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Die virtuelle Akte
Aufbau der virtuellen Akte
Steuerung
Der Aufbau einer virtuellen Akte wird aus Strukturdefinitionen und Parametern gesteuert, die in einem zentralen Ressourcenmanagement verwaltet werden. Zu den Steuerparametern gehören unter anderem:
- Anwendung - Anwendung, die die virtuelle Akte abbildet oder nutzt
- Benutzerrechtekreis - Rechtegruppen, die Zugriff auf die virtuelle Akte haben
- Sprachressourcen - Separat gehaltene Sprachressourcen mit Mehrsprachigkeit durch Ressourcedateien und/oder Referenzvariablen für Begriffe
- Datenkatalog - Verwendete externe und interne Variablen mit Quellen, Definitionen, Konvertierungsschema, genutzten Datenbanktabellen etc.
- Strukturdefinitionen - Strukturdefinitionen der Akte selbst
- Administrationsparameter - Technische Parameter in Bezug auf Clientoberflächen, angeschlossene Peripherie, Metadatenverwaltung, Nutzungsstatistik, Cachesteuerung, De-Locking bei Offline-Nutzung, Versionierung und Historisierung von Strukturschema, zu verwendende Status, Gültigkeit von eingesetzten Schema, Compliance-Einstellungen, Schnittstellenparametern, Repository-Pfade, Load-Balancing, zeitgesteuerte Auslagerung und Abschluss, Alerting, etc.
Eigene Daten
Die eigenen Daten der virtuellen Akte werden in ihrer Datenbank verwaltet und enthalten Metadaten, Nutzdaten und Benutzerrechtedaten.
Aktenklassen
Eine Aktenklasse beinhaltet das Regelwerk nach dem die virtuelle Akte mit Akteninstanzen umgeht. Jede Akteninstanz gehört genau zu einer Aktenklasse.
Identifikation der Akteninstanz
Die Identifikation beschreibt anhand welcher Daten die virtuelle Akte eine Akteninstanz eineindeutig identifiziert.
Strukturierte Metadaten und Daten
Die strukturierten Daten einer Aktenklasse werden in einem Katalog geführt, der jedes Attribut beschreibt:
- Die interne Identifikation legt den internen Namen des Attributs fest.
- Der Darstellungsname bestimmt den Namen des Attributs bei der Darstellung wie z.B. "Name" oder "Kundennummer". Für jede unterstützte Sprache ist ein Name vorzusehen.
- Der Datentyp ist für die korrekte Darstellung und Interpretation von Attributwerten notwendig.
- Der Datenursprung identifiziert die Datenquelle eines Attributs, die Identifikation des Wertes für eine Akteninstanz und das technische Protokoll für die Kommunikation.
- Der Zugriffschutz eines Attributs beschreibt, welche Gruppen oder Anwender ein Attribut sehen oder ändern können. Das Recht der Änderung ist nur für Attribute des eigenen Datenbestandes einer Aktenklasse verfügbar.
- Die Protokollierung legt fest, ob alle Änderungen des Attributwertes im Protokoll der Akteninstanz festgehalten werden.
Zugriffsschutz
Die virtuelle Akte bietet die Möglichkeit Akteninstanzen, ihre Inhalte, verfügbare Funktionen und die Visualisierung über Berechtigungsfunktionen zu steuern und in Zugriffschutzdefinitionen zu hinterlegen.
Beim Entwurf einer Aktenklasse ist zu berücksichtigen, eine detaillierte Rechteverwaltung einen hohen Verwaltungsaufwand durch die Menge der Zugriffsschutzdefinitionen nach sich ziehen kann.
Daten und Informationsobjekttribute
Die virtuelle Akte bietet auf inhaltlicher Ebene die Möglichkeit, Aktenklassen, Akteninstanzen und deren Daten und Dokumente mit Zugriffrechten zu versehen. Rechte können auf jeder Ebene festgelegt werden. Die effektiven Rechte ergeben sich durch die Auswertung aller Ebenen und erlauben daher sowohl komplexe wie einfache Berechtigungsmodelle abzubilden.
Verfügbare Funktionen
Die in einer Akte für Anwender verfügbaren Funktionen werden aktenklassenweit festgelegt. Welche Funktionen die Anwendung bereitstellt hängt zudem vom Kontext ab.
Steuerung der Anzeige
Die formale und inhaltliche Visualisierung von Dokumentenattributen wird in der virtuellen Akte von Sichten gesteuert. Welche Sichten Anwendern zur Verfügung stehen ist ebenfalls in der Aktenklasse festgelegt.
Sprachversionen
Benutzer-, Funktions-, Clientbetriebssystem-, Anwendungs-, Standort- oder inhaltsbezogene Zuordnung von Sprachressourcen zur Aktenklasse, bzw. zum Benutzer.
Zugriffsrechte
Die Objekte der virtuellen Akte unterstützen die Hinterlegung von Rechten für Gruppen und/oder Einzelpersonen. Die Zugriffsrechte eines Objektes beschreiben, die Privilegien, die Gruppen oder Personen im Umgang mit diesem Objekt haben.
Multiple Zugriffsschutzdefinitionen
In den Fällen, in denen eine Akte unterschiedliche Zustände annehmen kann, die sich auf den Zugriffsschutz auswirken sollen, führt das System mehrere Zugriffsschutzdefinitionen in seinen Metadaten. Welche Zugriffsschutzdefinition genutzt wird, hängt vom Status der Akte ab (siehe auch Status der Akte).
