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Die DMS-Area auf der CeBIT 2007 zeigt den Weg zu mehr Effizienz im Büro
Das Thema "optimierte Posteingangsbearbeitung" nimmt innerhalb des DMS-Forums einen breiten Raum ein. In dieser Vortragsreihe erhält der Besucher einen ersten Überblick darüber, wie eingehende Dokumente effizient bearbeitet werden können. Darüber hinaus informieren die VOI-Experten über rechtliche Grundlagen, stellen die einzelnen Prozessschritte dar und gehen auf die Wirtschaftlichkeitsfaktoren ein. Besucher, die live und im Zusammenhang sehen wollen, wie eine digitale Postbearbeitung von statten geht, finden am Übergang zwischen Halle 1 und 3 (Stand 68/2) das Showcase "Digitale Postbearbeitung". Dort werden mittels unterschiedlicher Technologien Dokumente eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet, bis sie schließlich in der Postausgangsstelle wieder als Ergebnis des digitalen Bearbeitungsprozesses zu Papier werden. Papierdaten und Inhalte müssen nicht mehr an unzähligen Stellen in die IT eingepflegt oder umgekehrt digitale Akten ausgedruckt werden. Der Anbieterverband von DMS-Lösungen VOI zeigt das Showcase "Digitale Postbearbeitung" bereits zum zweiten Mal auf der CeBIT. Für die Messe 2007 haben die VOI Competence Center Mitglieder das Konzept um neue Anwendungen erweitert und aktualisiert. Die weiteren Vorteile eines papierlosen "Workflows" liegen auf der Hand: Alle Daten sind zentral gespeichert, schnell wieder zu finden – und nehmen keinen Platz mehr im Archiv weg. Auf eine CD passt der Inhalt von rund 20 Aktenordnern. Das kann schnell bedeutsam werden: Finanzämter verlangen, dass steuerrelevante Unterlagen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Da platzt ein reines Papierarchiv schnell aus allen Nähten. Rechnungseingangbearbeitung auf der CeBIT DMS-Area Analog zum Showcase präsentieren zahlreiche Anbieter, wie Unternehmen ihre Posteingangsbearbeitung optimieren können. Schwerpunkt bildet dabei oftmals die Rechnungseingangbearbeitung. So zeigt beispielsweise die Portal Systems Consulting GmbH (Halle 1, H99) am d.velop-Stand Posteingangslösungen mit der Klassifizierungs-Software d.classify, speziell für die Erfassung und Erkennung von Eingangsrechnungen. Auch die Classcon Consulting GmbH präsentiert am d.velop-Stand die Posteingangsverarbeitung mit d.classify/d.capture, speziell den automatisierten Rechnungseingang. Aktuelles Ziel von Classcon ist die Verbesserung der teil- und vollautomatischen Erschließung von Dokumenten. Hierzu setzt das Unternehmen auf wissenschaftlich und praktisch erprobte Ansätze aus dem Bereich der maschinellen Klassifikationsverfahren und Datenextraktion. Speziell dem Rechnungseingang widmet sich auch Top Image Systems (TIS). Deren eFLOW-Plattform wird als Rechnungseingangslösung in Zusammenhang mit dem d.3 Rechnungsfreigabe-Workflow zu sehen sein. Weiterhin zeigt TIS den Rechnungseingang im SAP Umfeld (SAP Workflow) mit d.3 als Archiv. Dabei dient eFLOW als Input-Management-Plattform für den Dokumenteneingang in das d.3 System. Die ReadSoft GmbH (Halle 1, Stand B91) stellt Lösungen vor, die den gesamten Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozess unterstützen. Das Unternehmen präsentiert mit DOCUMENTS for Mailrooms, die Plattform für den gesamten Posteingang. Neben dem konventionellen Posteingang per Papier und Fax lassen sich XML-Files, PDFs, E-Mails sowie Bildformate verarbeiten. Integraler Bestandteil ist die Rechnungsverarbeitung mit DOCUMENTS for Invoices in der neuen Version 5.5, die unter anderem Neuerungen und Erweiterungen zum Dokumentenhandling, zur Extraktion komplexer Tabellenstrukturen sowie erweiterte Nutzenpotenziale für Shared-Service-Strukturen bietet. Parallel dazu präsentiert ReadSoft den Process Director, der Informationen für den gesamten Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozess verarbeitet. Branchen- und Themenlösungen