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Fitnessprogramm für die Fakturierung
Die elektronische Fakturierung schafft die Grundlage kompakter und schneller
End-to-End-Geschäftsprozesse vom Versender bis zum Empfänger. Auf beiden Seiten werden
nicht nur die Abläufe deutlich effizienter, auch die Prozesskosten sinken spürbar.
Ohne Rechnungen läuft im Geschäftsleben nichts
Allerdings stellt das Finanzamt an die
Form der Rechnungen hohe Anforderungen – insbesondere dann, wenn der Rechnungsempfänger
die Vorsteuer geltend machen will. Dazu sind alle Unternehmer ab einem Umsatz von 16.620
Euro im Jahr berechtigt, vorausgesetzt, sie verfügen über eine ordnungsgemäße Rechnung.
Beim Vorsteuerabzug akzeptiert das Finanzamt auch elektronische Rechnungen.
Das Umsatzsteuergesetz (§ 14, Absatz 4 Satz 2) bestimmt, dass zum Vorsteuerabzug eine
elektronische Abrechnung ausreicht, wenn diese mit einer qualifizierten digitalen
Signatur versehen ist. Für den Empfänger einer Rechnung ist dies schon ein hinreichender
Grund, bei seinen Lieferanten auf digital signierten elektronischen Rechnungen zu
bestehen.
Auch wenn viele Unternehmen noch zögern: Die Vorzüge der elektronischen Abwicklung liegen
auf der Hand. Denn wer den gesamten elektronischen Fakturierungsprozess selbst betreiben
will, muss erhebliche Investitionen tätigen und das Personal vorhalten. Zudem sind
derzeit verfügbare Signaturkomponenten, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, recht
teuer.
Damit aber noch nicht genug. Der Betrieb derartiger Systeme erfordert auch eine
überprüfte und zertifizierte Infrastruktur. Diese Zertifizierungen werden typischerweise
von Wirtschaftsprüfungsunternehmen durchgeführt und sind dringend erforderlich, um
gesetzeskonforme Signaturen erstellen zu können.
Auslagerung einzelner Betriebsbereiche
Statt beträchtlicher Aufwendungen und hoher Fixkosten für den Aufbau einer eigenen
Infrastruktur lohnt sich ein Blick auf Lösungen in Form eines Outtasking-Service. Der
Vorteil: abgerechnet wird nach Verbrauch. Für viele Unternehmen ist es attraktiver,
einzelne Betriebsbereiche auszulagern, denn die Ausgaben für den Dienstleister sind in
aller Regel niedriger als die eigenen Betriebskosten. Aus Sicht des Dienstleisters werden
die entstehenden Betriebskosten auf alle Kunden aufgeteilt.
Der entscheidende Aspekt: Als zentrale Schaltstelle optimiert der externe Dienstleister
den kompletten Fakturierungsprozess vom elektronischen Versand der Rechnungen bis zum
automatischen Empfang. Es gibt auf beiden Seiten gesetzliche Vorschriften die zu beachten
sind, beispielsweise die elektronische Aufbewahrung der Dokumente, Signatur der
Dokumente und Signaturüberprüfung. Der Dienstleister übernimmt dann sowohl für den
Versender als auch Empfänger diese Aufgaben. Durch diese ganzheitliche Sicht lässt sich
das Nutzenpotenzial über den gesamten Prozess hinweg erschließen.
Höhere Qualität, geringere Fixkosten
In einer End-to-End-Betrachtung ergibt sich bereits durch den elektronischen
Rechnungsversand für den Absender ein hohes Einsparpotenzial, denn der zuvor übliche teure
und langwierige Postversand entfällt.
Bei einer vollständigen Integration in die
betriebswirtschaftlichen Applikationen des Empfängers entfällt bei ihm eine kostspielige
und zeitintensive manuelle Erfassung des Rechnungseingangs. Beim elektronischen
Rechnungsaustausch erzielt der Empfänger allein schon dadurch einen Effizienzgewinn,
indem er die Eingangsrechnungen sofort automatisch weiterverarbeiten kann. Alle
Dokumenteninformationen werden automatisch erfasst und direkt an die vorhandenen
ERP-Systeme, beispielsweise von SAP, weitergeleitet. Dort können die eingegangenen
Rechnungen direkt weiterverarbeitet werden.
Die entscheidende Optimierung ergibt sich durch die Integration des elektronischen
Rechnungseingangs in den gesamten Rechnungs-Workflow. Auf den Punkt gebracht zeichnet sich
der gesamte Prozess der elektronischen Fakturierung durch eine höhere Qualität, geringere
Kosten und schnellere Abläufe aus. So bietet beispielsweise Retarus mit der
Out-tasking-Lösung eSign ein umfassendes Paket für den elektronischen Versand und Empfang
von Rechnungen.
Der Vergleich spricht für sich: Im Durchschnitt schlägt eine elektronische
Rechnung mit 25 Cent zu Buche. Die Preise für papierbasierte Rechnungen schwanken stark,
liegen jedoch kalkulatorisch zwischen 1,50 und 4,00 Euro. Auf einen Nenner gebracht, lohnt
sich der Umstieg auf den elektronischen Rechnungsversand bereits ab 250 Rechnungen pro
Monat.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt: Wer einen derartigen Service nutzt, sollte auf einer
Verfahrensdokumentation gemäß GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme) bestehen. In ihr sind detailliert die Abläufe und Prozesse vom
Versender bis zum Empfänger beschrieben. Sie ist notwendig, um gegenüber den Empfängern
einen steuerrechtlich korrekten Signaturprozess zu belegen.
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04/2007, Bernhard Hecker
| | Bernhard Hecker ist verantwortlich für das Produkt-Management bei der retarus GmbH in München.
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