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Anforderungen bestimmen die ECM-Strategie
Häufig scheitert die Einführung von Enterprise-Content-Management(ECM)-Systemen, weil am Bedarf vorbei beschafft wurde – zu komplexe Lösungen oder fehlende Aufgabenunterstützung vernichten die Systemakzeptanz bei den Anwendern und die Projektrendite.
DIE WAHL UND Ausgestaltung eines ECM-Systems, im deutschen häufig als Dokumentenmanagement- System (DMS) bezeichnet, muss anhand der Anforderungen des
Unternehmens vorgenommen werden. Das klingt logisch und einfach,
in der Praxis sind aber immer wieder frustrierte Anwender und wenig rentable Lösungen zu beobachten, da die Systeme die Aufgaben und Geschäftsprozesse nur unzureichend unterstützen. Es gilt, drei Fragen ehrlich zu beantworten:
1.Welche Anforderungen hat mein Unternehmen wirklich?
Viele Wünsche an ein ECM-System werden nicht mit den Aufgaben oder Zielen des Unternehmens belegt. Die Begehrlichkeiten wurden durch gute Messeauftritte oder überzeugende Anbieterpräsentationen geweckt, die Funktionen des jeweiligen Systems oft unreflektiert als Anforderungen übernommen. Ähnliches trifft auf die berühmten Gespräche auf dem Golfplatz oder bei anderen Freizeitaktivitäten zu. Bei Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen ist zu prüfen, ob wirklich eine vergleichbare Ausgangssituation vorliegt.
2.Wie erfasse ich meine Anforderungen?
Grundlage der Analyse sind die aktuellen und geplanten Aufgabenstellungen, bei denen Dokumente erzeugt, bearbeitet, weitergeleitet oder abgelegt werden. Hierbei darf nicht der Fehler gemacht werden, die bestehenden Abläufe direkt im System abzubilden. Die wesentlichen Vorteile der digitalen Vorgangsbearbeitung können nur ausgeschöpft werden, wenn die notwendigen organisatorischen und prozessbezogenen Änderungen durchgeführt werden. Nicht die bisherige Arbeitsweise, sondern die Ziele der Tätigkeiten sind entscheidend. Zudem muss die Dimensionierung des ECM-Systems geprüft werden. Weder kleine Insellösungen noch allumfassende Mammutprojekte führen zum Erfolg. Hier heißt es, Einführungsphasen zu planen sowie auch bestimmte Funktionen in bestehenden (auch proprietären) Systemen zu belassen und lediglich über Schnittstellen anzubinden. Zuviel wollen bedeutet meistens, wenig zu erreichen.
3.Wie finde ich die auf meine Anforderungen passende Lösung?
Der Markt ist von fehlenden Definitionen hinsichtlich der verwendeten Begriffe geprägt. Weder werden für gleiche Funktionalität gleiche Namen vergeben noch bezeichnen gleiche Namen immer den identischen Funktionsumfang. Basis muss auch hier ein an den Einsatzszenarien ausgerichteter Kriterienkatalog sein. Grundlage jeder Systementscheidung und Software-Einführung muss eine klare Anforderungsanalyse sein. Hierfür sind im Unternehmen anhand bestehender Aufgabenstellungen und der damit verbundenen Probleme konkrete Einsatzszenarien zu identifizieren, aus welchen die einzelnen Entscheidungskriterien abgeleitet werden können.
Neutrale Verbände und Experten können helfen, das Lösungsspektrum zu erkennen und die Wahl der wirklich benötigten Eigenschaften aus der Masse der bereitgestellten Funktionen zu unterstützen. Referenzen helfen, die Lösungskompetenz und Leistungsbereitschaft des Anbieters zu beurteilen, sind aber nur ein Aspekt der Untersuchung; auf ein explizites Lastenheft mit anbieterbezogenen, technischen und funktionalen Kriterien sowie auf detaillierte Kosten- und Umsetzungszeitpläne darf nicht verzichtet werden. Von Anfang an müssen eine klare Zieldefinition und ein strukturiertes Projektmanagement vorhanden sein, da sonst die Komplexität des Themas eine Erfolg versprechende Umsetzung zum Glücksspiel macht. Nur der hat eine Chance zu bekommen, was er haben will, der seine Wünsche auch klar formulieren kann.06/2008, Martin Böhn
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