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Enterprise-Search: Welchen Unternehmen ist der Nutzen etwas wert?
Enterprise Search versus WebsucheBenutzer bringen den Begriff Suche heutzutage in erster Linie mit Websuchmaschinen in Verbindung. Suche wird auf und mit Google, Yahoo etc. erlernt und das Erlernte umstandslos auf die interne Suche übertragen. "Die Suche soll so einfach sein wie Google" ist dann kundenseitig zu hören. Doch bei Enterprise Search kommen – im Gegensatz zur Websuche – ganz andere Anforderungen zum Tragen. Hier die wichtigsten Unterschiede:
Befragungsergebnisse aus Schweizer Unternehmen und VerwaltungenDer potentielle Nutzen einer Enterprise Search Lösung liegt auf der Hand:
Aus der Erfahrung mit zahlreichen Intranetprojekten wissen wir aber, dass nur wenige Unternehmen bereit sind, speziell in Suche zu investieren. Meist wird die Suchfunktion eines bereits vorhandenen Produkts (WCMS o.ä.) herangezogen, um die Aufgabenstellung mehr schlecht als recht zu lösen. Suche fristet vielerorts ein Schattendasein, obwohl der Nutzen klar ist, bzw. klar sein müsste. Doch warum ist das so? Wie steht es um die unternehmensinterne Suche, wie viel Zeit wird mit ihr verbracht? Welche Bedürfnisse haben die Unternehmen tatsächlich? Wie weit sind Enterprise Lösungen verbreitet? Diese und weitere Fragen wurden im Rahmen der von Sieber & Partners in der Schweiz durchgeführten und von Namics unterstützten Studie "Enterprise Search – Katalysator für den internen Informations- und Wissensfluss" untersucht. Die Ergebnisse sind zwar nicht ganz überraschend, aber doch bemerkenswert. Im Kern ist die aktuelle Situation in den per Online-Fragebogen befragten 233 Unternehmen von recht heftigen Widersprüchen geprägt. Einerseits stellte sich klar heraus, dass Enterprise Search durchaus ein Bedürfnis ist. So verbringen die befragten Unternehmensvertreter durchschnittlich 18 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Suchen. Besonders schwer zu finden sind fremde, laufende und abgeschlossene Arbeiten und Projekte, aber auch Informationen über Kunden und Partner sowie Informationen aus (Markt-)Forschung und Entwicklung. Die durch mangelhafte oder fehlende Suchmöglichkeiten hervorgerufenen Probleme wie Zeitverlust, Doppelarbeit und Qualitätseinbußen werden von Befragten bestätigt. Gefragt sind Suchlösungen, die eine Reihe von Quellsystemen abdecken.  Frage: Wie wichtig wäre eine gute Suchfunktion für die folgenden Quellsysteme? Nach den für die Studie definierten Entwicklungsstufen (1-5) liegt der Bedarf bei 75 Prozent der Unternehmen bei einer Lösung der Stufe 3, d.h. bei einer Lösung, die für verschiedene Quellsysteme ordentliche Resultate und zusätzlich für eines oder mehrere Quellsysteme (sehr) gute Resultate liefert. Andererseits ist festzustellen, dass die unternehmensinterne Realität dem Bedarf hinterher hinkt: Tatsächlich verfügen nur 36 Prozent der befragten Unternehmen über eine Lösung der Stufe 3 oder höher; 46 Prozent müssen mit Lösungen der Stufe 0-2 vorlieb nehmen. Auch wird die Thematik in der Mehrheit der Unternehmen nicht näher untersucht: 69 Prozent der befragten Unternehmen wissen nicht, wie viel Zeit ihre Mitarbeiter mit Suche verbringen; ca. die Hälfte weiß weder, wie stark vorhandene Suchfunktionen genutzt werden, noch ob sie relevante Suchantworten liefern.  Frage: Untersucht Ihr Unternehmen, …? Enterprise Search lohnt sichEs scheint, dass der Schuh noch nicht genügend drückt. Die bestätigten Probleme werden nicht als vermeidbare Kosten gesehen, auch der entgangene Nutzen wird nicht beziffert. Da überrascht es nicht, dass für 45 Prozent der Befragten die (erwartete) Höhe der Investitionen gegen eine Enterprise Search Lösung spricht.Dabei belegen die Befragungsergebnisse, dass sich Investitionen in Enterprise Search effektiv lohnen. So steigt die Zufriedenheit mit der Mächtigkeit der implementierten Lösung an. Bei Implementierung einer Lösung der höchsten Stufe bewerten 80 Prozent der Unternehmen ihre Investitionen als "finanziell und nicht-finanziell lohnend", bei Implementierung einer Lösung der Stufe 3 beispielsweise nur 35 Prozent. Ebenso ist der durchschnittliche Suchaufwand bei einer hoch entwickelten Lösung (Stufe 5) um 33 Prozent niedriger als bei einer Lösung der Stufe 0.  Frage: Haben sich Ihre bisherigen Investitionen in bessere Suchmöglichkeiten gelohnt? Die auf dieser Grundlage für die Studie vorgenommene – konservative – Beispielrechnung zeigt auf, dass bei einer Reduzierung des Suchaufwands um nur 15 Prozent umgerechnet ca. 2.200 Euro je Mitarbeiter und Jahr eingespart werden können. Bereits bei einer Zahl von 120 Mitarbeitern können auf diese Weise bereits im ersten Jahr Einsparungen (nach Abschreibungen und laufenden Kosten) in Höhe von 100.000 Euro getätigt werden, bei einer höheren Mitarbeiterzahl entsprechend mehr. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße lässt sich also gut ein Business Case rechnen. Wie wird es in Sachen Enterprise Search in den Unternehmen nun weitergehen? Für drei Viertel der Studienteilnehmer ist das Fazit zum Thema Enterprise Search positiv; 44 Prozent geben an, das Potenzial erkannt zu haben, 61 Prozent gedenken in Enterprise Search Lösungen zu investieren. Die Aussagen der befragten Studienteilnehmer bieten daher Grund zur Annahme, dass in den nächsten Jahren zahlreiche Enterprise Search Projekte gestartet werden. Wir sind daher gespannt, welchen Unternehmen der Nutzen von Enterprise Search etwas wert sein wird. Die Studie "Enterprise Search – Katalysator für den internen Informations- und Wissensfluss" umfasst weitere Befragungsergebnisse, eine thematische Einführung sowie Empfehlungen für Implementierung und Betrieb und kann bei Namics bestellt werden. 08/2009, Markus Steinbach
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