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Tuschbilder und Tapetenrollen - Scannen im Outsourcing
Einscannen lassen sich heute alle Arten von Geschäftsunterlagen - welches Geschäft auch immer man betreibt. Fakt ist: Eine gut geplante Digitalisierung von Dokumenten ist die Voraussetzung für schnellere und effizientere Geschäftsprozesse.
Trotz E-Mail und elektronischer Textverarbeitung ist die Papierwirtschaft in den meisten Büros noch längst nicht ausgestorben. Viele Unterlagen werden nach wie vor ausgedruckt und in Aktenordnern abgeheftet; hinzu kommt die eingehende Geschäftspost. Der Nachteil dabei ist, dass Dokumente nur an einer einzigen Stelle im Unternehmen abgelegt werden. Daraus ergeben sich lange Such- und Recherchezeiten und die Geschäftsprozesse einer Firma ver-langsamen sich empfindlich. Bis zu 40 % ihres Arbeitstages verbringen Mitarbeiter heute damit, Informationen zu suchen oder abzulegen.
Abhilfe können hier Dokumenten Management Systeme (DMS) schaffen. Sie verwalten elektronische Dokumente, die entweder ursprünglich papiergebunden waren oder direkt digital gespeichert wurden und ermöglichen deren Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Spei-cherung – unabhängig davon, wo und in welchem Format die Dokumente gespeichert sind. Jederzeit und von jeder Stelle im Unternehmen hat jeder berechtigte Mitarbeiter schnellen Zugriff auf Informationen und Daten. Die Durchlaufzeiten von Dokumenten verkürzen sich und auch Raumkosten für überquellende Archive werden eingespart.
Vor Einführung eines DMS aber müssen die vorhandenen Papierdokumente zunächst eingescannt und entsprechend indiziert werden. Bei der täglichen Eingangspost mag dies noch mit eigenen Mitteln funktionieren. Spätestens aber, wenn über Jahrzehnte aufgelaufene Aktenbestände digitalisiert werden, sollte man einen externen Scandienstleister einschalten, der über den notwendigen Maschinenpark, versierte Mitarbeiter und Erfahrung verfügt. Denn eine Durchführung mit eigenen Mitteln ist in den seltensten Fällen auch wirtschaftlich.
Ein prüfender Blick in den Keller schützt vor Überraschungen
Ein Outsourcing-Vorhaben dieser Art will geplant sein. Beim Scannen von Bestandsakten empfiehlt es sich, den Dienstleister vorab einen genaueren Blick in die Aktenräume und Archivkeller werfen zu lassen. Nur so lassen sich verlässliche Kenngrößen erheben und mögliche "Pferdefüße" entdecken. Etwa, ob und in wie weit das Aktenmaterial geeignet ist, um daraus auf Hochleistungs-Produktionsscannern bis zu 200 Seitenabbildungen pro Minute zu erzeugen. Oder welcher Aufwand für die manuelle Aufbereitung der Akten erforderlich ist, wie viele Blätter und wie viele beschriftete Seiten ein durchschnittliches Dokument umfasst oder ob Farbe für den Inhalt oder die Nutzung von Dokumenten wesentlich ist. All dies wirkt sich erheblich auf den Leistungskatalog und den Preis aus.
Bedeutender noch als der Aufwand für die weitgehend automatisierbare Abbildung von Dokumenten ist das Verfahren, mit dem die Ablagestruktur der Papierakten auf die elektronische Akte im DMS übertragen wird. Denn die Aufbereitung der Papierakten für das Scannen und die anschließende einfache und zur Sicherheit verifizierte Vergabe von Suchbegriffen für jedes einzelne Dokument sind sehr personalintensiv. Hierüber lässt sich der Preis leicht ver-vielfachen! Ob in diesem Zusammenhang Technik für optische Zeichenerkennung (OCR) zur Kostensenkung genutzt werden kann, sollte daher geprüft werden. Die Wahl des Verfahrens ist aber entscheidend dafür, wie gebrauchsfähig die elektronische Akte hinterher sein wird.
