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Next Generation DMS: Das Tor zum unternehmensweiten Wissen
Die gewohnten Strategien im Informationsmanagement stoßen an ihre Grenzen. Schon allein aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen sollten sich Unternehmen von der aufwändigen Verwaltung, Suche und Wiederherstellung von Daten mittel- bis langfristig verabschieden. Sie benötigen eine Organisation mit geringerer Komplexität, um den Herausforderungen von heute und morgen zu begegnen: Mitarbeiter müssen die für ihre Aufgabenstellung relevanten Informationen einfach und schnell nutzen können – ganz egal wo und in welcher Form die Daten vorgehalten werden. Denn Wissen ist der zentrale Wettbewerbsfaktor unserer Zeit und die Grundlage für nahezu alle Geschäftsprozesse. Nur wer die Fakten kennt, ist auch in der Lage, Gefahren und Chancen einzuschätzen und schnell die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Reif für einen GenerationswechselEnterprise Content Management (ECM) ist heute durch Insellösungen geprägt: ERP- und CRM-Systeme oder Kommunikationsanwendungen wie E-Mail und Internet unterstützen die operativen Geschäftsprozesse. Complianceorientierte Infrastrukturen wie Archivsysteme, sorgen parallel für den rechtskonformen Schutz der gespeicherten Inhalte.Leider betreibt jeder Fachbereich seinen Informationsspeicher isoliert: Mitarbeiter aus Personal, Recht, Marketing und Einkauf nutzen ihre jeweilige DMS-Lösung für die Verwaltung der abteilungsbezogenen Daten. Benötigte Informationen, die nicht in den eigenen Zuständigkeitsbereich fallen, werden dann entweder bei den Kollegen angefordert oder in den entsprechenden Geschäftsanwendungen und Archiven mühsam recherchiert. Der einzelne Mitarbeiter muss Speicherorte und -systematik also grundsätzlich sehr gut kennen, um relevante Daten bei Bedarf überhaupt aufzufinden. Eine solche Organisation ist nicht nur extrem zeit- und kostenaufwändig, sondern zugleich riskant, denn es ist schier unmöglich, die Kontrolle über die Masse der relevanten Informationen zu behalten. Zugleich lähmen langwierige Recherchen die Geschäftsprozesse und wesentliche Informationen können leicht übersehen werden. Die klassische ECM-Sicht konzentriert sich außerdem nur auf die interne Datenbasis. In vielen Aufgabenstellungen reicht dieses Wissen aber nicht aus. Denn die international agierenden Konzerne werden zunehmend mit den vielfältigen Geschäftsrisiken, wie Verwicklung in Geldwäsche, Terrorismus oder Korruption, konfrontiert. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, muss das Unternehmen auch Trends und Chancen frühzeitig erkennen. Erst die systematische Analyse spezifischer externer Informationen und aktueller Nachrichten über Märkte, Produkte, Organisationen, Personen und deren Verbindungen geben Entscheidungsträgern das erforderliche Wissen an die Hand. Intelligente Suche statt komplexer StrukturenUnter dem Schlagwort Next Generation DMS forciert Scalaris eine neue Ära im unternehmensweiten Informationsmanagement. Es handelt sich um einen Lösungsansatz, der ein grundsätzliches Umdenken erfordert. Während sich bisher alles um den Aufbau komplexer Strukturen und um die bereichsspezifische Organisation von Daten drehte, liegt der Fokus künftig auf der unternehmensweiten Suche. Zentrales Thema der Next Generation DMS Philosophie ist also die ausgefeilte 'Enterprise Search' Technologie, unter deren Dach gewissermaßen die gesamte ECM-Infrastruktur beheimatet ist. Sie schlägt eine Brücke zwischen den unterschiedlichen Datenrepositories und ermöglicht integrierte Recherchen in beliebigen internen und externen Informationsquellen. Die DMS-Anwendung dient quasi als benutzerfreundliche Oberfläche, über die der Anwender Zugriff auf die für ihn relevanten Inhalte der unternehmensweiten Wissensbasis erhält.(1) 'Enterprise Search' – strukturiert oder unstrukturiert Ausgefeilte Suchtechnologie ermöglicht, wie schon zuvor beschrieben, die Sicht auf alle angeschlossenen Datenquellen. Dabei werden langjährige Mitarbeiter in der Regel die strukturierte Suche über Baumstrukturen bevorzugen. Denn nach einigen Jahren kennen sie ihre Organisation sehr gut und wissen meist exakt, wo sie die geeigneten Daten finden. Aufgrund der zunehmenden Datenflut wird es allerdings immer schwieriger den Überblick über alle Informationen zu behalten. Relevantes ist zudem oft über zahlreiche Speicherorte verstreut. Die hohe 'Intelligenz' der unstrukturierten Suche ist daher ein zentrales Merkmal der nächsten DMS Generation und orientiert