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Wie funktioniert eine Enterprise-Search-Lösung?
Alle 18 Monate verdoppelt sich die Menge der erzeugten Daten, so die aktuelle IDC-Studie "The Diverse and Exploding Digital Universe". Hinzu kommt, dass mehr als 95 Prozent dieser Daten unstrukturiert vorliegen. Abhilfe versprechen Technologien wie Enterprise Search für die unternehmensinterne Suche. Aber was verbirgt sich hinter diesem Begriff und wie genau funktioniert eine Unternehmenssuche?  Nie war es für die Anwender einfacher, die gewünschten Informationen aufzurufen: Browser öffnen, Suchbegriff eintippen, beste Treffer auswählen. Dank Enterprise Search ist das Suchergebnis nur einen Knopfdruck entfernt. Was so spielend einfach aussieht, gelingt jedoch nur aufgrund langjähriger Erfahrung und Entwicklung. Denn mit der Eingabe des Suchbegriffs startet keine simple "Live-Recherche", die alle vorliegenden Dokumente durchforstet. Vielmehr ruft eine Enterprise Search-Lösung die gewünschten Informationen aus dem eigenen Datenbestand, dem sogenannten Index, ab. Dort sind alle Daten gespeichert, die zuvor verfügbar gemacht wurden. Unabhängig davon, ob diese beispielsweise von Rechnern im Netzwerk, von File- und Exchange-Servern oder aus Datenbank- und Dokumenten Management Systemen stammen. Daten sammeln und strukturieren: das Index-ModulDas Index-Modul ist das Herzstück einer Enterprise-Search-Software. Für die Index-Erstellung öffnet es alle freigegebenen Dateien. Relevante Informationen werden extrahiert und mit den Hinweisen, wo sie sich befinden, im Index abgelegt. Im laufenden Betrieb überwacht das Modul permanent, welche Dateien verändert wurden und aktualisiert den Index entsprechend.Dabei ist es sinnvoll, verschiedene Datenquellen in unterschiedliche Indizes zu packen, zum Beispiel einen Index für aktuelle Marketing-Dokumente oder alte Word-Dateien. Dadurch lässt sich die Suche besser eingrenzen und jeder Index kann unabhängig voneinander aktualisiert werden. Wie oft die Indizes auf den neuesten Stand gebracht werden, bleibt den Unternehmen überlassen. Je mehr Dateiformate ein solches Modul kennt, desto mehr Informationen kann es in den Index integrieren. Und das verbessert die Suchleistung enorm. Beispielsweise beherrscht der "Informationssammler" in der Enterprise-Search-Lösung xfriend mehr als 400 unterschiedliche Dateiformate.  xfriend Indexsuche Detailansicht Eine vollständige Verschlüsselung der Indizes ist dabei Grundvoraussetzung, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten und zu garantieren, dass keinerlei Daten in fremde Hände gelangen. Informationen zutage fördern: das Query-ModulDas Query-Modul sorgt dafür, dass passende Treffer in Sekundenschnelle auffindbar sind. Es wandelt die Suchanfrage, die über den Browser eingegeben wird, in ein Format um, das der Index auch versteht. Der Anwender kann mit Booleschen Operatoren die Recherche nach den gewünschten Informationen noch exakter eingrenzen. Auch Suchtechniken wie die "unscharfe Suche" und die "Fuzzy-Suche" ermöglicht das Query-Modul.Die Relevanz entscheidet: das Ranking-ModulDas Ranking-Modul sortiert die gefundenen Treffer für den Anwender nach Relevanz. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass die Relevanz bei Enterprise-Search-Lösungen anders berechnet wird als bei Internet-Suchmaschinen. So gelten im Internet meist häufig verlinkte Seite als besonders wichtig. Im Unternehmen spielen andere Faktoren eine Rolle, wie zum Beispiel, die Häufigkeit eines Wortes in Korrelation zur Länge des Dokuments.Damit eine Suche nach kontrollierten Bedingungen erfolgt, kommen verschiedene Verfahren zum Zuge. Ein weit verbreitetes Programm zum Erzeugen von Textindizes ist beispielsweise Lucene. Dieses wird auch von vielen Suchmaschinen verwendet. Das Clustering ist eine weitere Methode, Suchergebnisse zu ordnen. Dabei werden Dokumente in bestimmte Kategorien oder Klassen eingeordnet, die durch Ähnlichkeiten gebildet werden. Viele Suchmaschinen clustern bereits automatisch nach vorhandenen Metadaten wie zum Beispiel Erstellungsdatum oder Autor. Nachdem die Dokumente nach Relevanz sortiert wurden, erstellt das Ranking-Modul eine Voransicht und eine Vorschau. So kann der Anwender auf einen Blick entscheiden, ob und welche Treffer er nutzen möchte. Wie wichtig eine gute Darstellung der Suchergebnisse ist, zeigt eine Studie von iprospect: 62 Prozent der Suchmaschinennutzer klicken ein Ergebnis auf der ersten Seite an, 90 Prozent ein Ergebnis auf den ersten drei Seiten. Einfache Handhabung: ein Muss für Enterprise SearchIn erster Linie sollte jedoch nicht die Technik, sondern der Nutzen im Vordergrund stehen. Schließlich steht und fällt eine Enterprise-Search-Lösung mit den Mitarbeitern. Sollte ihre Suche nicht erfolgreich sein, neigen sie sehr schnell dazu, die gesamte Anwendung in Frage zu stellen.Wichtig ist, dass die Suchmaschine so funktioniert, dass alle Mitarbeiter mit ihr einfach, schnell und effektiv arbeiten können. Dazu bedarf es einer intuitiv verständlichen Oberfläche. Ebenfalls fundamental ist, dass alle wichtigen Datenquellen, die im Unternehmen sind, angezapft werden können. Ein dritter wichtiger Faktor ist, die Suchanfragen gezielt filtern und einschränken zu können. Außerdem ist die Recherche nach Metadaten wie Autor und Quelle ein absolutes Muss innerhalb der Firmensuche. Weiterführende Informationen Enterprise-Search: Welchen Unternehmen ist der Nutzen etwas wert? OpenSearch: XML-basierende Suche 02/2010, Jürgen Lange
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