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Alternativen im Dokumenten Management
 
Bisher hieß es immer, Dokumentenmanagement sei nur etwas für Großunternehmen, das sei komplex und schwierig. Im Mittelstand und bei kleineren Unternehmen wurde der Einsatz von Dokumenten-Technologien immer sehr kritisch beäugt und nur selten auf die Prioritätenliste der IT-Anschaffungen gesetzt. Heute gibt es eine Reihe von Alternativen, die auch bei schmalen Budgets die Nutzung von Dokumentenmanagement-Lösungen ermöglichen - vom Low-Cost-Produkt bis zur organisatorischen Lösung ohne spezielles Produkt.
Einleitung
Die Anbieterschaft von Dokumenten-Technologie-Lösungen hatte sich von Anfang an auf die Großen der Wirtschaft fokussiert. Klingende Namen, große Projekte, Tausende installierter Arbeitsplätze - dies war die Vision vieler Vertriebsleute und Produktdesigner. Nur wenige fokussierten sich von Anfang an auf die unteren Marktsegmente. Hierfür wurden einfachere Produkte entworfen, die quasi "Out-off-the-Box", ohne besondere Anpassungen, zum Einsatz kommen sollten. Diese Produkte scheiterten häufig am Markt, da die Einführung einer Dokumenten-Technologie-Lösung auch immer eine organisatorische Herausforderung ist. nachteilig bei diesen Standardprodukten war außerdem meistens, das sie nicht mit vorhandenen Produkten interagierten sondern zu Insellösungen führten. Informationen aus dem Dateisystem und aus anderen Programmen mussten häufig aufwendig und manuell importiert werden. Solche Insellösungen konnten sich häufig nicht durchsetzen, da es immer noch eine Disziplinfrage war, welche Information in ein solches System überführt wurde. Der ständige Ausbau der Funktionalität um im Wettbewerb mithalten zu können, machte es den Anbietern solcher Standardprodukte nicht einfacher, da mit der zusätzlichen Funktionalität auch die Komplexität der Installation und der Nutzung stieg.
Die Qualität der Produkte und deren Einsatzmöglichkeiten wurden zunehmend von der Intelligenz und Einfachheit der Installations- und der Administrationskomponenten bestimmt. Dies ist auch einer der Gründe, warum jahrelang die Anbieter von DMS-Produkten mit Volltext-Datenbank zur Erschließung und Verwaltung "die Nase vorn" hatten. Es ist wesentlich einfacher ein solches System zu installieren als sich bei der Einrichtung über benötigte Felder einer Indexdatenbank und Strukturen einer geordneten Ablage Gedanken zu machen. Ein anderes Problem der Anbieter von kleineren Standardlösungen war außerdem, dass die Produkte auf den ersten Blick auch für Großunternehmen und größere Lösungen interessant schienen. Die Anbieter mussten hier feststellen, dass trotz der interessanten Kunden, die Funktionalität und Skalierbarkeit nicht ausreichte, oder sie verzettelten sich in Projekten, die zu keinem tragfähigen Ergebnis führte. Der Spagat zwischen Standardprodukt und Projektlösung war nicht zu bewältigen.
So sah es lange Zeit danach aus, das Dokumentenmanagement etwas für die Großen bleiben würde. Jedoch wachsen die Probleme des geordneten Informationsmanagements auch bei den kleineren Anwendern. Hier geht es primär nicht um das Scannen von Dokumenten, sondern zunächst einmal in den elektronischen Ablagen für Ordnung zu sorgen. Überwindung der Beschränkungen hierarchischer Dateisysteme und deren Berechtigungsstrukturen, Entlastung des E-Mail-Einganges und Archivierung kaufmännischer und steuerrelevanter Daten waren hier die aktuellen Themen. Die Interessen fokussierten sich eher auf einfache Archivierungs- und Bürokommunikationskomponten denn auf die Schlagwortthemen Business Process Management (BPM), Enterprise Content Management (ECM) oder Information Lifecycle Management (ILM). Jenseits dieser Akronyme sind einfache, verständliche und mit geringen Kosten betreibbare Lösungen gefordert. Die großen Anbieter reagierten mit abgespeckten Speziallösungen wie E-Mail-Archive für Exchange und Lotus Notes oder speziellen "Mittelstandspaketen". Der Trend nützte jedoch mehr den kleineren Anbietern mit Standardpaketen. Sie konnten fertige, praxisnahe Produkte anbieten, ohne das der Anwender gleich das Gefühl hat mit einer "abgespeckten" Teillösung den Einstieg in teuere Folgeprojekte vorzuprogrammieren. Hinzu kommt, dass es in diesem Segment immer mehr Branchenlösungen gibt, die auf den DMS-Standardprodukten aufsetzen, einfach ein Datenbank-Template für eine spezielle Aufgabenstellung liefern und in eine DMS-Standardlösung geladen werden, oder ein solches Standardprodukt integriert zu einer Branchenanwendung mitliefern.
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07/2004, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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