Mit den aktuellen Schriftstücken starten
Am Ende dieser gesamten vorbereitenden Überlegungen stehen ein umfassendes Pflichtenheft und ein klares Angebotsschema, auf Basis derer der Dienstleister ausgewählt werden kann. In der Regel empfiehlt es sich, mit der Digitalisierung der aktuellen Schriftstücke zu starten. Denn in der Poststelle eines Unternehmens werden heute die meisten Verwaltungs-prozesse angestoßen. Daher ist es wichtig, hier mit der Optimierung von Geschäftsprozessen zu beginnen. Die Alt- oder Bestandsakten folgen dann üblicherweise in einem zweiten Projektschritt.
Bei der konkreten Ausgestaltung des Scannens kann sich das Unternehmen aussuchen, ob der Scandienstleister die Post täglich im Haus abholen oder direkt per Großkundenpostleit-zahl in die eigenen Geschäftsräume liefern lassen soll. Auch im In-Haus-Betrieb lässt sich eine Digitalisierung durchführen, kostengünstiger ist jedoch das Outsourcing der gesamten Prozesskette. Nicht scanbare Post erhält das Unternehmen tagesaktuell per Kurier zurück. Nach dem Scanvorgang können die digitalisierten Daten und Dokumente je nach Kundenwunsch an eine zentrale Clearingstelle im Unternehmen oder direkt an die zuständige Niederlassung zum jeweiligen Sachbearbeiter übermittelt werden.
Digitalisieren lässt sich übrigens fast jede Dokumentenart: Lotterielose, Zahlungsverkehrsbelege, Kunden-, Mieter- oder Aktionärskorrespondenz. Bei der Hamburger MicroData GmbH sind sogar schon großformatige Kinderzeichnungen aus Preisausschreiben und Tapetenrollen aufgelaufen und wurden entsprechend weiterverarbeitet. Geschäftsführerpost oder andere vertrauliche Sendungen hingegen werden gar nicht erst geöffnet, sondern aussortiert und direkt an den Empfänger weitergeleitet.
Kosteneinsparung durch Scan-Outsourcing
MicroData wurde 1974 gegründet und zählt heute Unternehmen aller Größen und Branchen zu seinen Kunden. So werden etwa für die Lufthansa Technik Logistik GmbH monatlich rund 25.000 Versanddokumente wie Luftfrachtbriefe oder Zollpapiere digitalisiert, vollständig indi-ziert und per sicherem File-Transfer auf ein spezielles Verzeichnis bei dem Logistik-Dienstleister transferiert. Für die Hamburger Baugenossenschaft freier Gewerkschafter eG (BGFG) hat MicroData die kompletten Mieterakten aus mehreren Jahrzehnten digitalisiert und bei der DPV Direct GmbH, einer 100 %igen Tochtergesellschaft des Verlagshauses Gruner + Jahr, die das komplette Abonnementgeschäft betreut, übernimmt MicroData seit 2003 die komplette Postbearbeitung.
Allen diesen Unternehmen ist gemein: Durch das Outsourcing ihrer bisher papiergebundenen Prozesse konnten sie ihre Wettbewerbsfähigkeit halten und noch steigern. Denn die Kosten sinken beträchtlich. Auch kleineren Unternehmen sei daher geraten, einmal näher darüber nachzudenken, ob sich nicht auch für sie ein Umstieg auf digitale Dokumente und Geschäftsabläufe sowie eine Zusammenarbeit mit einem Scandienstleister lohnt.06/2009, Claus Krogmann
| | Claus Krogmann ist Gründer und Geschäftsführer der Hamburger MicroData GmbH und gehört bundesweit zu den profiliertesten Spezialisten im Bereich Digitalisierung und Outsourcing. Claus Krogmann ist Mitglied im Competence Center Outsourcing des VOI e.V.
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