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Vorlagen-Management mit System
Dokument-Vorlagen für Word, Excel oder Powerpoint sind ein wichtiges Mittel zur Standardisierung von Geschäftsabläufen, zur Einhaltung der CI und Compliance. Doch nur eine zentrale und intelligente Vorlagenverwaltung garantiert, dass jeder Mitarbeiter auch immer die richtige Version einsetzt.
"Zwecks Renovierung nächste Tür benutzen!" – auch im Zeitalter weltweit vernetzten Denkens scheint nichts schwieriger durchzusetzen als eine einheitliche CI. Da wurde der Eingangsbereich gerade erst für viel Geld neu gestaltet, alles mit Farben und Schriften nach den Vorgaben. Und schon prangt wieder der erste wilde Aushang an der Glastür: links- und rechtsbündig in fettestem Times New Roman – natürlich mit dem obligatorischen Zeigefinger aus der Clipart-Galerie.
Was im Entree schon einen unprofessionellen Eindruck macht, kann sich im Schriftverkehr noch weit gravierender auswirken. Briefe, Faxe, Angebote, Rechnungen, Verträge, all das muss unternehmensweit einheitlich sein, im Aussehen ebenso wie im, von der Rechtsabteilung sorgfältig geprüften, Inhalt.
Dokumentvorlagen: eine dynamische Basis
Microsoft Office bietet dafür die Dokumentvorlage an, die die Grundstruktur eines Dokuments überschreibsicher festlegt. Aber so alt wie die Dokumentvorlage selbst ist auch ihre Nichtbeachtung durch die Belegschaft: Da gab es doch letztes Jahr ein ganz ähnliches Angebot – also flugs das alte Dokument aus dem persönlichen Archiv geholt, ein paar Daten überschrieben und‚ raus damit … Dumm nur, dass sich die Rechtsform des Unternehmens inzwischen geändert hat.
Dass jedes Dokument grundsätzlich auf der aktuell gültigen Dokumentvorlage aufgebaut werden muss, ist eigentlich selbstverständlich. Dazu müssen aber auch alle Vorlagen in der richtigen Version bereit stehen, und das ohne umständliche Sucherei und natürlich auch im Home-Office oder auf Geschäftsreise.
Doch genau das kann sich in größeren Unternehmen mit etlichen Filialen und vielen Außendienst-Mitarbeitern schnell zum Problem auswachsen. Das Vorlageproblem löst heute jeder auf seine eigene Art und Weise, zum Beispiel mit freigegebenen Verzeichnissen und Updates per Mail. Dabei ist der Aufwand für Entwicklung und Administration oft enorm. Ändert sich zum Beispiel der Name des Geschäftsführers oder Vorstands, müssen Unmengen von Fußzeilen geändert werden. Nur allzu leicht wird dabei eine vergessen. Die neuen Vorlagen gehen dann per Massenmails an den Außendienst. Und der hat dann meist nicht die Muße, seinen Bestand zu aktualisieren.
Zentrale Verwaltung: einfach und sicher
Dabei muss man auch hier das Rad nicht neu erfinden, denn auf dem Markt gibt es bereits Software, die Microsoft Office-Vorlagen systematisch verwaltet. Eine solche Lösung kann gerade bei großen Unternehmen mit vielen zu verwaltenden Dokumentvorlagen viel Zeit und Geld sparen. Dabei gelten folgende Hauptanforderungen an das Programm:
- Zentrale Verwaltung der Vorlagen
- Mandantenfähigkeit
- Dynamische Vorlagen
- Automatische Synchronisation bei mobilen Systemen
- Komfortabler und selektiver Zugriff
In einem Vorlagen-Management-System sollten alle Dokumentvorlagen zentral angelegt und verwaltet werden. Damit werden zum einen redundante Vorlagen vermieden und zum anderen die Einhaltung der CI- und Rechtsvorgaben gewährleistet. Ist das System mandantenfähig, so können innerhalb eines Unternehmens die verschiedenen Standorte, Niederlassungen oder Tochtergesellschaften jeweils mit ihren spezifischen Vorlagen bedient werden. Dabei greifen immer alle Mitarbeiter auf einen zentralen Vorlagenbestand zu, was Versionskonflikte grundsätzlich ausschließt.
