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Die virtuelle Akte
Externe Daten
Fremde Daten der virtuellen Akte aus externen Datenquellen. Bei der technischen Verknüpfung gibt es zwei Varianten. Fremddaten können synchron oder gespiegelt verknüpft sein.
Synchrone Verknüpfung zu Fremddaten
Synchron verknüpfte Fremddaten werden zum Zeitpunkt, zu dem sie benötigt werden, unmittelbar aus der Datenquelle bezogen. Damit sind die Daten auf dem aktuellen Stand. Andererseits kann dadurch eine nicht gewollte Last auf dem Trägersystem der Datenquelle entstehen.
Gespiegelte Verknüpfung zu Fremddaten
Gespiegelte Daten werden kontrolliert-redundant in der Datenbank der virtuellen Akte zwischengespeichert und nach Regeln aktualisiert, die die Last auf dem Quellsystem besser steuerbar machen, andererseits ggf. weniger aktuelle Fremddaten bieten.
Soll eine Protokollierung von sich ändernden Fremddaten durchgeführt werden, muss die Verknüpfung gespiegelt stattfinden, damit eine Vergleichsgrundlage vorliegt. Der Zeitpunkt der Änderung im Protokoll bezieht sich auf die Feststellung der Änderung durch die virtuelle Akte und weicht je nach gewählter Aktualisierungsstrategie vom Änderungszeitpunkt in der Quellanwendung ab.
Dokumentenbestand einer Akteninstanz
Eine Akteninstanz der virtuellen Akte arbeitet mit Dokumentenreferenzen in Form Dokumentattributen aus einem oder mehreren Dokumentenverwaltungssystemen. Sie verfügt nicht einen eigenen Dokumentenbestand.
In der Aktenklasse sind Regeln hinterlegt aus denen zur Laufzeit Filterkriterien gebildet werden, die den Dokumentenbestand eine Instanz beschreiben.
Ein Beispiel: Die Klasse einer Akteninstanz könnte mit folgender Beschreibung definiert sein:
"Alle Dokumente in der Dokumentenverwaltung, für die gilt:
- Kundennummer = Kundennummer der Akteninstanz
- Dokumentenklasse = "Rechnung" oder "Bestellung" oder "Angebot" oder "Lieferschein""
Für die konkrete Akteninstanz, die z.B. die Kundenummer "49382" hat, würde sich damit folgende Beschreibung der Dokumentenmenge ergeben:
Alle Dokumente der Klassen "Rechnung" oder "Bestellung" oder "Angebot" oder "Lieferschein" mit der Kundenummer 49382
Auf diese Weise ergibt sich ein Dokumentenbestand für eine Akteninstanz, der aus einer Liste von Dokumenten unterschiedlicher Dokumententypen oder Referenzen auf externe Objekte besteht. (siehe auch Informationsobjektquellen).
Visualisierungsprinzipien
Die Visualisierung von Dokumentenbeständen ist in der Aktenklasse in Form von Sichten festgelegt (siehe auch Visualisierung).
Für die Visualisierung verfügt die virtuelle Akte über unterschiedliche Verfahren, die je nach Anforderung geeignet sind Daten, Strukturen und Beziehungen untereinander darzustellen. Am häufigsten verbreitet sind Register, Listen und hierarchische Darstellungen. Möglich sind auch andere Repräsentationen, wie z.B. Topic Maps oder Tag Wolken, die aus dem Bereich Wissensmanagement stammen. Typische Vertreter sind:
Register
Das Register wird entsprechend ihrem Papiervorbild mit Reitern auf einer Registratur abgebildet und erlaubt den seitenweisen Zugriff. Diese Darstellung bietet sich an oft genutzt wird, um Informationsbestände in grobe Bereichen von einander abzugrenzen.
Listen
Die Darstellung von Informationsobjekteinträgen in einer Liste findet häufig in tabellarischer Form statt. Bei der Kombination von Dokumenten unterschiedlicher Dokumententypen wächst die Menge der Attribute und damit der Spalten schnell an. Dem kann durch die Beschränkung dieser Menge auf die gemeinsamen Attribute aller Typen oder durch die typenweise Aufteilung in Untertabellen begegnet werden.
Hierarchien
Eine hierarchische Darstellung wird durch die Zusammenfassung gleicher Attributwerte in einer Informationsobjektmenge gebildet. Die Attribute die diese Hierarchie bestimmen, sind in einer geordneten Liste hinterlegt und können neben ganzen Attributen auch Teile davon umfassen. So können z.B. Kategorien wie Nummernkreise aus Kundennummern oder Jahre aus Datumsangaben gebildet werden.
