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Einfache Planung zur Einführung eines DMS oder ECM - Teil III
Teil 3 von 3: Von Versprechungen, Produktpräsentationen, Preisen und Angeboten. / Extra: Checkliste
Versprechen sind versprochen – absichern gegen "Versprecher"
"Das müssen Sie falsch verstanden haben", "So habe ich das nie gesagt" und "Ja, wenn Sie die Anforderungen so unpräzise beschreiben?" - alles dies sind typische Sätze von Vertriebsmitarbeitern, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist.
Es ist kein Geheimnis, dass viele Vertriebsmitarbeiter einen Großteil ihres Gehalts auf Provisionsbasis beziehen. Daher ist es ebenso üblich, dass ein Anforderungskatalog in allen Punkten rigoros mit "Ja" beantwortet wird, um in die Endausscheidung zu gelangen. Unternehmen werden also in der Regel mehr als einen Anbieter erhalten, der ihre Kriterien erfüllt. Es gibt einige Wege, um die Menge der Anbieter besser zu qualifizieren. Nur eines sollte man niemals tun: sich Funktionen am Telefon oder im persönlichen Gespräch versprechen zu lassen. Sie sind immer auf dem Papier festzuhalten.
Will ich sehen! Eine Präsentation vor Ort
Wenn der Auftragswert stimmt (in der Regel über 10.000 EUR bei ortsnahen oder 20.000 EUR bei weiter entfernten Anbietern), wird ein interessierter Vertriebsmitarbeiter das Produkt vor Ort präsentieren. Die Präsentation vor Ort kostet den Projektleiter oder dem Team und den Vertriebsmitarbeiter viel Zeit. Sorgfältige Planung im Vorfeld ist daher vonnöten. Mit dem Vertriebsmitarbeiter sollten das Präsentationsziel und die Anforderungen besprochen werden, die live vorzuführen sind. Dies ist wichtig, solange die Anforderungen nicht zu komplex sind. Es lohnt sich auch, bei den interessantesten Anbietern in eine Reisekostenbeteiligung zu investieren, die beim Kauf in der Regel angerechnet wird. Allerdings: Je komplexer die Anforderungen sind, desto schwieriger ist es, die Produktfunktionen live zu zeigen. Man sollte aber möglichst verhindern, dass die Präsentation aus einer mehrstündigen Selbstbeweihräucherung besteht. Der Anbieter sollte stattdessen auf die wichtigsten Punkte des Anforderungskatalogs eingehen.
Bei Präsentationen ist es sinnvoll, zwischen Nutzern – den Mitarbeitern des Unternehmens – und Entscheidern zu differenzieren. Die beiden Gruppen benötigen jeweils eine ganz andere Ansprache und Wortwahl vom Vertriebsmitarbeiter. Zukünftige Nutzer könnten durch die Komplexität einer Lösung abgeschreckt werden, die der IT-Leiter aber gerade sehen möchte. Ebenso haben die Nutzer oft Scheu, in Gegenwart der Geschäftsführung Kritik zu äußern – oder selbstbewußte Mitarbeiter möchten sich durch ungerechtfertigte Kritik vor der Geschäftsführung profilieren. Die Nutzer sind die wichtigsten Personen für das Projekt, da diese jeden Tag mit der Lösung arbeiten müssen. Es sollte daher gegebenenfalls eine individuelle Präsentation für Nutzer vereinbart oder eine Bewertung auf eine Testversion oder Prototypphase verschoben werden.
Kein Versehen: Zugesicherte Eigenschaften
Wenn die benötigten Funktionen detailliert aufgeschrieben wurden, so sollte die Erfüllung der Anforderungen eine schriftlich zugesicherte Eigenschaft der Lösung werden. Damit lässt sich der Anbieter rechtlich in die Pflicht nehmen. Unseriöse Anbieter werden bei dieser Ankündigung oft kneifen oder sich um die zugesicherten Eigenschaften drücken.
Einmal Anfassen: Vorab-Schulungen
Einige Anbieter ermöglichen Vorab-Schulungen. Das bedeutet, man erlernt die wesentlichen Funktionen der Software in einer Schulung und nutzt diese Erkenntnisse für eine Kaufentscheidung. Die Schulung wird oft auf den Projektpreis angerechnet.
