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Records Management – welche Standards für welchen Zweck?
Electronic Records Management – ERM - hat viele Facetten und ist gekennzeichnet durch zahlreiche internationale und nationale Standards. Jedoch muss man sehr stark differenzieren, welcher Standard für welchen Zweck, und für welches Anwendungsgebiet gedacht ist. Die Standards bewegen sich außerdem auf unterschiedlichen Ebenen – Terminologie, Strategie, Schnittstellen, Formate, Sicherheit, usw. man muss daher eine sinnvolle Gruppierung schaffen, um eine Zuordnung der Standards nach Eigenschaften, Zweck und Geltungsbereich vornehmen zu können. Verschiedene Organisationen haben hier entsprechende Anläufe genommen. Auch in der deutschen Wikipedia gibt es derzeit Versuche, eine Ordnung in dieses Thema zu bringen. Hier nun unser Ansatz (ohne Anspruch auf Vollständigkeit und in Anlehnung an die Klassifikation der AIIM international).
ERM Terminologie
ISO 15489:2003, Teile 1 und 2: Information und Dokumentation
ANSI/AIIM TR2-1998, Technical Report for Information and Image Management: Glossar der Dokumenten-Technologien herausgegeben von AIIM International
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records: Veröffentlicht vom Office for Official Publications of the European Commission, 2002, ISBN 92-894-1290-9
ISO 12651:1999: Vokabular des Electronic Imaging
Glossary of Records and Information Management Terms: ARMA International, 3rd Ed., 2007, ISBN-13: 978-1-931786-37-9
Erstellen und Erfassen von Records
ISO 12652: Technischer Bericht, der sich mit der Planung der Vorbereitung von Dokumenten für Scanner-Systeme befasst
ISO 12653:2000: Testblatt für das Schwarz-Weiss-Scannen von Büro-Dokumenten
ISO 1203:3: Anleitung für die Auswahl von Kompressionsverfahren für Abbilder von Dokumenten
ISO/TS 12022:2001: Anleitung für Kompressionsverfahren für Abbilder von Dokumenten
ANSI/AIIM TR15-1997: Planung der Vorbereitung von Dokumenten für die bildliche Erfassung
ANSI/AIIM TR32-1994: – Paper Forms Design Optimization for Electronic Image Management
Klassifikation von Records
ISO 15489: Information und Dokumentation, Bereich Records Management
MoReq - Model Requirements for the Management Of Electronic Records: veröffentlicht von der Europäische Kommission
DIRKS Design and Implementation of Record - Keeping Systems methodology: Entwickelt von State Records New South Wales and National Archives of Australia. Weitreichende Methodik für das Reengineering von Records-Management-Systemen mit engem Bezug zum Change Management bei Geschäftsprozessen
ISO 2788: Richtlinien für das Anlegen einsprachiger Thesauri
Zugriffskontrollen / Sicherheitstechniken in der Informationstechnik
ISO/IEC 15816:2002: Sicherheit-Informations-Objekte für die Zugangskontrolle
ISO/IEC 17799:2005: Leitfaden für das Management der Informationssicherheit
ISO/IEC 18028-1:2006: IT Netzwerksicherheit, Teil 1 – Management der Netzwerksicherheit
ISO/IEC 18028-5:2006: - IT Netzwerksicherheit, Teil 5 – Der Gebrauch von Virtual Private Networks zum absichern der Kommunikation über unsichere Netzwerke
Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden
ISO 15801:2004: Elektronisch gespeicherte Informationen – Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit
ANSI/AIIM TR25-1995: Der Einsatz von optischen Datenträgern für öffentliche Records
ANSI Z39.50/ISO 23950: Protokoll für das Wiederauffinden (Retrieval) von Informationen
Aufbewahrungsfristen und Beseitigung
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records: veröffentlicht von der Europäischen Kommission
ISO/TR 12037:1998: Empfehlungen für die Löschung von Records auf einmal-beschreibbaren optischen Medien
Metadaten
FEA Federal Enterprise Architecture: DRM Data Reference Model – Endgültige Version 2.0
e-GMS UK e-Government Metadata Standard
DCMI The Dublin Core Metadata Initiative
AIIM: Integrated EDM/ERM Functional Requirements
The National Archives (UK) Functional Requirements for ERM: Metadata Standard
LMER Langzeitarchivierungsmetadaten für elektronische Ressourcen. Nestor Projekt, 2007
ISO 15489, Teile 1 und 2: Information und Dokumentation
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records
ISO 23081, Teil 1: Records Management Prozesse, Metadaten für Records
Australian RKMS Recordkeeping Metadata Schema
MARC MAchine-Readable Cataloging
METS Metadata Encoding & Transmission Standard
DIRKS Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Australia)
US DoD Dept. of Defense 5015.2-STD: Standard für Electronisches-Records-Management
ASCII, ISO 10646, ISO 8859: Zeichenkodierung
ISO 3166: Ländernamen
ISO 8601, BSI DISC PD2000: Datumsformate
ANSI Z39.50/ISO 23950: Protokoll für das Wiederauffinden von Informationen
ISO 639: Kennungen für Namen von Sprachen, Sprachcodes
ISO 2788, ISO 5964: Thesaurus
Auffinden und Präsentieren
ISO 15489, Teile 1 und 2: Information und Dokumentation
Inhaltliche Erschließung
ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record (for Corporate Bodies, Persons, and Families)
Übermittlung
EAC Encoded Archival Context
EAD Encoded Archival Description
Migration
ISO 14721:2003: Spezifiziert ein Referenzmodell für ein OAIS Open Archival Information System, das für die Archivierung von digitalen und physischen Informationen eingesetzt werden kann.