Dynamische Sichten
Eine Sicht beinhaltet Darstellungsregeln und Filterkriterien für Dokumente. Eine Aktenklasse kann mehrere Sichten zur Verfügung stellen, die entsprechend des Zugriffsschutzes zur Verfügung stehen.
- Darstellungsregeln - Die Darstellungsregeln beschreiben das gewünschte Visualisierungsverfahren, also ob eine Dokumentenmenge in eine Liste oder einer Hierarchie dargestellt wird wie diese ausgeprägt ist. Für jede Informationsobjekt-, Referenz- oder Dokumentenklasse, die in dieser Sicht auftauchen kann, wird bestimmt, wie und mit welchen Attributen ein Dokument dieses Dokumententyps angezeigt wird.
- Filterkriterien - Damit Sichten die Aufmerksamkeit auf eine bestimmte Dokumentenmenge fokussieren können, erlauben die Filterkriterien die Formulierung entsprechender einschränkender Vorgaben.
Die Möglichkeit Sichten frei zu definieren, erlaubt ein Dokument in unterschiedlichen Sichten mehrfach auftauchen zu lassen oder Dokumente, die eigentlich zu einer Akteninstanz gehören, nicht darzustellen.
Darstellung von Informationsobjekten
Die virtuelle Akte selbst stellt ausschließlich die Attribute einer Informationsobjektreferenz dar. Dabei kann es sich um ein direkt anzeigbares elektronisches Objekt in einem internen oder externen System handeln wie auch um eine Referenz auf einen Standort eines physischen Objektes (Prinzipien des Records Managements). Die Bereitstellung eines Informationsobjektes oder des Inhalts eines Dokuments wird immer von der Dokumentverwaltung selbst vorgenommen, bei der es sich um ein externes System (z.B. Archivsystem) handeln kann. Über die Objekteigenschaften sind automatisch entsprechende Viewer anzuziehen, die eine Repräsentation des Informationsobjektes innerhalb oder außerhalb der Akte ermöglichen.
Funktionalität und Steuerung der virtuellen Akte
Für den Umgang mit der virtuellen Akte sind verschiedene Funktionen definiert.
Darstellung und Navigation
- Navigation - Für die Navigation durch die Ordnungsstrukturen einer Akteninstanz sind entsprechende Funktionen erforderlich, die eine einfache Bedienung sicherstellen. Für die hierarchische Darstellung ist sicher eine Orientierung am Windows Explorer sinnvoll. Die Registerdarstellung verlangt nach Funktionen für das Anwählen oder Durchblättern ihrer Seiten. In Tabellen ist das Ein- uns Ausblenden und von Spalten, die Änderung der Spaltenreihenfolge und das auf oder absteigende Sortieren nach Spalten eine Minimalanforderung. Eine Gruppierfunktion nach Spalten schafft Überblick in sehr langen Tabellen indem alle Einträge die den gleichen Wert in der Gruppierspalte enthalten zu einer Gruppenzeile reduziert werden. Diese kann z.B. mittels Mausklick geöffnet werden und stellt dann ihren Inhalt dar. Die Kaskadierung von Spalten bei der Gruppierung schafft eine mehrstufige Zusammenfassung.
- Protokoll - Über diese Funktion ist das Protokoll einer Akteninstanz zugänglich.
- Inhaltverzeichnis - Diese Funktion erzeugt das Inhaltsverzeichnis einer Akteninstanz und stellt es dar,
- Temporäre Arbeitsmappe - Eine temporäre Arbeitsmappe gestattet die individuelle Zusammenstellung von Dokumentenreferenzen für deren weitere Bearbeitung. So können z.B. nicht zusammenhängend darstellbare Dokumente für den Druck oder die Weiterleitung zusammengefasst werden.
Aktenverwaltung
- Akte spalten - Diese Funktion gestattet es, eine Akteninstanz zu spalten, weil sich z.B. herausstellt, dass ihr Inhalt zukünftig als getrennte Vorgänge zu behandeln ist. Dazu werden im zunächst ihre Bestandteile den zukünftigen Akteninstanzen zugeordnet und anschließend die Spaltung vollzogen. Die Ursprungsversion wird automatisch historisiert.
- Akten zusammenführen - Der umgekehrte Fall der Teilung ist die Zusammenführung von Akteninstanzen einer Klasse weil z.B. unabhängig geführte Vorgänge zusammengefasst werden müssen. Die Ursprungsversionen werden automatisch historisiert.
- Manuell Version anlegen - Die Versionierung einer Akte erzeugt eine inhaltsgleiche Kopie der Akte, mit einer neuen Versionsnummer. Alle existierenden Versionen können unabhängig voneinander bearbeitet werden. Die Versionierung ist dann sinnvoll, wenn zwei inhaltsgleiche Stände parallel in unterschiedlicher Art und Weise bearbeitet werden müssen und die sich in der Akte niederschlagenden Ergebnisse nicht überlappen sollen oder dürfen. Neue Versionen sind bis zu ihrer Freigabe nur für entsprechend berechtigte Anwender sichtbar.
