Unternehmensweites Informationsmanagement
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Moderne ECM-Systeme sind darauf ausgelegt alle schwach bzw. unstrukturierten Informationen revisionssicher abzulegen, zu verwalten, Werkzeuge zur Bearbeitung bereitzustellen und die Abwicklung von Geschäftsprozessen zu unterstützen. Insofern unterscheiden sich die Anwendungen von historischen Archivierungssystemen, da diese lediglich auf die Ablage und Anzeige fokussiert waren. Eine besondere Herausforderung liegt dabei im Import und im Export der Informationen. Zwar bieten die klassischen ECM-Anbieter oft Module für diese Aufgaben an, jedoch ist deren Funktionsumfang meist eingeschränkt oder die Module basieren auf Partnerlösungen.
Für diese beiden Bereiche hat sich in den letzten Jahren ein eigener Anbietermarkt entwickelt. Der Bereich E-Mail-Management erlangt wegen der steigenden Flut von E-Mails und neuer Rechtsvorschriften eine immer größere Bedeutung. Zwar bieten viele ECM-Anbieter auch komplexe Lösungen für die Verwaltung und Archivierung von E-Mails an, daneben existieren aber einige Spezialanbieter. Für alle Segmente ist daher eine unabhängige Marktbetrachtung sinnvoll. Der Beitrag verdeutlicht die wesentlichen Merkmale der Teilbereiche.
Input-Management
Fokus dieser Anwendungen ist der Import, die automatische Klassifikation, die automatischen Extraktion von Metadaten (und die damit verbundenen Verschlagwortung) sowie die Verteilung von Informationen. Klassifikationssysteme können dabei die in das ECM-System importierten Dateien inhaltlich einordnen und die benötigten Merkmale extrahieren. Bei diesen Anwendungen steht die strukturierte Ablage im Fokus.
Die Rechnungseingangsbearbeitung liest die Fakturierungsinformationen von Rechnungen aus, gleicht diese mit externen Datenbeständen (z. B. Stamm- und Transaktionsdaten der ERP-Systeme) ab und gibt die so gewonnen Daten in einen Freigabeprozess oder kann selbst freigeben. In den Prozess involvierte Anwender, bekommen alle benötigten Informationen per Workflow zugeschickt. Das System unterstützt dabei den kompletten Fakturierungsprozess.
Dagegen beschäftigt sich der automatische Posteingang mit der Klassifikation und Verteilung von Dokumenten, wodurch eine Zuordnung zu den Geschäftsvorfällen möglich ist. Das System kann die Dokumente per Workflow an die verantwortlichen Sachbearbeiter weiterleiten und teilweise Informationen automatisch extrahieren.
E-Mail-Management (EMM)
Die Aufgaben eines EMM-Archivierungssystems sind die revisionssichere Ablage, die
Verwaltung und die Klassifikation von E-Mails. Des Weiteren helfen die Systeme die E-Mail-Server (z. B. Microsoft Exchange) zu entlasten, da die archivierten E-Mails von diesem gelöscht werden können. Während der Nutzer bei der clientseitigen Archivierung entscheiden kann, welche E-Mails zu archivieren sind, beurteilt bei der serverseitigen Archivierung das System aufgrund vordefinierter Regeln welche E-Mails revisionssicher abgelegt werden sollen. Das System verschlagwortet die E-Mails und stellt den Anwendern Recherchefunktionen bereit.
Response-Management-Systeme unterstützen Anwender bei der Beantwortung und Bearbeitung von eingehenden E-Mails. Sie können E-Mails verschiedenen Geschäftsvorfällen
zuordnen und automatisiert Antwortschreiben generieren.
Output-Management (OM)
OM-Systeme können Informationen für den Export individuell aufbereiten und die Ausgabemedien ansteuern. Zur Generierung der Inhalte ist es notwendig, die entsprechenden Quellsysteme anzubinden oder aufgrund von Regeln automatisch Informationen zu generieren, alle Inhalte ins das gewünschte Layout zu konvertieren und das Dokument ins Zielformat umzuwandeln. OM-Systeme sind so in der Lage den Inhalt zu personalisieren. Anschließend
steuern die Systeme die Ausgabemedien (z. B. Drucker und E-Mail-Server) an und überwachen den Exportprozess.
Einige Systeme können zusätzlich eine Vorbereitung für die Versendung per Post vornehmen. Beispielsweise können eine Portooptimierung durch das Einmischen von Beilagen und die Kuvertierung erfolgen. Die Systeme sind auch für die Übergabe der generierten Dokumente an das Archiv zuständig.
Integration und Strategie
Die hier aufgeführten Systemgattungen lassen sich direkt in die modernen ECM-Systeme integrieren. Oftmals legen sie die generierten Inhalte (E-Mails, Rechnungen, Massendruckströme) in das vorhandene Archiv ab und besitzen Schnittstellen zu den Funktionen (z. B. zum Workflow-Management).
Jedoch handelt es sich bei allen Anwendungen um Spezialsysteme. Bei der Auswahl sind die für das Segment speziellen Anforderungen zu berücksichtigen. Außerdem wirft der Einsatz eines neuen Spezialsystems auch strategische und organisatorische Fragen auf, welche nur nach einer genauen Untersuchung der eigenen Strukturen auf Basis einer klaren Zieldefinition geklärt werden können.
Viele Kunden wollen einen Anbieter für alle Aufgabenstellungen und greifen oftmals auf die integrierten Suiten ihres ECM-Anbieters zurück. Die Gefahr ist, dass ein Anbieter zwar die passende Software für ein Segment anbietet, jedoch die Anforderungen für andere Segmente nicht erfüllt. Darum müssen potentielle Käufer für jedes Aufgabenfeld eine genaue Analyse durchführen.
Die unterschiedlichen Segmente und Anwendungsbereiche orientieren sich am Dokumentenlebenszyklus. Die Komplexität des Marktes ist in der untenstehenden Grafik verdeutlicht. Daher ist eine klare Strategie im Umgang mit den unternehmenseigenen Informationen eine absolute Notwendigkeit für erfolgreiche Projekte.
BARC Software-Evaluationen
Die BARC bietet für die Themengebiete Enterprise Content Management und E-Mail-Management zwei unabhängig Studie an. Im Bereich Inputmanagement und Outputmanagement befinden sich zwei Studien in der Erstellung, welche in Kürze erscheinen.
Jede Studie zeigt dabei die speziellen Möglichkeiten der Software auf und bewertet die untersuchten Systeme aufgrund einer umfangreichen Kriterienbasis. Dabei werden die spezifischen Problemstellungen und Anforderungen erläutert.
Übersicht der Systeme und Module für Enterprise Content Managment
Detailansicht
09/2008, Michael Schiklang
Michael Schiklang, Dipl.-Kfm., ist Analyst am Business Application Research Center (BARC) in
den Bereichen Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement und Input-/Output-
Management. Zu diesen Themenstellungen hat er bereits verschiedene Arbeiten veröffentlicht und Marktanalysen durchgeführt.Erschienen: 09/2008
Autor: Martin Böhn
| | Martin Böhn ist Senior Analyst am Business Application Research Center (BARC) in den Bereichen Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement, Prozessmanagement und Wissensmanagement.
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