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Software-Auswahl für ECM und DMS: Vom Sehen zum Verstehen
 
Viele Unternehmen beschäftigen sich mit Dokumenten Management und Enterprise Content Management. Die deutlichen Vorteile in der Verwaltung von Dokumenten und dem Umgang mit ihnen versprechen deutliche Wettbewerbsvorteile. Daher ist die Enttäuschung groß, wenn die mit viel Enthusiasmus gestarteten Projekte ins Stocken kommen oder sogar ganz scheitern. Die meisten Fehler lassen sich auf eine schlecht geplante und durchgeführte Software-Auswahl zurückführen.
Dabei scheitert es oft nicht an der investierten Zeit. Viele Projekte laufen Monate – manchmal Jahre – und die damit beauftragten Projektmanager tragen ordnerweise Informationen zusammen. Doch die Nutzung der oft sehr heterogenen Inhalte fällt vielen Interessenten sehr schwer. So wird die Bedeutung des Dokumenten Managements schon in der Auswahl der entsprechenden Systeme deutlich: es ist nicht entscheidend, möglichst viele Informationen zu erhalten und abzulegen, sondern diese in einen inhaltlichen, entscheidungsbezogenen Kontext zu bringen.
Jedes Projekt benötigt ein Ziel
Die Grundlage jedes Software-Auswahlprojekts ist eine realistische und klare Zielsetzung. Diese sollte von allen Projektbeteiligten und Verantwortlichen ausgearbeitet bzw. verabschiedet werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass dem gesamten Projektteam bewusst ist, was erreicht werden soll und welche weiteren dafür notwendigen Aufgaben definiert werden müssen.
Anforderungsdefinition als Erfolgsfaktor
Entsprechend der Zieldefinition sind die Anforderungen strukturiert aufzunehmen. Dabei kommt es insbesondere darauf an, für welche Bereiche die Software für Dokumenten Management zukünftig eingesetzt werden soll. Für die jeweiligen Einsatzbereiche müssen klare Anforderungen von technischen und funktionalen Gesichtspunkten analysiert und dokumentiert werden. Dabei spielen die jeweiligen Prozesse im Unternehmen eine entscheidende Rolle. "Welcher Anwender macht wann, was mit einem Dokument und zu welchem Zweck" ist eine der zentralen Fragen die gestellt werden muss.
Anhand der Prozessanalyse in Verbindung mit den jeweiligen Dokumentenarten kann anschließend eine Konsequenz auf die Stärken und Schwächen der Prozessstruktur gezogen werden. Somit lassen sich die Ansatzpunkte und Potenziale für eine spätere Systemunterstützung identifizieren und die dafür notwendigen Anforderungen an eine Softwarelösung ableiten.
Die erhobenen Anforderungen werden in einem Kriterienkatalog zusammengefasst, welcher im weiteren Software-Auswahlprozess als ein Lastenheft dienen kann. Die einzelnen Kriterien können je nach Priorität gewichtet werden um eine Abstufung zu erreichen, die ein schrittweises Vorgehen unterstützt.
Den Abschluss der Anforderungs- und Prozessanalyse bildet die Definition von Soll-Prozessen. Diese legen fest wie die spätere Ausgestaltung des Systems und die darin integrierten Abläufe aufgebaut werden.
Eingrenzung des Softwaremarkts
Der Markt für Dokumenten Management bzw. Enterprise Content Management ist sehr vielseitig und unübersichtlich. Gerade deswegen sollte bei einer Software-Auswahl strukturiert vorgegangen werden. Werden die gewichteten Anforderungskriterien zugrunde gelegt, ist eine anschließende Eingrenzung auf das in Frage kommende Marktsegment relativ unproblematisch möglich.
Die ermittelten Systeme sollten anschließend genauer untersucht werden. Dabei ist es wichtig sich einen klaren Eindruck über die Leistungsfähigkeit des jeweiligen Produkts zu verschaffen. Dies ist insbesondere hinsichtlich folgender Kriterien wichtig:
- Allgemeine Systemfunktionalität: darunter fallen die generellen Funktionen die ein DMS zur Verfügung stellen sollte im Rahmen von Erfassung, Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten.