- Aus-/ Ein-Checken - Diese Funktion sichert die Konsistenz von Akteninhalten, in dem nur ein Anwender zur Zeit eine Akte ändern kann.
- Aus-Checken - Mit dem Aus-Checken einer Akteninstanz, wird diese für Änderungen durch andere Mitarbeiter gesperrt. Das Lesen der Inhalte durch anderen Anwender ist vom Aus-Checken nicht betroffen. Beim Aus-Checken könnten die Dokumente einer Akte mit einbezogen werden. Dabei werden die Dokumente in der Dokumentenverwaltung ebenfalls ausgecheckt und lokal zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt.
- Ein-Checken - Nach dem Einchecken einer Akte kann diese wieder von anderen Anwendern bearbeitet werden. Wurden Dokumente bearbeitet, die zuvor ausgecheckt wurden, können diese beim Ein-Checken aktualisiert werden. Dabei fordert das System beim Anwender ggf. Informationen wie z.B. Bearbeitungsvermerke ab.
Freigabe
Ist in der Aktenklasse die Freigabe eingecheckter oder versionierter Instanzen festgelegt worden, steht die Akteninstanz erst dann allen Berechtigten zur Verfügung, wenn ihre Änderung ausdrücklich von einem autorisierten Bearbeiter bestätigt wurde. Dazu wird die Akteninstanz in den ECM-Postkorb des Freigebenden weitergeleitet. Das Ergebnis der Freigabeprüfung erhält der Beantragende auf dem gleichen Weg als Antwort.
Historisierung und Archivierung
Die Historisierung und die Archivierung sind die wesentlichen Funktionen, die Veränderungen in Akteninstanzen nachvollziehbar machen.
Bei diesem Vorgang wird, die Duplikation einer Akteninstanz vorgenommen, nur dass das Produkt eine passive Kopie in Form einer XML-Repräsentation ist. Dieser Historienstand einer Akteninstanz beinhaltet alle eigenen und fremden Daten der Akteninstanz zum gegenwärtigen Zeitpunkt, sowie die Attribute aller zugehörigen Dokumente.
Optional kann ein Historienstand nach seiner Erzeugung archiviert werden. Diese Historienstände werden in einer Akteninstanz verwaltet, können eingesehen und restauriert werden.
- Archivierung von Akten - Die Archivierung der gesamten Akte umfasst den Historienstand und die Dokumente einer Akte und ist von der Archivierung des Historienstands zu unterscheiden. Bei der Archivierung muss sichergestellt sein, dass sich der Inhalt der zugehörigen Dokumente nicht ändern kann, sie also entweder versioniert oder unveränderlich sind. Ist das nicht möglich, müssen für alle änderbaren Dokumente nicht änderbare Kopien in einem festgelegten Bereich der Dokumentenverwaltung erzeugt werden.
- Zeitstempel bei der Archivierung - Bei der Archivierung können die erzeugten Objekte zusätzlich mit einem Zeitstempel versehen werden. Auf diese Weise kann zweifelsfrei nachgewiesen werden, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt archiviert wurden. Diese Option steht für die Archivierung eines Historienstandes und der kompletten Akte zur Verfügung.
- Fremddaten in Historien von Akten - Zu berücksichtigen ist, dass Fremddaten einer Akteninstanz, die auf einer gespiegelten Kopplung basieren, nicht aktuell sind.
- Archivierte Historienstände restaurieren - Jede Akteninstanz führt einen Katalog ihrer Historiensätze, die sich für den lesenden Zugriff restaurieren lassen. Der Funktionsumfang einer restaurierten Historie ist gegenüber einer aktiven Akteninstanz natürlich geringer. Es fehlen z.B. Funktionen wie die Anlage eines Historienstandes oder für die Vorgangsbearbeitung.
- Historienstände vergleichen - Für den Vergleich von Historienständen stellt die virtuelle Akte eine Vergleichsfunktion bereit. Diese hebt die Unterschiede von Historienständen auf der Ebene von Daten und Dokumentattributen hervor.
Ausgabe
- Drucken - Das Drucken einer Akteninstanz kann sich auf folgende Teile beziehen:
- Eigene und fremde Daten
- Inhaltsverzeichnis
- Protokoll
- Alle Dokumente / ausgewählte Dokumente
Beim Druck von Dokumenten könnten Filterkriterien spezifiziert werden, die z.B. nur Dokumente im MS-Word-Format berücksichtigen oder nur markierte Dokumente.
