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Elektronische Archivierung und Storage-Technologien
 
Beim Thema Archivierung war immer einer der Dreh- und Angelpunkte der Einsatz geeigneter Speichertechnologien. Die Anforderung, einerseits immer die neueste Softwarefunktionalität zu unterstützen, stand andererseits dem Anspruch gegenüber, Informationen über Jahrzehnte sicher verfügbar zu halten. Hieraus hat sich in den 80er Jahren ein eigenes Marktsegment in der IT-Landschaft herausgebildet - die elektronische Archivierung. Diese Eigenständigkeit ist inzwischen durch das Vordringen neuer Speichertechnologien und deren betriebssystemnahe Verwaltung unter Druck geraten.
Einleitung
Archivierung ist kein Selbstzweck. Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung obwohl moderne Softwaretechnologien wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Immer mehr Information entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen sich verstärkt mit dem Thema elektronische Archivierung auseinander zu setzen.
Archivierung ist nicht gleich Archivierung
Der Begriff der elektronischen Archivierung wird sehr unterschiedlich benutzt. Während heute Unternehmen schon unter der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente stöhnen, kann hier der Archivar in einem historischen Archiv nur darüber lachen. Für ihn heißt Archivierung 100, 300 oder gar 500 Jahre sichere, geordnete und jederzeit zugreifbare Aufbewahrung von Dokumenten. Angesichts der sich ständig verändernden Technologien, immer neuer Software, Formate und Standards, eine gigantische Herausforderung für die Informationsgesellschaft.
In Deutschland haben sich für die elektronische Archivierung zwei Definitionen eingebürgert:
Elektronische Langzeitarchivierung
Man spricht von Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens 10 Jahre und länger aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden.
Revisionssichere elektronische Archivierung
Man spricht von revisionssicherer Archivierung, wenn die Archivsystemlösung den Anforderungen des HGB §§239, 257 sowie der Abgabenordnung und den GoBS an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt.
Zur Erfüllung dieser Vorgaben wurden Archivsysteme bestehend aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen geschaffen, die in Deutschland von zahlreichen Herstellern und Systemintegratoren angeboten werden. Diese Systeme basieren meistens auf dem Ansatz über eine Referenzdatenbank mit den Verwaltungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher zu verweisen, in dem die Dokumentobjekte gehalten werden. Diese so genannte Referenz-Datenbank-Architektur war notwendig, um große Mengen von Informationen von den zwar schnellen aber teueren Online-Speichern in separate Archivspeicher auszulagern. Die Datenbank erlaubt über den Index dabei jederzeit das Dokument wieder zu finden und mit einem entsprechenden Anzeigeprogramm dem Anwender bereitzustellen.
In den Frühzeiten dieser Technologie handelte sich meistens um sehr geschlossene, eigenständige Systeme, die praktisch zu "Inseln" in der IT-Landschaft führten. Heute gliedern sich Archivsysteme in die IT-Infrastruktur ein, werden direkt von Bürokommunikations- und Fachanwendungen bedient und stellen diesen Anwendungen auch die benötigten Informationen zur Verarbeitung und Anzeige wieder zur Verfügung. In beiden Fällen war es für den Anwender unerheblich, wo seine Information wie gespeichert worden war. Die Archivspeichersysteme und die Speicherorte seiner Dokumente waren für ihn intransparent. Die Diskussion um das "richtige" Speichermedium führten dann meistens nur die IT-Fachleute, Projektmitarbeiter und Rechtsabteilungen wenn es um die Auswahl und Einführung eines elektronischen Archivsystems ging.
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07/2004, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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