Statustypen
Die virtuelle Akte kennt unterschiedliche Statusqualitäten. Diese können abhängig sein von Aktivität, Prozess, Zeit, Anwender, Anwendung, Trigger oder indivduell gesetzten Parametern.
- Prozessualer Status - In der Aktenklasse kann anwendungsseitig konfiguriert werden, welche Attribute der prozessualen Status abbilden. Für jeden daraus resultierenden Status kann, wenn gewünscht, eine eigenständige Zugriffsschutzdefinition bestimmt werden, über die die Verfügbarkeit von Inhalten und Funktionen gesteuert wird.
- Technische Status - Technische Status sind immer präsent und üben steuernde Wirkung aus. Beispiele dafür sind der Archivierungsstatus oder der Sperrzustand im Kontext des "Aus-Checkens".
- Dokumentierende Status - Diese Form von Status ist eine Information, die ausschließlich von Anwendern interpretiert wird und keine steuernde Wirkung hat.
Funktionskatalog
Einer Aktenklasse ist ein Katalog von Funktionen zugeordnet, der Standardfunktionen der virtuellen Akte und anwendungsspezifisch eingebundene Funktionen beinhaltet. Eingebundene Funktionen erlauben z.B. aus der virtuellen Akte einen Datensatz in einem CRM-System anzulegen.
Zur Beschreibung einer Funktion gehören verschiedene Angaben:
- Unique Identifier - Eindeutige globale UID zur Identifzierung der Entität.
- Interner Name - Der interne Name identifiziert die Funktion eindeutig im Katalog.
- Darstellungsname + Hilfe - Wenn die Funktion über die Oberfläche erreichbar ist, muss für jede unterstützte Sprache ein Darstellungsname und ein Hilfetext bereitgestellt werden.
- Serviceidentifikation - Spezifikation des Dienstes, der die Funktion umsetzt.
- Parameterliste - Die Parameterliste definiert, welche Attribute der Aktenklasse den Datenstrukturen des Dienstes zugeordnet sind.
- Fehlerbehandlung - Die Fehlerbehandlung definiert wie die Anwendung sich im Erfolgs- und Fehlerfall verhalten soll und welche Meldungen der Anwender erhält.
- Protokollierung - Die Nutzung einer Funktion kann, sofern gewünscht, einen Eintrag in das Protokoll einer Akteninstanz erzeugen.
Unter welchen Rahmenbedingungen eine Funktion zur Verfügung steht, ist in der Zugriffsschutzdefinition hinterlegt (siehe Zugriffsschutz).
Versionierung von Aktenklassen
Damit eine kontrollierte Fortentwicklung von Aktenklassen möglich ist, sind sie versionierbar. So ist sichergestellt, dass sich keine Aktenklasse verändern kann und ihre bestehenden Akteninstanzen in Verhalten oder Inhalt geändert werden.
Welche Aktenklassenversion für neue Instanzen genutzt wird, kann administrativ bestimmt werden. Akteninstanzen, die mit einer alten Definition erzeugt wurden, rufen aus der Ressourceverwaltung die ursprüngliche Klasse ab. Soll eine neue Definition verwendet werden, wird der vorangegangene Zustand der Akteninstanz automatisch historisiert.
Informationsobjektquellen
Zu jedem Dokumententyp, der in der Aktenklasse vorkommen kann, sind seine Quelle, seine Identifikation und eine Liste von Attributen hinterlegt. Die Attribute repräsentieren die Dokumentenreferenz in der Oberfläche der virtuellen Akte. Für jedes Attribut ist dessen interner Name, Datentyp, Darstellungsname und ggf. ein Anzeigeformat beschrieben.
Die aus der Dokumentenverwaltung übernommenen Attribute sollten eine eindeutige Unterscheidung von Dokumentenreferenzen in der Oberfläche der virtuellen ermöglichen.
Eigene Nutzdaten der Akteninstanzen
Die Nutzdaten umfassen die Daten, die eine Akteninstanz inhaltlich beschreiben und steuern.
Verwaltungs- und Metadaten der Akteninstanz
Die Verwaltungsdaten und Metadaten einer Akteninstanz dienen ihrer internen Identifikation und Steuerung.
- Strukturierte Daten einer Akteninstanz - Die eigene Datenhaltung umfasst alle eigenen aktuellen strukturierten Daten jeder aktiven Version aller Akteninstanzen.
- Historische Daten einer Akteninstanz - Die Daten, die durch eine Historisierung entstehen, werden als Dokument im XML-Format in einem Archiv geführt, das Verzeichnis aller Historiensätze einer Instanz liegt in der Datenbank der virtuellen Akte.
- Protokoll einer Akteninstanz - Das Protokoll einer Akteninstanz beinhaltet alle relevanten Ereignisse von ihrer Erzeugung bis zu ihrem Abschluss in chronologischer Reihenfolge. Die Ereignisse der Anlage und des Abschlusses einer Instanz wird immer in ein Protokoll übernommen. Für alle anderen möglichen Ereignisse lässt sich in der Aktenklasse konfigurieren, ob sie ins Protokoll gelangen.
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06/2008, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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