- Drucksimulation - Mit der Drucksimulation kann ermittelt werden, wie viele Seiten der Druck für die Aktendaten, die Dokument, das Inhaltsverzeichnis und das Protokoll umfassen würde.
- Konvertierung - Als Alternative zum Druck kann auch eine PDF-Datei erzeugt werden. Diese Funktion ist der Druckfunktion gleichgestellt und bietet alle beim Drucken verfügbaren Ausgabevarianten an.
Vorgangsbearbeitung
Zur Unterstützung der inhaltlichen Arbeit mit einer virtuellen Akte bietet diese verschiedene Funktionen an.
- Bearbeitungsnotiz anlegen - Eine Bearbeitungsnotiz erlaubt Anwendern Bearbeitungsvermerke zur Akteninstanz vorzunehmen. Die Sichtbarkeit der Notizen kann der Autor über entsprechende Rechtevergaben steuern. Aktenvermerke mit inhaltlicher Relevanz für eine Akteninstanz sollten als eigenständiges Dokument erzeugt werden.
- Checkliste - Manuell abzuarbeitende oder durch Erledigung von Aktionen an Informationsobjekten gesteuerte Checklisten ermöglichen eine übersichtliche Arbeitsfortschrittskontrolle.
- Externe Funktionen - Die virtuelle Akte gestattet externe Funktionen anzusprechen. Welche Funktionen zur Verfügung stehen, wird von der Logik der virtuellen Akte gesteuert (siehe Funktionen).
- Workflow als externe Funktion - Die virtuelle Akte verfügt nicht über eine eigenständige Workflow-Funktion für vordefinierte Arbeitsprozesse, kann aber an Workflow-Systeme angebunden werden. So kann aus einer virtuellen Akte heraus ein Prozess angestoßen werden, der von dieser Akte begleitet wird bzw. Bearbeitungsergebnisse in die Akte aufnimmt. Bei der Bearbeitung dieses Prozesses geänderte Daten können der Akteninstanz über ihre Schnittstellen mitgeteilt werden (siehe Integration für Datenmanipulation). Die virtuelle Akte selbst kann jedoch mit weiteren Funktionen für Ad-hoc-Workflow ergänzt werden.
- Wiedervorlage und Fristenüberwachung - Diese Funktion sorgt dafür, dass ein Anwender sich eine Akteninstanz mit einer begleitenden Notiz zu einem bestimmten Datum wieder in seinem ECM-Posteingangskorb vorlegen lassen kann. Bei der einfachen Wiedervorlage bestimmt der Anwender ein definiertes Datum zu dem die Benachrichtigung erfolgt. Die Fristenüberwachung ist mit der Wiedervorlage verwandt. Der Anwender gibt das Datum des Fristablaufes eine Vorwarnzeitraum an. Daraus ermittelt das System ein Wiedervorlagedatum, das um den Zeitraum vor dem Fristablauf liegt. Die Wiedervorlage kann an andere Anwender oder Anwendergruppe delegiert werden.
- Eskalation - Die nicht rechtzeitige Bearbeitung einer Akteninstanz kann über die Aktenklassendefinition oder individuell einem übergeordneten Mtarbeiter mitgeteilt werden.
- Weiterleiten (einfaches Routing) - Anwender können sich gegenseitig Verweise auf Akteninstanzen mit einer begleitenden Nachricht schicken. Diese Benachrichtigung geht im ECM-Posteingangskorb des Empfänger ein und enthält einen Verweis auf die Akteninstanz. Optional kann sich der Absender beim Öffnen der Nachricht informieren lassen.
Integration der virtuellen Akte
Die virtuelle Akte kann als eigenständige Anwendung, als integrierte Ergänzung einer vorhanden Anwendung oder als Portlet innerhalb einer Portalumgebung eingesetzt werden. Für die Integration der virtuellen Akte bietet sie Schnittstellen für Darstellungszwecke im Web-Umfeld und zur Manipulation von Daten in Akteninstanzen.
Integration für die Darstellung
Für die Integration zu Darstellung von Akteninhalten in anderen Anwendungen bietet die virtuelle Akte auf Standards basierende Schnittstellen für Portalumgebungen oder AJAX-Anwendungen.
Integration für Datenmanipulation
Sollen Akteninstanzen manipuliert werden oder Funktionen der virtuellen Akte zu Einsatz kommen, können die Funktionen der virtuellen Akte, als Dienste (z.B. Webservices) angesprochen werden.
Ausblick
Mit den vorstehenden Beschreibungen sind nur die wesentlichen Eigenschaften der virtuellen Akte beschrieben. Bestimmte Programmumgebungen und benötigte Anwenderfunktionalität können weitere Funktionen und Eigenschaften notwendig machen.
Quelle: Ausgabe 20070720 des PROJECT CONSULT Newslettersa, ISSN 1439-0809.06/2008, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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