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"Informationsfabrik Krankenhaus": der Weg zum Dokumenten Management
In einem Krankenhaus fallen täglich Unmengen von Informationen an, medizinische Daten in verschiedenster Form und Ausprägung müssen verwaltet werden. Vieles spricht dafür, die Dokumente systematisch und digital zu archivieren. Dafür benötigen Kliniken ein Dokumenten Management System, das auf die speziellen Anforderungen im Gesundheitswesen ausgerichtet ist. Aufgrund der gesetzlichen Rahmenbedingungen, die ein Krankenhaus zu beachten hat, müssen diese Systeme bestimmte Anforderungen erfüllen. Allein die Verweildauer einer Akte in einer Klinik von bis zu 30 Jahren, erfordert andere Vorgehensweisen. Unabhängig davon spielt die Multimediafähigkeit eine entscheidende Rolle.
Multimedial, vielfältig und in Masse
Eine Besonderheit bei der Informationsverwaltung in einem Krankenhaus ist die Multimedialität und Fülle an Informationen, die im Verlauf des Aufnahme- und Behandlungsprozesses anfallen. Dabei generieren die medizinischen Abteilungen Daten in unterschiedlichsten Formaten und Größen wie beispielsweise Arztbriefe, Aktennotizen, OP-Berichte, Fieberkurven, Laborbefunde, MRT-Bilder oder Ultraschall-Videos.
Als Informationsfabrik betrachtet, produziert eine Klinik im Versorgungsfall digitale als auch papiergebundene Daten. Im Klinikalltag entsteht pro Bett etwa ein Meter Papier. Daraus resultieren Kosten von 2,5 Mrd. Euro für Verwaltung und Archivierung im Gesundheitswesen. Auch die kleine Klinik mit 350 Betten erzeugt pro Jahr einen Aktenberg in Höhe des Berliner Fernsehturms.
Die physisch archivierten Akten auf dem Speicher und im Keller sind dabei nicht eingeschlossen und bilden ungefähr die Strecke eines Halbmarathons. Die Mengen ergeben sich durch die langen Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorgaben. Bis zu 30 Jahre müssen Akten zur Einsicht verfügbar bleiben. Gesetze und Vorschriften wie beispielsweise das Datenschutzgesetz, das Landeskrankenhausgesetz oder die Krankenhausarchivordnung bilden dabei die Basis für die Rechtskonformität. Sie bestimmen auch die Art und Weise der Archivierung.
Vorteile eines Dokumenten Management Systems
Eine Klinik ist als wirtschaftlicher Betrieb zu sehen, der im Spannungsfeld verschiedenster Interessen steht. Gesetzliche Rahmenbedingungen, komplexe betriebswirtschaftliche Abläufe spielen ebenso wie Wirtschaftlichkeitsüberlegungen eine Rolle. Zur Optimierung von Arbeitsprozessen müssen Daten überall im Krankenhaus verfügbar sein. Für die Einrichtung eines Digitalarchivs und der damit verbundenen Implementierung eines DMS sprechen zahlreiche Argumente. Es ergeben sich nicht nur beachtliche finanzielle Einsparpotenziale, Zeit- und Verwaltungsaufwand werden verringert. Ein DMS ermöglicht den Fokus auf der Behandlung des Patienten und deren qualitative Steigerung, wodurch die Verweildauer im Krankenhaus verkürzt wird.
Informationen sind mit einem DMS orts- und zeitunabhängig zugänglich. Ärzte und Pflegekräfte greifen direkt über den Stationsarbeitsplatz auf wichtige Unterlagen zu. Sensible Daten sind durch ein komplexes Berechtigungssystem geschützt, dass Zugriffsbeschränkungen auf einzelne Behandlungsfälle oder Dokumente einer Akte erlaubt.
Krankenhausspezifische Anforderungen an ein DMS
Nach Angaben der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) sind folgende Punkte einer rechnergestützten Archivierung wesentlich:
- Funktionalität
- Integration in das Krankenhausinformationssystem
- Ausfallsicherheit
- Performance
- Benutzerfreundlichkeit
- schnelle Anpassung an die rasanten technologischen Entwicklungen
- rechtliche Anerkennung
Wesentliches Charakteristikum eines DMS im Krankenhaus ist die Archivierung, Verwaltung und Präsentation sämtlicher Behandlungsdokumente. Diese können als physische Akte und in gescannter Form vorliegen oder digital erzeugt sein. Eine Schlüsselkompetenz kommt in diesem Zusammenhang der Interoperabilität zu. Es muss ausreichend Schnittstellen für heterogene Informationssysteme bieten und sich in bestehende IT-Landschaften integrieren. So ist der Datenaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen einer Klinik gewährleistet.
