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Records Management – Anforderungen und Lösungen für die Aktenführung
Die Anforderung, wichtige Dokumente und Schriftwechsel im Geschäftsleben aufzubewahren und
verfügbar zu halten, gibt es schon sehr lange. Was sich jedoch in den vergangenen Jahren
verändert hat, sind die Geschäftsabläufe und das Umfeld, in dem sich Unternehmen heute
bewegen. Es entstehen tagtäglich Millionen geschäftlich relevanter Briefe und Dokumente
nur noch elektronisch, werden elektronisch weiter verarbeitet, werden elektronisch
verschickt und letztendlich elektronisch archiviert oder wieder elektronisch vernichtet,
also gelöscht. Zu keinem Zeitpunkt gibt es eine papiergebundene Kopie.  Abb. 1: 10 Fragen an einen Unternehmensführer zum Thema Compliance (formuliert in Analogie zu einem Artikel im CIO Magazine, Dan Verton) Detailansicht Der Begriff "Records Management" kann mit "Aktenführung" oder "Schriftgutverwaltung" übersetzt werden. Man versteht darunter die systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und -Ergebnissen. Das betrifft sowohl physische als auch elektronische Geschäftsunterlagen. Die international relevante Norm "ISO 15489 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung" definiert Records Management entsprechend als eine "wahrzunehmende Führungsaufgabe". Diese Aufgabe umfasst eine effiziente und systematische Kontrolle sowie die Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut. Records Management beschreibt somit nicht nur eine Technologie, sondern ist vielmehr eine Strategie, mit welcher eine Reihe von organisatorischen Problemen und Anforderungen gelöst werden kann. Neben einiger hochspezialisierter Records Management Systeme werden heute so genannte Information Lifecycle Management (ILM) Systeme angeboten. ILM ist ein Storage Management-Konzept, welches Informationsobjekte während der gesamten Lebenszeit aktiv verwaltet. Ein ILM-System kann demnach Records Management sehr gut unterstützen. Dies gilt insbesondere, wenn die Akten nur noch elektronisch geführt werden. Was sind die Merkmale von Records Management? Die Erfüllung der rechtlichen und betrieblichen Anforderungen erfordert bestimmte Eigenschaften und Funktionen. Typischerweise haben Records Management-Systeme folgende Merkmale:
Lösungsansätze für Records Management Der wohl wichtigste Aspekt beim Records Management ist die Vollständigkeit der Information über einen Vorgang, oder von der anderen Seite betrachtet, die Darstellung der Information im Kontext. So können Records-Management-Werkzeuge beispielsweise die Betriebsprüfung unterstützen, indem über ein voreingestelltes Regelwerk und einen vorkonfigurierten Aktenplan der Vollständigkeitsstatus von Vorgängen (Dokumente und ggf. Daten) jederzeit überprüft werden kann. Darüber hinaus sind auch Workflow-Schritte denkbar, um die Komplettierung der Information eines Vorganges zu automatisieren. Aktenpläne sind dabei die Summe aller Strukturen und Hierarchien zur Verwaltung von Information. Durch die gemeinsame Verwaltung von Information aus unterschiedlichen Quellen (Office-Dokumente, e-Mails, gescannte Papierdokumente, Fundstellen von Papierdokumenten,...) wird nicht nur die Vollständigkeit sondern auch die Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Beispielsweise kann jederzeit nachgeprüft werden, ob und wann ein bestimmtes Dokument vorgelegen hat und wer es bearbeitet hat. Sogar die finale Vernichtung von Informationen bleibt in Records Management-Systemen protokolliert. Das Vertrauen in die Integrität der Informationen in Records Management Systemen begründet sich oftmals durch den Einsatz von unveränderlichen Speichermedien und geeigneten Verfahren bei der Ablage und Recherche von Dokumenten. Die Unveränderbarkeit von Objekten kann heute auch mittels reiner Software-Technologien realisiert