- Handhabung und Benutzerfreundlichkeit: es sollte Fokus auf die Gestaltung der Benutzeroberfläche und die Bedienung des Systems gelegt werden. Je intuitiver ein System zu steuern ist, desto geringer der Schulungsaufwand bzw. einfacher die Erlernung.
- Philosophie: je nach Ausrichtung des Herstellers stellen bieten die Lösungen unterschiedliche Arten der Adressierung des Systems durch den Anwender an. Dies sind beispielsweise Desktop-Clients, Web-Clients, Integration in Fachanwendungen oder den Windows Explorer.
- Kompetenz des Anbieters: es sollte beurteilt werden, wie professionell ein Hersteller an ein Projekt herangeht bzw. wie flexibel er auf individuelle Kundenwünsche eingeht. Da ein DMS- bzw. ECM-Projekt in Allgemeinen eine langfristige Partnerschaft mit einem Software-Hersteller impliziert, ist dieser Aspekt von entscheidender Bedeutung.
Ein geeignetes Instrument dies zu evaluieren sind strukturierte Live-Präsentationen, die alle Anbieter absolvieren müssen um die Vergleichbarkeit zu wahren. Nur so können sich Projektmitarbeiter und Entscheidungsträger einen korrekten Überblick verschaffen.
Die weitere Eingrenzung der Kandidaten für eine Projektumsetzung kann anhand einer konkreten Teststellung, die auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, erfolgen. Dies lässt sich über ein strukturiertes Testszenario, dass die jeweiligen Einsatzszenarien beinhaltet, gut abbilden.
Häufige Fehler
Bei der Untersuchung gescheiterter Projekte nach den Gründen für den Misserfolg lassen sich immer wieder die gleichen, häufigen Fehler finden:
Fehler im Projektmanagement
- Dem Projekt wurde keine klare Zielsetzung gegeben.
Nur wer klar sagt, was er haben will, hat auch eine Chance, dies zu erhalten.
- Die entsprechenden Fachabteilungen wurden nicht frühzeitig eingebunden
Eine Software, welche so tief in die Arbeitsabläufe eingreifen kann wie ein DMS bzw. ECM-System, wird immer auf Akzeptanzprobleme stoßen, wenn die
- Rechtliche/betriebliche Rahmenbedingungen wurden nicht berücksichtigt
Es empfiehlt sich, frühzeitig Kontakt mit Betriebsrat / Personalvertretung, Qualitätsmanagement etc. aufzunehmen, um zum einen frühezeitig die Möglichkeiten und Konsequenzen von Dokumentenmanagement zu verdeutlichen und zum anderen den Rahmen der Möglichkeiten schon zu Beginn abzustecken.
- Der Fokus des Projekts wird falsch gewählt
Werden nur Teilbereiche des ECM berücksichtigt, beispielsweise durch eine Fokussierung lediglich auf die Archivierung oder eine einzelne Fachabteilung, können viele Vorteile einer umfassenden Informationsverwaltung und Vorgangsbearbeitung nicht realisiert werden. Das System stößt zu schnell an seine Grenzen und kann die Anwender nicht ausreichend unterstützen. Die Software wird damit nicht als Arbeitserleichterung empfunden und so schläft die Nutzung ein – wenn nicht von vornherein mit massivem Widerstand gegen die Einführung gekämpft wird.
Fehler in der Anforderungsanalyse
- Es werden keine strukturierten Anforderungen erhoben
Diese Anforderungen dienen sowohl als Bewertungsmaßstab zur Beurteilung der Systeme als auch zur Kommunikation mit den verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen ("Was machen wir eigentlich im DMS-Projekt").
- Die Anforderungen sind nicht eindeutig beschrieben
Können die einzelnen Kriterien nicht klar bewertet werden, sind bei der späteren Beurteilung der zu viele Spielräume vorhanden. Die Qualität der Evaluation ist gering, aber dafür die Gefahr von internen Streitigkeiten im Projektteam hoch.