Ran an den Speck: Prototypen oder Testversionen
Gegen Entgelt oder bei einem entsprechend hohen Auftragswert ermöglichen die Anbieter das Erstellen eines sogenannten Prototyps. Bei einem Prototyp wird gemäß dem Anforderungskatalog eine umfassende Installation im Unternehmen durch den Anbieter zur Verfügung gestellt, auf der die betreffenden Administratoren und Mitarbeiter geschult werden. Das höchste Gut einer erfolgreichen Einführung ist die Akzeptanz durch die Mitarbeiter und zukünftigen Nutzer. Daher ist es in jedem Fall empfehlenswert, eine Testversion oder einen Prototypen zu installieren. Oft werden die Kosten für einen Prototypen auf den Projektpreis angerechnet.
Wichtig ist es, in der Projektphase die Zeit für die Installation, Schulung und die Nutzung der Prototypen oder Testversionen mit einzuplanen, sonst hält das Alltagsgeschäft vom Testen ab. Das verschiebt und verhindert unnötig die Bewertung der Produkte. Außerdem lassen sich damit ganz nebenbei die vielen Anrufe von frustrierten Vertriebsmitarbeitern der Anbieter reduzieren, die eine Entscheidung wünschen.
Hinweis: ECM- oder DMS-Lösungen sind oft komplex. Man kann daher leider nicht erwarten, "mal eben" eine 30 Tage-Testversion einer komplexen Lösung ohne Schulung installieren zu können. Das bringt überhaupt nichts, denn es erfordert die mühsame und damit zeitraubende Umsetzung der eigenen Anforderungen. Die gewünschte Lösung ist oft bedeutend umfangreicher als eine "Office Testversion" aus der Schachtel.
Endlich Preise - das Angebot
Auf Basis des detaillierten Anforderungskatalogs sollte der Anbieter in der Lage sein, ein Angebot zu erstellen. Als Empfehlung sollte man dabei die Kosten für die Erstanschaffung innerhalb eines Jahres sowie die Folgekosten für fünf Jahre berechnen lassen.
Um vergleichen zu können, sollten alle Bestandteile der Produkte und die notwendigen Leistungen enthalten sein. Beispiele:
- Produktkosten, einmalig, für die eigentliche DMS/ECM-Lösung
- ALLE zusätzlichen Produktkosten, wie Datenbanken, Volltextsuchmaschinen, etc.
- Supportkosten und Updatekosten (erstes Jahr, fünf Jahre)
- Administratorschulungen (Reise- und Übernachtungskosten, Anzahl Administratoren, Anzahl Tage)
- Benutzerschulungen, wenn Zwang oder notwendig (Reise- und Übernachtungskosten, Anzahl Benutzer, Anzahl Tage)
- Ggf. Kosten für Hardware und Betriebssystem, wenn nicht vom Unternehmen gestellt
- Installationskosten
- Implementierungskosten in andere Anwendungen, Individualprogrammierung
- Aufwendungen für Dienstleistungen (Installation, Konfiguration, Anpassungen, etc.)
Die Kosten und die Kostenverteilung sind bei jedem Anbieter unterschiedlich. Wichtig ist, dass er bestätigt, dass alle Kosten in dem Angebot für die oben aufgeführten Leistungen enthalten sind. Dies erspart ein böses Erwachen, z.B. wenn der Anbieter plötzlich mitteilt, dass die 20 Tage Datenbankkonfiguration nicht Bestandteil des Angebots waren.
Das Finale
Die Kaufentscheidung sollten nun die Entscheider treffen. Aber mit diesem ersten Überblick über die Einführung einer ECM/DMS-Lösung stehen die Chancen für eine erfolgreiche Wahl gut. Die Checkliste auf der nächsten Seite hilft, grob zu prüfen, ob man sein Vorhaben erfolgreich starten kann.
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09/2008, Jens Büscher
| | Jens Büscher ist Geschäftsführer des ECM Beratungsunternehmens jbs2. Bis 2010 führte er das ECM Unternehmen DocuPortal. Bis 2003 war Jens Büscher als Product Manager verantwortlich für das WCM System der RedDot Solutions AG (heute OpenText).
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