werden. Eine sehr detaillierte Berechtigungssteuerung ermöglicht die Nutzung einer gemeinsamen Speichertechnologie durch viele unterschiedliche Nutzer und Anwendungen, ohne dass die Sicherheit und Vertraulichkeit von Information darunter leiden muss. In einem anderen Anwendungsfall möchte man bei der Betriebsprüfung weitere Prüfberichte eines bestimmten Prüfers finden. Dafür sind Datenbank gestützte und Freitext-Suchmöglichkeiten von hoher Bedeutung. Die vier Eigenschaften Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfälschungssicherheit und Auffindbarkeit sind auch unter dem Begriff Revisionssicherheit bekannt und inzwischen zwingend erforderlich, um den Vorgaben des HGB zu genügen. Es sind heute zwei erprobte, jedoch unterschiedliche, technologische Lösungsansätze verfügbar, welche die Anwender in ihren Records Management-Prozessen unterstützen. Integrierte Lösungen werden oftmals unter dem Begriff ECM angeboten. Diese Lösungen zeichnen sich durch einen ganzheitlichen Ansatz aus, welcher sämtliche Prozesse bei der Dokumentverarbeitung unterstützt. Records Management stellt dabei einen integrierten Baustein in dem Produktportfolio und dem Verarbeitungsprozess dar. Vorteilhaft bei diesem Lösungstyp sind die gemeinsame Benutzung von Dokumenten und Information in unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. Workflow, Desktop-Bearbeitung, Records Management, Publishing, Archivierung,...) und die oftmals breite Unterstützung von Plattformen und Speichersystemen. Aus Anwendersicht sind hier die Abdeckung der Records Management-Anforderung durch die angebotene Lösung zu prüfen, da oft lediglich die schon vorhandenen Funktionen der elektronischen Archivierung als Records Management vermarktet werden. Spezialisierte Records Management-Lösungen – vor allem von Anbietern aus dem angloamerikanischen Raum – beinhalteten sämtliche Kernfunktionen: Aktenplan, Life-Cycle-Regeln, Berechtigungsschema und Metadatenverwaltung. Vorteilhaft ist der hohe Reifegrad der Lösungen, welche oftmals schon mehrere Zertifizierungen gemäß DoD 5015 absolviert haben. Jedoch sind nicht alle DoD-Anforderungen im deutschen Einsatzgebiet gefordert. Auch kann es erhebliche Integrationsaufwände nach sich ziehen, diese spezialisierten Records Management Lösungen in bestehende IT-Landschaften zu integrieren. Beide Lösungstypen werden auch teilweise mit vordefinierten Aktenplänen und Aufbewahrungsregeln ausgeliefert, beispielsweise zur Abdeckung von HGB- oder GOB-Anforderungen. Bei der Planung eines Einsatzes von Records Management Systemen sind zwei wichtige benachbarte Themenbereiche zu berücksichtigen: Archivierung und Integration in Anwendungen. Bei der Archivierung sollte die gewünschte Aufbewahrungsdauer mit der Lebensdauer der Technologie und der Medien in Einklang gebracht werden. Daten-Migration ist eine anerkannte Methode, um die Datenverfügbarkeit über die Lebensdauer von einzelnen Technologien zu gewährleisten. Im selben Atemzug sind geeignete Dateiformate zu wählen. Auch sollte auf die Durchgängigkeit von Aufbewahrungs- und Löschfunktionen bis hinunter zur Speichertechnik geachtet werden. Bei der Integration in Anwendungen stellt sich primär die Frage, ob das Records Management System "nur" Verweise auf Daten in anderen Systemen verwaltet oder die Daten tatsächlich physikalisch unter eigener Regie liegen. Hier können die Probleme mit Redundanz und Transaktionsprotokollierung auftreten. Im Fall einer "Verlinkung" sollten zur Integration unterschiedlicher Daten – und Dokumentenquellen wie bspw. Datenbanken, Filesysteme – entsprechende Schnittstellen zur Verfügung stehen. BITKOM hat einen Leitfaden veröffentlicht, in dem die wichtigsten Zusammenhänge rund um das Thema Records Management in Deutschland beleuchtet werden. 03/2007, Dr. Ralph Hintemann
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