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Praxis: Input Management im Rekordtempo
Mit seinen einzigartigen Funktionen und als zuverlässiger und flexibler Partner haben sich SLAM 24 und Scalaris im EarlyScan-Prozess der Commerzbank profiliert.
Die Commerzbank versteht sich als kompetenter Dienstleister für Privat- und Geschäftskunden sowie für den Mittelstand, betreut aber auch zahlreiche große und multinationale Firmenkunden. Seit der vollständigen Übernahme der Dresdner Bank Anfang 2009 ist die Commerzbank die führende Privat- und Firmenkundenbank in Deutschland. Mit rund 1.200 Filialen steht den Kunden künftig das dichteste Filialnetz aller deutschen Privatbanken zur Verfügung.
Um das große Dokumentenvolumen schnell und unkompliziert elektronisch verarbeiten zu können, betreibt die Commerzbank deutschlandweit Back Office Center und Regional Center. In Spitzenzeiten werden an diesen Standorten täglich mehr als 250.000 Papierdokumente des Tagesgeschäfts wie Kredit- und Personalakten, Belege des Zahlungsverkehrs oder Rechnungen gescannt und anschließend elektronisch archiviert.
Um die Prozesse im Kreditgeschäft zu beschleunigen, entschied sich die Commerzbank für die Zusammenarbeit mit Scalaris
Die Scalaris AG ist Anbieter von Intelligent Document Processing (IDP) Lösungen für ein vollständig automatisiertes Dokumenten Lifecycle Management. Das heißt von der elektronischen Erfassung über das Dokumenten Management bis zur Archivierung und intelligenten Suche deckt das IDP-Portfolio von Scalaris die gesamte Dokumenten-Wertschöpfungskette ab.
Hochgeschwindigkeit im Kreditgeschäft
Für das zeitkritische Kreditgeschäft wurde gemeinsam mit Scalaris der zweistufige EarlyScan-Prozess definiert: In Rekordtempo scannt der SLAM 24-3 Hochleistungsscanner von Scalaris beliebige Formate – von der Visitenkarte bis hin zu DIN A3 – sowohl in schwarz/weiß als auch in Farbe. Im zweiten Schritt trennt er vollständig automatisiert alle Originaldokumente nach sechs verschiedenen Verbleibkriterien.
Scalaris SLAM 24-3
Der EarlyScan-Prozess mit automatischer Verbleibsortierung
- Externe Briefe gelangen über das Großkundenpostfach zum Scancenter, während interne Dokumente des Tagesgeschäfts ihren Weg dorthin über die Hauspost nehmen. Jedes Dokument wird mit einem in SAP generierten Barcode-Aufkleber versehen.
- Mit einer Geschwindigkeit von 1,14 m pro Sekunde verarbeitet der SLAM 24-3 Hochleistungsscanner alle Dokumente. Über den Image Manager gelangen die Dokumentenimages in das Capture System. Die Originaldokumente werden tageweise in Stapeln abgelegt.
- Im Capture System erfolgen unter anderem die Barcode-Erkennung sowie eine Konsistenzprüfung der Image-Eigenschaften mit der Zielapplikation SAP.
- Der Kreditsachbearbeiter entscheidet, was mit dem jeweiligen Originaldokument passieren muss und setzt den entsprechenden Verbleib in SAP: nachscannen, aufbewahren, gesichert aufbewahren, vernichten, zurück ins Kreditcenter oder Bearbeitung erfolgt am nächsten Tag.
- Eine SAP-Liste mit den Verbleibinformationen für jeden Barcode und damit das entsprechende Dokument wird in das SLAM 24-3 Scan-System importiert.
- Die Originaldokumente werden tageweise erneut zum Trennen eingelesen. Über den Barcodeabgleich mit der SAP-Liste erkennt der SLAM 24-3 was mit dem Dokument passieren muss und legt das Papier in das dafür vorgesehene Trennfach.
Flexible Scan-Infrastruktur unternehmensweit
EarlyScan ist jedoch nur einer der Input-Prozesse, die sich in die vorhandene Systemlandschaft der Commerzbank einzufügen hatten. Die für Scan-Dienstleistungen zuständige Gruppe rund um Klaus Degen, Leiter des Competence Centers ECM, ist im Zentralen Service Bereich Information Technology der Commerzbank angesiedelt und sieht sich als interner Service Provider mit einer klar definierten Aufgabe: die bedarfsgerechte Abwicklung aller Geschäftsprozesse über eine effiziente und zuverlässige Scan-Plattform. "Unsere Fachabteilungen haben ganz unterschiedliche Anforderungen. Sie arbeiten mit ihren spezifischen Systemen, haben vorgegebene Arbeitsabläufe und wir müssen zeitliche Prioritäten berücksichtigen", erläutert Degen die Aufgabenstellung.
Seit Einführung des Image Managers in 2007 verfügt die Commerzbank über eine Infrastruktur, die diesen Herausforderungen gerecht wird. Der Image Manager ist eine zentrale Drehscheibe beziehungsweise Schnittstelle zwischen den Scan-Geräten auf der einen und den eingesetzten Fachanwendungen auf der anderen Seite wie e-PATOS (Zahlungsverkehr), Scanstraße oder eRechnung.
Alle Dokumentenimages werden nach dem Scan-Prozess vom Image Manager übernommen und falls erforderlich für die jeweilige Fachanwendung und die weitere Be- und Verarbeitung aufbereitet. Der Image Manager sorgt zugleich für die Rohdatensicherung und bietet als zentrale Instanz die Möglichkeit für statistische Auswertungen.
Die heutige Infrastruktur bietet Investitionsschutz und schafft hohe Flexibilität.
Neue Scan-Prozesse mit unterschiedlichen Anforderungen können sehr einfach integriert werden. Der SLAM 24 ist aufgrund seiner universellen Einsatzmöglichkeiten wesentlicher Bestandteil dieser zukunftsorientierten Scan-Architektur.
Resümee
Die Commerzbank hat sich unter anderem wegen des modularen Angebots, den offenen Schnittstellen der einzelnen Scalaris-Produkte, die gut in die bestehende Infrastruktur integriert werden konnten und dem ausgezeichnetem technischen Service für Scalaris entschieden.
Derzeit sind insgesamt sieben Scan-Systeme im Einsatz – drei SLAM 24-2 Hochleistungsscanner sowie vier SLAM 24-3 Hochleistungsscanner, davon zwei mit Sortierfächern. Sie werden an fünf verschiedenen Standorten für beliebige Dokumententypen verwendet.
Auch für künftige Anforderungen sieht sich die Commerzbank mit einem flexiblen und zukunftsorientierten Partner wie Scalaris bestens gerüstet.06/2009, Philipp Sander
| | Philipp Sander ist Marketing & Vertriebsdirektor und Mitglied der Geschäftsleitung der Scalaris AG. Aufgrund seiner langjährigen und vielseitigen Erfahrung in der Branche zählt er zu den Experten für ganzheitliches ECM und Document Lifecycle Management.
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