Langzeitarchivierung / Digitale Konservierung
PADI Preservation and Access to Digital Information:: http://www.nla.gov.au
Digital Preservation Coalition:: http://www.dpconline.org
File Format Information Registry Initiatives
PRONOM: http://www.nationalarchives.gov.uk
GDFR Global Digital Format Registry: http://hul.harvard.edu"
InterPARES: Creator Guidelines for Making and Maintaining Digital Materials, May 2007: http://www.interpares.org/"
Library of Congress Format Descriptions: http://www.digitalpreservation.gov
ISO 19005-1:2005: Dokumenten-Management –
Elektronische Dateiformate für Dokumente zur Langzeitarchivierung;Teil 1, Der Einsatz von PDF 1.4 (PDF/A-1)
ISO 14721:2003: Spezifiziert ein Referenzmodell für ein OAIS Open Archival Information System, das für die Archivierung von digitalen und physischen Informationen eingesetzt werden kann.
ISO/TR 18492:2005: Langzeiterhaltung elektronischer dokumentenbasierter Information
ISO 11799:2003: Aufbewahrung und Bestandserhaltung
ISO 9706: Papierbestandserhaltung
Dokumentenformate
ISO 19005:2005: PDF/A
TIFF
TXT
WAV
XML
Software Zertifizierung
US DOD 5015.2-STD: Standard von Design Kriterien für Software Anwendungen des elektronischen Records-Management.. Veröffentlicht vom Assistant Secretary of Defense for Command, Control, Communications and Intelligence, 2007. http://www.dtic.mil
DOMEA® Concept Requirement catalogue 2.0: Herausgegeben von der KBst Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung, 2005. http://www.kbst.bund.de
Electronic Recordkeeping Systems Standard: Veröffentlicht von Archives New Zealand, 2005. http://www.archives.govt.nz
Functional specification for Integrated document and records management solutions: Herausgegeben vom National Archives and Records Service of South Africa, Department of Arts and Culture, 2004. http://www.national.archives.gov.za
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records: veröffentlicht von der Europäische Kommission. Kopien in verschiedenen Sprachen unter folgender Adresse erhältlich: http://www.cornwell.co.uk
NOARK-4 Norwegian recordkeeping system Version 4: Veröffentlicht von Riksarkivet - The National Archives of Norway, 1999 (English version 2000). http://www.riksarkivet.no
Protocollo Gestione: Requirements for the management of electronic records by Italian government Herausgegeben von CIPNA, 2001. Nur in Italienisch erhältlich. http://protocollo.gov.it/libreria_03.asp und http://www.cnipa.gov.it" target="_blank"> http://www.cnipa.gov.it
RDIM Records/Document/Information Management: Integriertes Dokumenten—Management-System für die Regierung von Kanada. Veröffentlicht von der Information Management Standards and Practices Division, National Archives of Canada, 1996. http://www.collectionscanada.ca
Records Management Service Components Requirements Development Project Final Report: Veröffentlicht von der National Archives and Records Administration, 2005. http://www.archives.gov
ReMANO Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid: Herausgegeben von Archiefschool, 2004. Nur in Niederländisch erhältlich. http://www.archiefschool.nl
Requirements for Electronic Records Management Systems (4 Bände): Veröffentlicht von The National Archives, 2002. http://www.nationalarchives.gov.uk
VERS Victorian Electronic Records Management Strategy: Veröffentlicht von PROV Public Record Office Victoria, standard 99/007, 2003. http://www.prov.vic.gov.au
Sicherheitsklassifikation/IT-Sicherheitstechniken
ISO/IEC 15816:2002: Sicherheit-Informations-Objekte für die Zugangskontrolle
ISO/IEC 17799:2005: Leitfaden für das Management der Informationssicherheit
ISO/IEC 18028-1:2006: IT Netzwerksicherheit, Teil 1 – Mangement der Netzwerksicherheit
ISO/IEC 18028-5:2006: - IT Netzwerksicherheit, Teil 5 – Der Gebrauch von Virtual Private Networks zum absichern der Kommunikation über unsichere Netzwerke
Rechtliche Empfehlungen
ISO 12654: Empfehlungen für das Management von Systemen zur elektronischen Erfassung von Aufzeichnungen, die eventuell als Beweismittel dienen müssen, auf optischen WORM-Medien.
CAN/CGSB-72.34-2005: Elektronische Records als dokumentarischer Beweis
ANSI/AIIM TR31-2004: Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden
Quelle: Ausgabe 20070529 des PROJECT CONSULT Newslettersa, ISSN 1439-0809.08/2007, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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