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Praxis: Deutscher Handy-Versender setzt auf Hochleistungsscanner
Als ein großer deutscher Handy-Versender ist die tema GmbH & Co. KG auf eine äußerst schnelle und effiziente Vertragsbearbeitung angewiesen. Mobilfunkneuverträge, Anschlussverträge, Vertragsänderungen, Tarifwechsel, Reparaturabwicklungen usw. werden von der tema zentral am Firmensitz in Offenburg abgewickelt.
Obwohl sehr viele Kunden ihren neuen Mobilfunkvertrag über das Internet beantragen, gibt es noch immer einen Medienbruch; weil die Mobilfunkverträge im Original unterschrieben werden müssen, fallen täglich beträchtliche Mengen an Papierdokumenten an, die bisher unter großem Aufwand entsprechend bearbeitet werden mussten, um schließlich in einem Papierarchiv gelagert zu werden.
Wurden für einen Vorgang beispielsweise Originalunterlagen (wg. Laufzeit des Vertrags, Beanspruchung eines neuen Gratishandy etc.) benötigt, so war das entsprechende Dokument in langwieriger Recherche ausfindig zu machen. Hierzu musste der Sachbearbeiter im Papierarchiv den entsprechenden Vertrag ermitteln – der Personalaufwand hierfür war immens. Wurden Dokumente nicht an der richtigen Stelle abgelegt, war ein Auffinden praktisch unmöglich.
digital.archiv.service digitalisiert Mobilfunkverträge
Eine Lösung musste gefunden werden, die die tema-Mitarbeiter über den gesamten Lebenszyklus eines Mobilfunkvertrages entlasten sollte.
So wurde man auf die nahegelegene digital.archiv.service GmbH & Co. KG aufmerksam, einen Scan-Dienstleister, der zu diesem Zeitpunkt bereits einige namhafte Referenzen vorweisen konnte und mittels Know-how und seiner technischen Infrastruktur auch in der Lage war, das massive Volumen zuverlässig, schnell & preiswert zu bewältigen.
Gemeinsam mit digital.archiv.service wurden innerhalb kurzer Zeit die Anforderungen definiert, die künftig für die oben beschriebenen Arbeitsabläufe Entlastung bringen sollten.
Man entschloss sich daraufhin, sämtliche Verträge mittels des Hochleistungsscanners BancTec DocuScan 6000 der digital.archiv.service zu scannen; dabei wird der auf den Dokumenten aufgebrachte Barcode ausgelesen. Die so erzeugten Tiff-Dateien werden in einer Vertragsdatenbank abgelegt. Dokumente, deren Barcode nicht oder nicht vollständig auslesbar war (z.B. Telefax mit schlechter Schriftqualität), werden in einer separaten Datenbank abgelegt und nach manueller Korrektur ebenfalls in die Vertragsdatenbank übertragen.
BancTec DocuScan 6000
Der Vertragsdatenbank werden im Anschluss weitere Daten aus CSV-Dateien zugespielt; diese sind zuvor aus den Internet-Anträgen der Kunden erzeugt worden.
Im Ergebnis können zugriffsberechtigte Mitarbeiter der tema über einen Standard Web Browser mit einer integrierten und komfortablen Suchmaske Zugriff auf alle relevanten Vertragsdaten bekommen. Ebenfalls kann der gescannte Mobilfunkvertrag als PDF-Dokument angezeigt werden und ist so bei Bedarf schnell & einfach aufzufinden und einsehbar.
Mit der von digital.archiv.service realisierten Lösung konnte die Bearbeitungszeit pro Mobilfunkvertrag um ca. 70% reduziert werden. Weiterhin ist das Papierarchiv praktisch
überflüssig geworden – in den freigewordenen Räumlichkeiten konnten neue Arbeitsplätze für zehn weitere Kundenberater geschaffen werden, um den Kunden noch besseren Service bieten zu können.
Bearbeitung von Verrechnungsschecks
Eine weitere Lösung entstand in einem Folgeprojekt. Verlängern Kunden die Laufzeit ihres Mobilfunkvertrags um weitere 24 Monate, so erhalten sie wie allgemein üblich ein neues Handy übermittelt; alternativ können die Kunden auch eine Geldprämie erhalten. Hierfür wird ein Verrechnungsscheck versendet, den der Kunde einlösen kann.
Die weitere Bearbeitung dieses Vorgangs war
Mit Hilfe der digital.archiv.service wurde auch dieser Vorgang deutlich beschleunigt bei gleichzeitiger Verringerung des Personalaufwands:
Die Verrechnungsschecks werden ebenfalls gescannt, dabei werden Kundenname und -nummer, Scheckdatum, -nummer und -betrag ausgelesen. Die Kontoauszüge liegen als CSV-Dateien vor, somit kann nun ein einfacher Abgleich zwischen den ausgelesenen Scheckdaten und den Kontoumsätzen vorgenommen werden. Die eingelösten Schecks werden abschließend mit einem digitalen Stempel versehen und der Kundenakte zugeordnet. So lässt sich nun einfach feststellen, welche Kunden die Geldprämie für sich in Anspruch genommen haben.
Fazit
Für die tema GmbH & Co. KG war es sinnvoll, die digital.archiv.service mit der Digitalisierung ihrer Akten & Verträge zu betrauen. Die Bearbeitung der Mobilfunkverträge ist dadurch vereinfacht und beschleunigt, die Suchzeiten sind massiv reduziert worden. Weiterhin haben durch die zentrale digitale Aktenhaltung zugriffsberechtigte Mitarbeiter standortunabhängig sämtliche relevanten Dokumente im Zugriff. Schlussendlich konnte das Unternehmen durch das Outscourcing auf die Anschaffung der dafür notwendigen Hardware verzichten und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
03/2010, Thomas Suhm
| | Thomas Suhm ist seit Januar 2010 Leiter der Kundenberatung bei digital.archiv.service GmbH & Co. KG. Er hat langjährige Erfahrung als Software Consultant mit Schwerpunkt Lizenzmanagement & Compliance bei Groß- und mittelständischen Unternehmen.
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