Mandantenfähige und strukturierte Verwaltung von Vorlagen für Word, Excel und Powerpoint
Detailansicht
Textbausteine (sog. Snippets) senken den Update-Aufwand
Auch wenn in verschiedenen Niederlassungen unterschiedliche Dokumentenvorlagen verwendet werden, tauchen manche Bausteine doch überall in gleicher Form auf – etwa erforderliche Angaben zu Geschäftsführern oder Handelsregister. Kann man solche Bausteine vorlagenunabhängig speichern und bei Bedarf in einzelne Vorlagen übernehmen, braucht bei einer Änderung nur der betreffende Baustein aktualisiert zu werden, und alle darauf aufbauenden Dokumentvorlagen sind automatisch wieder auf dem neuesten Stand.
Die Akzeptanz von Dokumentvorlagen steht und fällt mit der einfachen Verfügbarkeit für den Endanwender. Wer bei jedem neuen Dokument aus einer ellenlangen Liste die richtige Vorlage auswählen muss, legt sich schnell wieder seinen ganz privaten Vorrat auf dem Desktop an. Und gerade diesen nicht mehr beherrschbaren Wildwuchs wollte man ja mit der zentralen Lösung vermeiden. Natürlich lässt sich die Verwendung auch eines unkomfortablen Systems erzwingen. Dies geht aber immer zu Lasten der Produktivität. Studien belegen, dass etwa 30 Prozent der gesamten Arbeitszeit für Suchvorgänge aufgewendet wird. Ein gut strukturiertes System wird auch ohne restriktive Maßnahmen genutzt und steigert überdies noch den Output.
Dokumentvorlagen sollten deshalb geordnet angelegt werden, zum Beispiel nach Geschäftsbereichen, Abteilungen oder Kategorien. Gleichzeitig kann der Zugriff über Mitarbeiterprofile gesteuert werden. Jeder Anwender bekommt dann nur die Auswahl gezeigt, die für ihn relevant ist. Das minimiert den Suchaufwand – und maximiert die Akzeptanz. Der Mitarbeiter sollte bei Bedarf selbst Vorlagen-Zugriffe und Signaturen über Profile steuern können, sodass er genau die Vorlagen-Auswahl und Felder gezeigt bekommt, die er braucht. Diese Flexibilität erweist sich als nützlich, wenn zum Beispiel Sekretariate mehrere Funktionsbereiche erfüllen und verschiedene Signaturen benötigen.
Anwender-Benutzeroberfläche von DOCUNIZE: Vordefinierte und individuelle Auswahlkriterien sparen Suchaufwand
Detailansicht
Standardisierung im Außendienst
Mobile Rechner gehörten schon immer zu den Sorgenkindern des IT-Administrators. Vom Firmennetz getrennte Notebooks entwickeln schnell ein unerwünschtes Eigenleben. Der Außendienstler muss zwangsläufig mit lokalen Datenbeständen arbeiten. Trotzdem müssen auch seine Angebote den CI-Vorgaben entsprechen. Deshalb müssen bei einer zentralen Vorlagenverwaltung alle mobilen Rechner automatisch synchronisiert werden: Loggt sich der Mitarbeiter ein, überprüft das System sofort den lokalen Vorlagenbestand und aktualisiert ihn bei Bedarf. Dann stehen auch offline wieder die gültigen Versionen bereit.
Wer einmal mit einem Vorlagen-Management-System gearbeitet oder sich nähere Gedanken dazu gemacht hat, erkennt, dass die Zeit reif ist dafür. Ebenso, wie es die Neunziger Jahre waren, als das Faxgerät in Deutschland eingezogen ist. Vorher brauchte es keiner, aber dann war ein Arbeiten "ohne" eine Zumutung.
01/2010, Hans Zieglgänsberger
| | Hans Zieglgänsberger ist Leiter des Geschäftsbereichs Applications & Solutions bei der COC AG. In seiner Funktion als Produktmanager verantwortet er die Entwicklung und Vermarktung des Vorlagenmanagement-Systems DOCUNIZE.
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