adressieren den Mittelstand Neben der Posteingangs- und Rechnungsverarbeitung bilden Themen- und Branchenlösungen einen weiteren Schwerpunkt der DMS-Area. So präsentiert sich das Materna-Tochterunternehmen IQDoQ (Halle 1, Stand F70) erstmals auf der CeBIT mit einem eigenem Messestand in der DMS-Area und zeigt hier die neue Version seiner ECM-Lösung IQDoQ in Form von Themen- und Branchenlösungen wie z.B. das Kaufmännische Archiv, die Digitale Personalakte, das Vertragsarchiv und Lösungen für Kundenakten bei Versicherungen und Krankenversicherungen. Die foxray AG (Halle 1, Stand K71) zeigt Branchenlösungen für die Optimierung dokumentorientierter Prozesse auf Basis der Produktlinie foxray xbound. foxray xbound ist die Umsetzung der SOA-Philosophie im DMS-Umfeld, insbesondere in den Bereichen Multi-Channel-Input, Dokumentenklassifikation, Datenextraktion sowie Archivierung und Integration von Backend-Systemen. Basierend auf moderner Technologie und der daraus resultierenden Standardisierung und Automatisierung von Prozessen sind Kostenreduzierungen in den Bereichen Systemintegration, Software-Maintenance sowie Betriebs- und Administrationskosten möglich. Standardschnittstellen sorgen für eine reibungslose Integration neuer Prozesse oder Mandanten. Im Bereich eGovernment präsentiert Océ Document Technologies (Halle 9, Stand 60) seine vorkonfigurierte Lösung Steuer CENTER. Die für Steuerbehörden speziell entwickelte Systemlösung bearbeitet Steuerdokumente automatisiert. Die Dokumente, z. B. Einkommensteuererklärungen, werden gescannt, ihre Daten extrahiert und an das Veranlagungssystem übergeben. Darüber hinaus zeigt die Hans Held GmbH (Halle 9, Stand B 76) ebenfalls im Public Sector Parc die aktuelle Version 2.3 des Informations- und Schriftgutmanagementsystems REGISAFE IQ. Sie unterstützt nicht nur das neue Betriebssystem Windows Vista, sondern bietet auch zahlreiche Schnittstellen sowohl zum neuen Microsoft Office 2007 als auch zu Open Office oder Corel Word Perfect. Die MACH AG (Halle 9, Stand D60) präsentiert die neue DOMEA-zertifizierte Version von MACH InformationManager mit optimierten Möglichkeiten für die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Technologisch setzt MACH mit integrierten Portal-Lösungen Akzente. Diese bieten einen einfachen Zugang für Bürger, Wirtschaft und andere Verwaltungen und sorgen gleichzeitig einen friktionsarmen Betrieb der Software. Beispiele hierfür sind unter anderem ein Bürger- und Kundenportal für E-Government-Angebote oder ein Führungskräfte- und Mitarbeiterportal für Self-Services im Personalwesen. Business Process Management erlebt eine Renaissance Lange war das Thema Business Process Management verschwunden. Seit dem letzten Jahr gewinnt es – nicht zuletzt aufgrund der SOA-Thematik – an Bedeutung und die Anbieter reagieren: So präsentiert die Bochumer windream GmbH erstmals ein neues, in eigener Regie entwickeltes Workflowsystem. windream BPM erweitert das Basissystem um eine leistungsfähige und leicht bedienbare Anwendung zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Zusammen mit dem DMS und Archiv erhalten Anwender somit ein Gesamtpaket, das neben Dokumenten-Management und rechtssicherem Archiv nun auch eine Software integriert, die eine Modellierung, Bearbeitung und Überwachung von Prozessen ermöglicht. Business Process Management ist auch der erste große Komplex, mit dem sich die d.velop AG im Rahmen der Umstellung ihrer Enterprise Content Management Lösung d.3 auf eine neue Serviceorientierte Architektur (SOA) beschäftigt. Wie weit diese Entwicklung in der neuen Produktgeneration 6.2 bereits vorangeschritten ist, ist am d.velop-Stand (Halle 1, Stand H99) zu besichtigen. Durch die serviceorientierte Architektur können d.3-Anwender künftig einfach auf alle Dienste zugreifen und sie nutzen. Prozesse sind transparenter und einfacher zu bedienen, technische Administrationstätigkeiten wie