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ECM als Infrastruktur
 Das "papierlose Büro" galt bis vor kurzer Zeit immer noch als nicht realisierbar. Das war auch berechtigt. Doch ist der Grundgedanke für Unternehmen nach wie vor aber verlockend: Alle unternehmensrelevanten Inhalte befinden sich in einer zentralen, durchsuchbaren digitalen Ablage – unabhängig davon, ob es sich um gescannte Papierdokumente, Faxe, Dateien, Gesprächsnotizen oder Ausgaben externer Anwendungen handelt. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind bereits gegeben und ermöglichen den elektronischen Versand von geschäftsrelevanten Dokumenten, wie beispielsweise Rechnungen. Bill Gates sprach vor vielen Jahren das aus, was Mitarbeiter sich wünschen: "Information at your fingertips" - "Alle Informationen in den Händen". Dafür ist nur der PC am Arbeitsplatz und das Internet für den weltweiten Zugriff nötig.
Der Nutzen durch eine zentrale, digitale Ablage ist schon ausreichend beleuchtet worden. Unternehmen werden nicht mehr mit unnötigen Ausgaben für Papier, Drucker, Räume, Akten und vielen weiteren Sachkosten belastet. Die Arbeit geht deutlich schneller und effizienter vonstatten, indem alle Inhalte des Unternehmens rund um die Uhr von jedem Ort aus umgehend gefunden, angezeigt und bearbeitet werden können. Vorbei die Zeit, in der Mitarbeiter Akten aus anderen Büros holen mussten; vorbei die Zeit, in der Papierbelege manuell mit langen Liege- und Transportkosten durch das Unternehmen gereicht wurden, oder in der Mitarbeiter über den Verbleib von Vorgängen keine Auskunft geben konnten. Zur Vergangenheit gehört es auch, dass die Auslastung und Effizienz der Mitarbeiterressourcen nicht prüf- und regelbar war. Heute, wo die Globalisierung immer weiter um sich greift, erscheint es auch nicht mehr angemessen, die klassischen Arbeitsmethoden der letzten hundert Jahre anzuwenden.
Unternehmensrelevante Dokumente und Informationen zentral ablegen
Das ist eigentlich auch nicht mehr nötig, denn es gibt Abhilfe: Enterprise Content Management Software (ECM). Der Software-Markt ist in den letzten 20 Jahren von klassischen Dokumentenmanagement-(DMS) und Archivlösungen dominiert worden. Den Unternehmen wurde nach und nach aber klar, dass die Digitalisierung von Belegen nur ein Teil einer Lösung sein kann. Daher gingen viele Anbieter dazu über, weitere Aufgabengebiete eines Unternehmens um ihre DMS-Lösungen "herumzuwickeln". Ein unübersichtlicher Markt entstand, der viele Anwender verunsicherte: Alle Produkte deckten scheinbar irgendwie alle Funktionen ab. Die letzten drei Jahre waren allerdings von einer umfangreichen Konsolidierung auf dem Markt geprägt. Große Anbieter kauften andere auf, um ihren Kunden ein vollständiges Lösungsportfolio anzubieten. Echtes Enterprise Content Management wurde unterstützt, mit dem Unternehmen über eine Infrastruktur alle unternehmensrelevanten Dokumente und Informationen zentral ablegen.
Herausforderungen für eine erfolgreiche ECM-Einführung
Damit eine ECM-Lösung erfolgreich in einem Unternehmen arbeiten kann, gibt es zwei Herausforderungen zu meistern: Erstens die Software für die Infrastruktur. Die Lösung muss zentral an verschiedenen Stellen der IT-Infrastruktur im Unternehmen platziert werden, um in alle Möglichkeiten der Dokumentenverarbeitung einzugreifen. So findet sich das ECM im Bereich der - möglichst automatisierten - Posteingangsverarbeitung, als Ersatz für das Dateisystem der Mitarbeiter, als Integration in ERP- und CRM-Anwendungen, in E-Mail-Anwendungen, in der Faxverarbeitung oder im Output Management für eine geregelte Ausgabe von Inhalten. Dieser Eingriff in alle Bereiche macht es notwendig, das ECM als wesentlichen Bestandteil der Infrastruktur eines Unternehmens einzusetzen. Derzeit scheuen nach wie vor einige den Aufwand und die Kosten für die Einführung einer ECM-Lösung, obwohl es sehr wohl seit Jahren schnell einsetzbare, ganzheitliche und kostenverträgliche Produkte auf dem Markt gibt, die alle Aspekte des papierlosen Unternehmens abdecken.
