechselt.
Integrative Migration
Die "integrative" Migration geht noch einen Schritt weiter als die
"weiche", basiert aber auf ähnlichen Prinzipien. Grundidee der
"integrativen" Migration ist die Annahme, dass eine anstehende Migration
nicht die letzte gewesen sein wird und dass es sinnvoll ist, die Systemarchitekturen
so auszulegen, dass Migrationen in Zukunft vermieden werden können. Hierzu
wird in der Regel eine Middleware-Schicht eingezogen, die es erlaubt mit standardisierten
Mitteln auf unterschiedliche Index-Datenbanken, Meta-Datenbanken wie Lokalisierer
oder neu eingerichtete Master-Index-Lösungen sowie auf Archive und Repositories
unterschiedlichen Alters, differenter Struktur und verschiedener Hersteller
übergreifend zuzugreifen. Die Middleware-Schicht fängt damit alle
Veränderungen auf der Anwendungsebene ab, stellt Konverter zur Verfügung
und reduziert bisherige DMS-Anwendungen auf reine Speichersubsysteme, die ihre
Daten und Dokumente als nachgeordneten Dienst unterschiedlichen Anwendungen
zur Verfügung stellen. Ein PROJECT CONSULT Kunde hat hierfür die treffende,
aber zungenbrechende Bezeichnung "produktflexible Zwischenschicht"
oder "ProdFlexZwiSchi" gefunden. Langfristig gesehen ist diese Form,
eine "harte" Migration generell zu umgehen, der sicherste Ansatz.
Angesichts der immer häufiger und immer schneller voranschreitenden Mergers&Acquisitions
in allen Branchen ist die "ProdFlexZwiSchi" manchmal die einzige Chance,
Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammenzuführen.
"Harte" Migrationen beinhalten jedoch auch die Chance, Aufwände
wieder tragbar und sinnvoll zu machen. Häufig war bei älteren Installation
noch nicht absehbar, unter welchen Gesichtspunkten die gespeicherten Informationen
zukünftig benötigt werden. Vielfach wurden zu wenige Indizes oder
gar die falschen vergeben. Durch moderne Technologien der automatischen Klassifikation,
die inzwischen Produktreife erlangt haben, kann man einer Migration nicht nur
vernachlässigbare Dokumente, deren Aufbewahrungsfirst abgelaufen ist, aussondern,
sondern auch parallel eine Neuindizierung vornehmen.
Spätere Migrationen sind einerseits bereits beim Design einer neuen Lösung,
bei der Standardisierung von Speicherformaten und Schnittstellen zu berücksichtigen.
Andererseits muss der Anwender aber auch das notwendige Übel Migration
als Chance begreifen, seine Informationen besser zu erschließen und zukunftssicherer
bereitzustellen. Ausschlaggebend ist der Wert der Information - und ein schlecht
erschlossenes elektronisches Archiv ist genau wertlos wie die im Bunker ausgelagerten
Papierdokumente.
09/2004, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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