sich am benutzerfreundlichen Google-Prinzip mit einfachen und erweiterten Optionen. Der User stellt einfach eine Anfrage an das System – alle angeschlossen Quellen werden automatisch abgescannt. Strukturen und Abläufe hinter der Suchmaske bleiben dabei für den Anwender völlig irrelevant. In unserer globalisierten Welt sind die für ein Unternehmen relevanten Informationen natürlich weltweit zu suchen und zu finden. Next Generation DMS muss daher auch eine 'internationale Suche' unterstützen, beispielsweise durch ein ausgefeiltes Name-Match-System. Ein solches sollte jegliche phonetische, kulturelle und geographische Varianten, Fremdsprachen, unterschiedliche Schreibweisen und Namenssynonyme automatisch (er)kennen. Aus der Praxis: Ein sehr plakatives Beispiel sind hier die Rechtsstreitigkeiten. Kläger und Angeklagter müssen Beweise schwarz auf weiß präsentieren und zu diesem Zweck riesige Datenmengen möglichst schnell wiederherstellen. Das bindet personelle Ressourcen oftmals über Monate und fügt Unternehmen mehrere Millionen Euro Schaden zu. Denn jeder Speicherort ist isoliert zu betrachten und muss manuell durchsucht werden. Next Generation DMS dient in diesem Fall als zentrale Rechercheplattform und die automatisierten Suchprozesse stellen die relevanten Daten zuverlässig und schnell zur Verfügung. (2) Zugang zu externem Wissen Führungskräfte der großen und mittelständischen Unternehmen stehen weltweit vor der Frage, ob sie sich mit einer geeigneten Strategie im Informationsmanagement künftig besser schützen können – vor riskanten Investitionsprojekten, aber auch vor Korruption, Betrug oder dubiosen Geschäften im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismus. Die Antwort lautet eindeutig ja! Verantwortliche können Fehlentscheidungen vermeiden, indem sie sich vorab ein vollständiges und aktuelles Bild über die jeweilige Situation verschaffen. Dazu benötigen sie aber die spezifischen Informationen und News für ihre konkreten Fragestellungen. Diese werden von zahlreichen kommerziellen Content Providern wie Thomson-Reuters/ProQuest, Dow Jones, World-Check oder der ELSEVIER-Gruppe (LexisNexis und andere) angeboten. Um diese Datenbanken effizient in die Arbeitsprozesse der diversen Fachbereiche einzubinden, sollten sie über die Next Generation DMS Anwendung in das unternehmensweite Informationsmanagement integriert sein. Aus der Praxis: Finanzdienstleister und andere risikoexponierte Branchen sind beispielsweise per Gesetz verpflichtet, potenzielle Kunden und Geschäftspartner gründlich zu überprüfen. Hier kommen spezialisierte externe Datenbanken wie World-Check oder Dow Jones Factiva (Compliance Search) zum Einsatz. Sie liefern aktuelle Fakten über 'Untersuchungsobjekte', die für das Unternehmen gefährlich sein könnten. Aktuelles externes Wissen optimiert auch Personalentscheidungen. Die fortlaufende Analyse deckt sowohl 'Schwarze Schafe' als auch 'High Potentials' auf. Entscheidungen werden faktenbasiert fair und richtig getroffen. Das Marketing profitiert schließlich vom Zugriff auf aktuellste Informationen über Marktentwicklungen und Aktivitäten der Mitbewerber (Competitive Search). Unternehmen können die Wahrnehmung ihrer Organisation und Produkte kontrollieren und ihre Kommunikationskampagnen optimieren. (3) Maßgeschneiderte, rollenbasierte Applikationen DMS-Anwendungen der nächsten Generation sind maßgeschneidert für die spezifischen Arbeitsprozesse der einzelnen Abteilungen. Und sie dienen zugleich als fachspezifische Brille, die dem einzelnen Mitarbeiter eine gewisse Sicht auf die unternehmensweite Wissensbasis gewährt. Denn erst die Berechtigungskonzepte sorgen für den Schutz der vertraulichen Informationen. Zugriffsrechte sind sowohl auf Ordner- als auch Dokumentenebene zu definieren. Aus der Praxis: Das Vertragsmanagement verdeutlicht die Anforderungen an eine maßgeschneiderte DMS Lösung der nächsten Generation. In der Regel verwalten Unternehmen zahlreiche Miet-, Agentur- und Leasingverträge oder Versicherungspolicen und eine DMS Anwendung muss die Verwaltung dieser Dokumente unterstützen. Prozesse sind so weit wie möglich zu automatisieren, damit beispielsweise kein Datum für eine fristgerechte Kündigung übersehen wird. Zugleich sollten alle mit dem Vertrag befassten Personen auf die relevanten Dokumente zugreifen können. So steht der PR-Agentur Vertrag ohne jeglichen Aufwand den Mitarbeitern aus der Buchhaltung, der Rechtsabteilung und dem Marketing zur Verfügung. 01/2010, Philipp Sander
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