Die zweite Herausforderung: Die Motivation der Mitarbeiter. Und das ist unabhängig davon, ob es sich um kostenlose oder hochpreisige Software handelt. Der Nutzen einer ECM-Infrastruktur hängt wesentlich von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab, die sich nur durch eine möglichst unkomplizierte Bedienung gewährleisten lässt. Viele Mitarbeiter werden mit einer ECM-Lösung künftig Inhalte strukturierter ablegen müssen, und dies bedeutet einen erhöhten Aufwand. Danach allerdings profitieren alle übrigen von der strukturierten Ablage. Die Mitarbeiterakzeptanz hängt darüber hinaus von sehr vielen psychologischen Faktoren ab, die es zu beachten gilt, beispielsweise der Angst von Mitarbeitern vor neuen Arbeitsweisen.
Schnelles, effizientes und kontrolliertes Arbeiten
Der Nutzen einer ECM-Infrastruktur wird sich bereits nach kurzer Zeit zeigen. Unternehmen arbeiten schneller, effizienter und kontrollierter. Anstatt permanent zusätzliches Personal rekrutieren zu müssen, entlastet eine ECM-Infrastruktur Mitarbeiter, so dass sie mehr Arbeitszeit zur Verfügung haben. Denn immer noch verschwenden Unternehmen monatlich pro zehn Mitarbeiter die Kapazität von bis zu zwei Mitarbeitern, alleine nur durch das Suchen nach Dokumenten und Informationen und dem damit verbundenen Kommunikationsaufwand.
Derzeit sind Unternehmen auf die Einführung sauber abgrenzbarer und berechenbarer ERP- und CRM-Lösungen fokussiert. Eine ECM-Infrastruktur wird dagegen eher als homöopathisches Mittel angesehen: Viele reden davon, aber das Mittel scheint teuer und man weiß nicht wirklich, ob es den versprochenen Nutzen bringt. Das ist auf Grund der Vielschichtigkeit einer ECM-Lösung auch nicht einfach zu bemessen.
Viele mir bekannte Unternehmen haben aber erhebliche Erfolge und Wettbewerbsvorteile durch den Einsatz einer ECM-Infrastruktur erzielt. Dies setzt eine kluge Planung für eine Einführung voraus.
Fazit
Es ist davon auszugehen, dass eine ECM-Infrastruktur in den nächsten fünf Jahren ebenso selbstverständlich zur IT-Infrastruktur gehören wird, wie Textverarbeitungen oder Kalkulationsanwendungen. Die entsprechende Entwicklung ist bereits erkennbar: Bereits heute gehören einige Komponenten, wie Suchtechnologien und Portale, zur Basisinstallation vieler Server-Betriebssysteme. Dies sind aber nur wenige Bestandteile eines "papierlosen Büros". Die Anbieter werden somit die nächste Zeit nicht arbeitslos. ECM ist und bleibt ein Wachstumsmarkt - nicht nur für die Anbieter, sondern vor allem für die Unternehmen, die bislang noch kein ECM einsetzen.08/2008, Jens Büscher
| | Jens Büscher ist Geschäftsführer des ECM Beratungsunternehmens jbs2. Bis 2010 führte er das ECM Unternehmen DocuPortal. Bis 2003 war Jens Büscher als Product Manager verantwortlich für das WCM System der RedDot Solutions AG (heute OpenText).
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