- Die Anforderungen werden nicht gewichtet
Die Relevanz der verschiedenen Merkmale für das Gesamtprojekt muss beachtet werden, um den Erfüllungsgrad verschiedener Systeme besser beurteilen zu können. Die Suche nach der "eierlegenden Wollmilchsau" ist teuer, daher muss klar sein, wo man Abstriche machen kann.
Fehler in der Software-Analyse
- Es wird nur ein kleiner Teilbereich des Marktes betrachtet
Obwohl es um signifikante Investitionen geht und die Einführung der Software erhebliche Konsequenzen in der Prozessgestaltung nach sich ziehen kann, beurteilen viele Unternehmen noch immer nur die Hersteller, die sie mehr oder minder zufällig gefunden haben (lokales Branchenbuch, Internetrecherche, Messebesuche).
- Unstrukturierte Anbieterpräsentationen
Häufig werden verschiedene Hersteller eingeladen um ihre Lösungen beim Interessenten zu präsentieren. Ohne eine klare Vorgabe der Präsentationsstruktur kann aber nicht garantiert werden, dass wesentliche Merkmale geprüft werden können. Zudem wird es schwieriger, zwischen der Kompetenz des Vertriebsmitarbeiters des Herstellers und der Leistungsfähigkeit des Produkts zu unterscheiden.
- Beurteilung von Powerpoint statt der Lösung selbst
Die Leistungsfähigkeit des Systems sollte direkt überprüft werden anhand von realen Aufgabenstellungen. Präsentationen geben keinen wirklichen Einblick in Funktionalität oder Handhabung.
Fazit – Strategische Entscheidungen dürfen nicht aus dem Bauch getroffen werden
Software für Dokumenten
Management oder Enterprise Content Management soll zum Rückgrat der Prozesse werden und die Anwender bei vielen dokumenten- und prozessbezogenen Aufgaben unterstützen. Die Unternehmen versprechen sich viele Vorteile bei Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung Verteilung und langfristiger (nachweislicher) Aufbewahrung der Dokumente, vernachlässigen aber häufig, dass technische, funktionale und organisatorische Kriterien an die Ausgestaltung und den Einsatz der Software zu richten sind.
Es gibt viele – gute – Systeme im Markt für DMS und ECM, die sich im Detail aber deutlich unterscheiden. Natürlich ist die Gefahr gering, technisch komplett mit einer entsprechenden Software zu scheitern – schließlich ist es Software und mit genügend Zeit und Geld damit prinzipiell alles möglich. Aber weder die Fachanwender noch die Geschäftsführung haben im Regelfall die Geduld hierfür. Ohne direkte Erfolge droht das System abgelehnt zu werden und schlimmer noch das gesamte Thema Dokumenten Management "verbrannt" zu werden.
Um schnelle Lösungen mit klar messbaren Vorteilen in der Vorgangsbearbeitung zu realisieren, muss die Breite der verfügbaren Lösungen bekannt sein und eine strukturierte Auswahl getroffen werden.
Andernfalls gleicht die Auswahl einem "Schuss im Dunkeln" mit nur geringen Erfolgsaussichten.
Daher ist unbedingt darauf zu achten, dass man die wesentlichen Anbieter in die eigene Beurteilung aufnimmt und die für das Projekt entscheidenden Merkmale wirklich strukturiert in Augenschein genommen hat. Der Interessent muss den Schritt vom "Sehen" zum "Verstehen" machen, um eine klar fundierte Entscheidung für ein bestimmtes System treffen zu können.
05/2009, Maximilian Gantner
 Maximilian Gantner ist Analyst am Business
Application Research Center (BARC) in den Bereichen Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement und E-Mail-Management.
05/2009, Martin Böhn
Kommentare zu diesem Beitrag | | |
 | Software-Auswahl für ECM und DMS: Vom Se... | | | |
| Fachartikel | 27.05.09 | | Anonymus | 28.05.09 |
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