Mit der Einführung eines DMS werden zumeist nicht alle Akten rückwirkend digitalisiert. Daher ist eine intelligente physische Aktenverwaltung unerlässlich und meist integrativer Bestandteil der gesamten Lösung. Papierhafte Krankenakten werden dabei elektronisch erfasst und können im DMS recherchiert und bestellt werden. Dabei ist der Aufenthaltsort einer Akte jederzeit lückenlos nachvollziehbar. Die Aktenverwaltung folgt den Merkmalen eines vorgegebenen Aktenplans und der damit einhergehenden Verschlagwortung des Dokuments. Dies ermöglicht eine strukturierte Suche.
Die Digitalisierung einer Akte erfolgt entweder durch eigenes Personal oder einen Fremddienstleister. Dabei muss jederzeit die Vollständigkeit und richtige Zuordnung der Akten gewährleistet sein. Gescannt wird im Regelfall nach der Entlassung des Patienten. Dadurch können komplexe klinische Arbeitsabläufe beibehalten werden. Diese sogenannte späte Digitalisierung ist spezifisch für Krankenhäuser. Im Verwaltungsbereich beispielsweise bei der Posteingangsbearbeitung ist es dagegen sinnvoll, Dokumente möglichst frühzeitig zu digitalisieren.
Stellenwert der Patientenakte im Krankenhaus
Die elektronische Patientenakte beinhaltet Informationen aller beteiligten medizinischen Bereiche und stellt somit die Krankheitshistorie innerhalb eines Krankenhauses dar. Sie hat einen hohen Stellenwert, wenn es um schnelle Therapieentscheidungen, Optimierung der Patientenversorgung und Verkürzung der Verweildauer geht.
Auch in Zusammenarbeit mit dem Medizinischen Dienst der Krankenversicherungen (MDK) entstehen erhebliche Vorteile. Im Auftrag der Krankenkassen prüft der MDK einzelne Krankenhausabrechnungen. Das DMS ermöglicht dabei die zeitlich begrenzte Einsichtnahme beschränkt auf prüfungsrelevante Unterlagen und trägt so zur schnellen Abwicklung und Abrechnung der Leistung bei.
Bei Zusammenschlüssen von Kliniken ist es von Vorteil, wenn Informationen an allen Standorten zur Verfügung stehen. Da der Patient jedoch nur innerhalb eines Krankenhaussystems eindeutig identifizierbar ist, wird bei der Einführung eines standortübergreifenden DMS ein sogenannter Master-Patient-Index implementiert. Er verknüpft die unterschiedlichen Patientenstämme unter einem gemeinsamen und eindeutigen Index und ermöglicht so den einfachen übergreifenden Informationsaustausch.
Bei der sogenannten intersektoralen Versorgung sollen Patientendaten und –dokumente über die Klinikgrenzen hinaus mit Haus- und Fachärzten, Spezialkliniken sowie Pflege- und Reha-Einrichtungen ausgetauscht werden. Die Verfolgung des gesamten Behandlungsverlaufs wird damit möglich. Gleichzeitig können Doppeluntersuchungen vermieden, Kosten gesenkt und die Versorgungsqualität gesteigert werden. Eine spezielle Ausprägung der intersektoralen Versorgung ist die elektronische Fallakte. Sie stellt eine frei verfügbare Spezifikation des Fraunhofer Institutes dar und soll so die Entstehung von proprietären Systemen verhindern. Die klinikübergreifende Kommunikation wird bisher nur in verschiedenen Pilotprojekten getestet.
Spezialisierung kontra konventionelles DMS
Durch die hohen Anforderungen an ein krankenhausspezifisches DMS, finden sich auf dem Markt der DMS-Anbieter bislang nur wenige Spezialisten, die den Forderungen komplett gerecht werden. Diese wenigen sind Kenner der Materie und bringen langjährige Erfahrung in diesem Bereich mit. Ihre Lösungen, Produkte und Dienstleistungen sind genau auf die Bedürfnisse von Krankenhäusern ausgerichtet.
Die Ausprägungen eines DMS im Krankenhaus unterscheiden sich von konventionellen Lösungen, nicht nur durch die Patientenakten. Sie leisten auch einen erheblichen Beitrag zur fächerübergreifenden Steigerung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Leistungserbringern und mit Kostenträgern wird so vorangetrieben. Mit der erhöhten Akzeptanz von elektronischen Patientenakten nimmt auch deren Verbreitung zu. Analogien gibt es nur im öffentlichen Bereich. Akten von Behörden unterliegen ähnlichen Vorgaben und Strukturen. Und auch im Handel finden sich Vorschriften, die denen im Krankhaus annähernd nahe kommen.
Dieser Beitrag erschien im Fachmagazin DOK, Ausgabe 3-09 September 09.01/2010, Ralf Günther
| | Ralf Günther ist Gründungsgesellschafter und Geschäftsführer der Marabu EDV-Beratung und -Service GmbH in Berlin. Das Unternehmen entwickelt Lösungen zur elektronischen Verwaltung, Archivierung, Dokumentation und Kommunikation von Daten und Dokumenten.
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