Monitoring, Logging etc. werden zentral durchgeführt. Storage – wohin mit den Datenmengen? Das Thema Datenspeicherung nimmt aufgrund der ständig steigenden Volumina eine wachsende Bedeutung ein. Gefragt sind elegante Speicherlösungen, die Unternehmen dazu verhelfen, ihre ständig wachsenden Datenmengen effizient und gleichermaßen compliance-gerecht zu verwalten. Hier bietet die Business Line iTernity der Pyramid Computer GmbH interessante Ansätze. Das Freiburger Unternehmen zeigt die diskless iTernity SAN-Head Version für die Umwandlung eines SAN Volumens in hochwertigen CAS an mehreren Ständen (Halle 1, Stand K71 (VOI-Gemeinschaftsstand), Halle 7, Stand B02 (Pyramid Hauptstand), Halle 1, Stand K91 (Headway) und Halle 1 Stand H100 American Megatrends (AMI)). Storage-Spezialist PoINT (Halle 1, Stand G100) zeigt eine neue Version seines Produktes PoINT Archiver. Mit dieser können nunmehr bestehende Verzeichnisse per Knopfdruck in ein revisionssicheres "WORM Archive File System" verwandelt, auf einem anderen Dateisystem, z. B. einer Festplatte, archiviert und auf optischen Medien repliziert werden. Ergänzend dazu zeigt PoINT die Kombination des Archivers mit dem PoINT Jukebox Manager, einer Softwarelösung zur sicheren Archivierung unternehmenskritischer Daten. Durch eine optionale Datenspiegelung erzeugt der Jukebox Manager Medien mit identischem Inhalt, die auf Wunsch auch räumlich getrennt in zwei Jukebox-Systemen gespeichert werden. Darüber hinaus stellt sich innerhalb der Storage-Thematik die Frage, in welchem Format die Dokumente abgelegt werden sollen, damit sie auch langfristig verfügbar bleiben. Seit dem letzten Jahr ist PDF/A der ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Besucher der CeBIT haben in diesem Jahr erstmals eine zentrale Anlaufstelle, um sich über das ISO-standardisierte PDF/A Format für die Langzeitarchivierung und verfügbare Lösungen zu informieren. In der Halle 1, Stand L 80 ist das PDF/A Competence Center mit einem eigenen Messestand vertreten. Hier präsentieren insgesamt zehn Mitglieder ihr Leistungsportfolio rund um PDF/A. Interessenten stehen somit zahlreiche kompetente Ansprechpartner für ihre Fragen zur Verfügung. Aussteller auf dem Gemeinschaftsstand des PDF/A Competence Centers sind: Actino Software, callas software, Compart Systemhaus, DETEC Decision Technology Software, intarsys consulting, LuraTech Europe, OPENLiMiT SignCubes, PDFlib, PDF Tools und SEAL Systems. Laut dem Marktforschungsinstitut IDC wird spätestens im Jahr 2010 nicht genug Speicher verfügbar sein, um alle digitalen Inhalte aufzunehmen. So errechnete IDC für 2006 ein Datenvolumen von 161 Milliarden GB oder 161 Exabyte, die durch Fotos, Videos, E-Mails, Web Pages, Instant Messages, Telefongespräche über IP und andere digitale Aktivitäten neu kreiert wurden. Um das Problem der langfristigen Datenarchivierung in den Griff zu bekommen, greifen Wissenschaftler und Entwickler mittlerweile sogar wieder auf Methoden zurück, die bereits als überholt angesehen wurden. So präsentiert beispielsweise die Archiving Community, ein Expertennetzwerk von Herstellern, Wissenschaftlern, Dienstleistern und Beratern im Bereich Langzeitarchivierung, erstmals auf der CeBIT 2007 (Halle 1, Stand D 91), wie farbige Dokumente oder Bilder in nur einem Arbeitsgang digitalisiert und mikroverfilmt werden können. Damit erlebt der Mikrofilm in Kombination mit neuester Technologie ein Comeback als zukunftsweisender Datenträger für Unternehmen und Organisationen, die ihre Dokumente und Zeichnungen ab 20 Jahre und länger lesbar aufbewahren müssen. Hierzu zählen beispielsweise Industrieunternehmen, Arztpraxen und Krankenhäuser, Verwaltungen, Flugzeugbauer, Finanzdienstleister oder Unternehmen aus dem Baugewerbe. Weitere Dokumenten Management Anbieter und Dienstleister auf der CeBIT 2007 finden Sie in unserem Messeguide. 03/2007, Nicole Körber
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